Arhivarea documentelor în 2016 - cum și cât păstrezi actele firmei

Normele privind arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se regăsesc în Secțiunea C din Normele Generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Conform acestora, persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sunt obligate să păstreze un anumit număr de ani o serie de documente financiar-contabile. De asemenea, persoanele care desfășoară activități specifice anumitor domenii de activitate pentru care legislația aplicabilă prevede folosirea și a altor documente, aplică în mod corespunzător și reglementările specifice.

Cu alte cuvinte, societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice au obligația să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate, precum și documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Alături de acestea, mai au această obligație și:

• instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
• subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute la alin. (1) şi (2) - menționate anterior-, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil .

Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile prevăd că documentele financiar-contabile se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Concret, documentele justificative, registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile se păstrează la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.

Arhiva de hârtie nu mai este obligatorie începând din acest an

Începând din prima zi a lui 2016, documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic. Potrivit reglementările incluse în Ordinul MFP nr. 2634/2015, documentele se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Totuși, există și o condiție: ca ele să poate fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control.

În același timp, legislația aflată în vigoare stabilește că documentele financiar-contabile pot fi păstrate, în baza unor contracte de prestări servicii, și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.

De menționat că, în acest caz, răspunderea în ceea ce privește păstrarea documentelor revine administratorului, ordonatorului de credite sau alte persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

Care sunt termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile?

Ordinul MFP nr. 2634/2015 prevede că anumite documente financiar-contabile trebuie păstrate timp de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Pe lista care enumeră acest tip de acte, care se regăsește în anexa nr. 4 a ordinului MFP, se află peste 20 de exemple, dintre care doar lista zilnică de alimente și borderoul de achiziție reprezintă o noutate:

• Notă de recepție și constatare de diferențe;
• Bon de predare, transfer, restituire;
• Bon de consum;
• Bon de consum (colectiv);
• Lista zilnică de alimente;
• Dispoziție de livrare;
• Fișă de magazie;
• Listă de inventariere;
• Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• Chitanță;
• Chitanță pentru operațiuni în valută;
• Dispoziție de plată/încasare către casierie;
• Borderou de achiziție;
• Borderou de achiziție (de la producători individuali);
• Decont pentru operațiuni în participație;
• Ordin de deplasare (delegație);
• Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
• Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• Notă de debitare/creditare;
• Fișă de cont pentru operațiuni diverse;
• Fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
• Decizie de imputare;
• Angajament de plată.

În schimb, registrele și celelalte documente financiar-contabile se arhivează pe o perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Excepție de la această regulă fac statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani.

De asemenea, documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Ordinul MFP 2634/2015 stabilește că, în caz de încetare a activității unei societăți, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se pot preda la arhivele statului.

Arhivarea documentelor în format hârtie

În situația în care societatea păstrează documentele financiar-contabile în format hârtie, arhivarea lor trebuie să respecte două reguli generale, și anume:
Documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite;
Gruparea documentelor în dosare să fie făcută cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea.

Aceste dosare trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

În ceea ce privește evidența documentelor în arhivă, aceasta se ține, potrivit Ordinului MFP nr. 2634/2015, cu ajutorul unui Registru de evidență, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea lor în decursul timpului.

Notă: Numai o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entității poate elimina din arhivă documentele financiar-contabile. În această situație, este întocmit un proces-verbal în care se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.

Nerespectarea regulilor din noul Cod de procedură fiscală se amendează

Codul de procedură fiscală prevede, la articolul 109, anumite reguli pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale, printre care se numără și obligația ca evidențele contabile și fiscale să fie păstrate, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia. Se precizează și faptul că aceste evidențe pot fi păstrate inclusiv pe suport electronic sau că pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate să presteze servicii de arhivare.

În schimb, evidenţele contabile şi fiscale ale exerciţiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1 - 25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale.

În cazul în care evidenţele contabile şi fiscale sunt ţinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/plătitorul este obligat să păstreze şi să prezinte aplicaţiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

Contribuabilul/Plătitorul este obligat să utilizeze pentru activitatea desfăşurată documente primare şi de evidenţă contabilă stabilite prin lege şi să completeze integral rubricile formularelor, corespunzător operaţiunilor înregistrate.

Nerespectarea obligației de a păstra, precum și a obligației de a prezenta organului fiscal, a datelor arhivate în format electronic și a aplicațiilor informatice cu ajutorul cărora le-a generat, se sancționează cu o amendă de la 12.000 lei la 14.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii şi mari şi cu amendă de la 2.000 lei la 3.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum şi pentru persoanele fizice.