Șapte pași în care îți poți structura o sesiune de training

Articol scris de Adriana Costea, trainer Extreme Training, http://www.traininguri.ro/. 

Încă de la început doresc să vă spun că vom privi "structura unui training" prin prisma trainerului responsabil cu livrarea unui program de formare în cadrul unei companii pe care o putem numi Client.
 
Conturarea acestui cadru este pe cât de necesară, pe atât de importantă în contextul pașilor pe care, în calitate de trainer, trebuie să îi parcurgem. 
La prima vedere poate părea  simplu. Am învățat, cu toții, încă de la școală, că structura de bază a unei prezentări include introducerea, cuprinsul și încheierea. Nimic mai corect!
 
Gândindu-ne la structurarea unui program de formare, putem vorbi despre activitățile trainerului înaintea trainingului, în timpul acestuia și după încheierea lui. Sunt acele activități ce asigură premisele reușitei, însă nu o garantează 100%. În funcție de context și de persoanele implicate, unele etape pot fi parcurse mai ușor, altele necesită un efort și o implicare mai mari din partea noastră.
 
Revenind la structura unui curs, primul pas în construirea unei baze solide a trainingului nostru este:

1. Determinarea nevoilor.

Afirmam anterior că unele etape pot fi parcurse mai ușor și că altele necesită implicarea noastră totală.
 
Ne aflăm în față unei astfel de etape!
 
Etapa în care dorința noastră de a afla cât mai multe detalii, poate chiar toate detaliile despre motivele ce au determinat solicitarea unui training, poate face diferența.
 
De cele mai multe ori, trimiterea angajaților la sesiuni de instruire sau perfecționare este o decizie luată de echipa managerială. Din păcate, angajații, adică viitorii noștri participanți, nu văd întotdeauna cu ochi buni această  decizie. Pentru a le putea oferi răspunsuri pertinente la întrebarea "ce câștig eu participând la acest training?", trebuie să fim informați, foarte bine informați.
 
Pentru a obține informații cât mai reale și mai valoroase calitativ, folosesc următoarele unelte:
 

• Discuții cu echipa managerială – discuții ce ne vor ajuta să conturăm nevoia de pregătire văzută prin prisma angajatorului. Pregătește-ți întrebări, sondează cât mai profund, identifică specific nevoia managementului. (Exemplu: creșterea numărului de clienți cu X% în următorul an financiar, creșterea cotei de piață cu X% în următoarele X luni, creșterea profitabilității departamentului de vânzări cu X% în următorul trimestru.)
• Discuțiile cu viitorii participanți – discuții ce pot lua forma unui brainstorming sau a unui interviu și care ne vor ajuta să descoperim nevoia reală de training a angajaților, chiar dacă uneori ea este diferită de cea pe care tocmai am conturat-o împreună cu managerii.

În situaţiile în care, din motive independente de voința noastră, nu avem posibilitatea de a organiza discuțiile menționate anterior, chestionarele reprezintă o variantă alternativă, considerată mai eficientă din punct de vedere al timpului și mai subiectivă din punct de vedere al răspunsurilor oferite.

• Observarea participanților în timpul activității lor zilnice, chiar și în pauze, ne va oferi informații prețioase privind volumul de muncă (workload), managementul timpului și activități consumatoare de resurse, eficientizarea proceselor, comunicarea eficientă, nivelul motivației. Toate aceste informații prețioase  le vom folosi în construirea programului de training.

Având o imagine de ansambul, imagine formată în urma discuțiilor cu echipa managerială, cu angajații și bazându-ne pe propriile observații , putem stabili obiectivele sesiunii de training-SMART. Pasul următor vine natural și firesc:

2. Construirea programului de training.

Pornind de la obiectivele sesiunii de training, în această etapă vom stabili obiectivele de dezvoltare a fiecărui participant în parte. Între trainingul tău și rezultatele dorite de companie se află oamenii ce vor participa la curs. Ei sunt cei care vor atinge rezultatele dorite de companie. Ei sunt cei care vor aplica sau nu ceea ce vor afla la curs. De EI depinde succesul tău!
 
De aceea este important ca ei să regăsească în tematică cursului răspunsuri la propriile "de ce"-uri. Acum vei folosi răspunsurile și observațiile făcute în etapa anterioară. Cu cât răspunsurile vor fi mai variate, cu atât mai atenți, mai implicați, mai deschiși și dispuși să aplice vor fi participanții noștri. Proiectează, deci, cu mare atenție programul de instruire! Construiește HARTA programului de instruire îmbinând echilibrat elementele de teorie cu exerciții practice relevante, nu pentru tine, ci pentru ei!
 
Imaginează-ți că ești la volanul unui autocar, un autocar plin cu oameni dornici să descopere frumusețile traseului propus. Doar tu știi care este destinația voastră, locul în care trebuie să ajungeți, în cazul nostru cifrele stabilite de management, obiectivul companiei. Cu cât traseul propus va fi mai atractiv pentru călători, cu atât această excursie va rămâne în amintirea majorității.

Ai parcurs toţi paşii de până acum? Foarte bine!

Acum construiește un sistem de evaluare a modului în care participanții acumulează și asimilează noile informații. A evalua înseamnă a măsura, este important să știi unde ești și unde vrei să ajungi, însă la fel de important este să poți determina unde te afli, într-un moment intermediar. În  funcție de tipul cursului și de obiectivele acestuia, sistemul de evaluare poate conține teste teoretice, jocuri de rol, probe practice. Concepe acum testele teoretice, scenariile pentru jocurile de rol și o grilă de evaluare a participanților. Cu cât îți este mai clar ceea ce dorești să evaluezi, cu atât îți va fi mai ușor să te adaptezi în timpul cursului.

3. Pregătirea logisticii şi nu numai.

Aceasta este ultima etapă dintre cele premergătoare începerii trainingului. Exista traineri tentați să o trateze cu ușurință și superficialitate. Oare ce ar mai fi de pregătit? Am conceput materialele, am ales jocurile, am construit harta programului. Totul este gata!
 
La prima vedere, aș putea fi de acord cu această abordare, însă realitatea mi-a dovedit că nu este chiar așa! Sunt multe alte aspecte ce merită avute în vedere în această etapă. Mă refer la pregătirea noastră, a trainerilor, la pregătirea noastră fizică și emoțională, la recapitulare și exersare, la printarea documentelor, materialelor necesare, la verificarea dotărilor și logisticii disponibile în sala de curs. Cu cât vom avea mai puține necunoscute, cu atât ne vom simți mai confortabil. Și pentru că vorbim despre confort, alege-ți cu grijă ținuta pentru prima zi de curs, pregătește-o cu o zi înainte, odihnește-te.

4. Livrarea informaţiilor şi observarea participanţilor.

Iată-ne ajunși în ziua trainingului! Ești pregătit să intri în scenă? Perfect! Succes! E momentul să scoți la iveală artileria grea!!!
 
În această etapă vor ieși la iveală și îți vor fi testate toate acele abilități ce te recomandă să fii acolo, în față lor. Încă de la început trebuie să le "cumperi" atenția, să le oferi motive pentru care să se simtă câștigați că sunt prezenți în sală, cu tine, pentru a descoperi împreună lucruri ce le vor ușura activitatea și  îi vor ajuta să se dezvolte.
 
Observă-le reacțiile, atât pe cele verbale, cât și pe cele nonverbale. Observă-le atitudinea și disponibilitatea de a se implica sau nu în desfășurarea trainingului. Observă-i pe fiecare în parte.
 
Adaptează-ți discursul și aplicațiile practice nevoilor sălii. Ca un fin cunoscător al etapelor evoluției  grupurilor, vei ști să acoperi nevoile cursanților, atât la nivel de grup, cât și la nivel individual, prin informațiile furnizate. Monitorizează atingerea obiectivelor!

5. Evaluarea.

Ajuns la finalul trainingului este necesar să sistematizezi toate observațiile făcute pe parcursul sesiunii. Determină punctele forte și pe cele slabe, la nivel de grup, de echipă, dar și la nivel individual.
 
Realizează evaluarea participanților și  fă-le recomandări privind acțiunile lor viitoare. Recomandările te vor ajuta să atingi, după încheierea trainingului, obiectivele stabilite împreună cu managerii.
 
După ce ai realizat evaluarea participanților, autoevaluează-te! Analizează realist rezultatele obținute la nivel de grup, cât și la nivel individual și evaluează ce ai fi putut face diferit. Ce ai fi putut face diferit pentru a obține rezultate și mai bune. Întotdeauna se pot aduce îmbunătățiri!

6. Raportul si consultanţa.

Este momentul  în care te vei reîntâlni cu cei care te-au contactat intial pentru susținerea programului de training. Lor le vei prezenta evaluările făcute și rezultatele obținute de participanți. Feedback-ul pe care îl vei oferi trebuie să respecte obligatoriu regulile feedback-ului descriptiv. Asta înseamnă că va fi întotdeauna specific și va viza direct persoana atunci când este pozitiv sau va viza acțiunea efectuată de o persoană atunci când este negativ, constructiv.
 
Pentru a obține rezultatele dorite, pentru a atinge obiectivele stabilite inițial, trebuie să construiești o echipă cu managerii participanților tăi.  Doar împreună puteți reuși!
 
Propune-le un plan de acțiune post-training! Oferă-le consultanță, descrie-le acțiunile ce vor urma, pașii pe care vor trebui să îi urmeze. Oferă-ți disponibilitatea de a efectua evaluări regulate participanților, de a participa la mystery shopping/ calls, în funcție de situație.

7. Follow-up.

Iată-ne ajunși în etapa în care am putea crede că vom pune punct procesului de instruire. Eu nu cred că este ultima etapă! 
 
Afirm acest lucru pentru că, indiferent dacă vei alege să plasezi această etapă la o lună, două sau trei de la finalizarea trainingului, ea îți va oferi o imagine asupra impactului pe care l-a avut trainingul asupra participanților și a rezultatelor obținute de aceștia. Practic vei putea vedea cât din informațiile primite sunt și aplicate în activitatea zilnică.
 
Îți recomand ca, la finalul trainingului, să le propui participanților să aleagă și să își noteze trei noțiuni (teoretice, abilități sau aptitudini) pe care le-au învățat sau conștientizat în curs și pe care își iau angajamentul că le vor pune în practică începând din ziua următoare.
 
Stabilește cu ei o dată viitoare în care vă veți întâlni, și veți discuta, și veți analiza evoluția lor profesională în urma trainingului.
 
Această grijă pe care o manifești față de ei și de rezultatele pe care le vor obține creează de cele mai multe ori o altfel de legătură, una la nivel uman. Le vei arăta că îți pasă și că îți dorești ca ei să devină mai buni, mai performanți.
 
Poți fi sigur că acest efort al tău va fi răsplătit prin noi traininguri și noi contracte!
 
În încheiere vreau să-ți amintesc că nu există o rețetă perfectă!
 
Am discutat mai sus despre cei 7 pași în care poți structura o sesiune de training, însă, întotdeauna este și va fi alegerea TA, ca trainer, dacă le urmezi pe toate sau dacă nu! Pot dispărea unele dintre ele sau  fi necesare alte etape ce nu au făcut obiectul acestui articol.
 
Aceasta  este frumusețea trainingului-nu  regului stricte, poți   poți  programe de formare    cu nevoia participanților , cu rezultatele pe care ei  le doresc.

Aminteşte-ţi că perfecţiunea diamantului constă in exactitate şi simplitate şi propune-ţi ca la fiecare training pe care îl vei construi, să ţii cont de următoarele legi:

• Simplitate: Voi face trainingul cât mai simplu cu putinţă pentru că diamantele au legături simple!
• Disciplină: Voi respecta pas cu pas procesul de construire a cursului pentru că tăria diamantului este dată de disciplina structurii lui!
• Aplicabilitate: Invăţarea este o unealtă, nu un scop! Construiesc cursurile pentru a-i ajuta pe participanţi să îşi facă profesia mai uşor si mai bine!
• Flexibilitate: Voi avea un plan macro de la care nu mă abat, dar voi fi flexibil în timpul programului pentru a le da participanţilor exact ceea ce au nevoie!
• Adaptare: Voi construi fiecare program, in parte, pentru fiecare echipă in parte!
• Mai bun decât trainingul anterior: Voi construi fiecare program mai bun decat cel anterior! Voi livra fiecare program mai bine decât cel anterior!

La cât mai multe traininguri eficiente!