Reglementarile contabile stabilesc ca orice activitate economica se consemneaza intr-un inscris si se inregistreaza in contabilitate. Potrivit pct. 3 din Anexa 1 la OMFP nr. 3512/2008 privind documentele utilizate in activitatea financiar contabila, un document are calitate de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
Elementele principale ale unui document justificativ sunt:
- denumirea documentului;
- denumirea, sediul/adresa persoanei juridice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.