Angajatorul trebuie să asigure condiţii pentru ca fiecare lucrător să primească o instruire suficientă şi adecvată în domeniul SSM, în special sub formă de informaţii şi instrucţiuni de lucru, specifice locului de muncă şi postului său, iar HG nr. 1425/2006 (normele Legii SSM), recent modificată, detaliază și cum anume ar trebui să se facă instruirile.
Instruirea nu este o chestiune care se face o dată și e suficient; ci periodic și debutează la momentul angajării, apoi, când se schimbă locul de muncă sau la transfer, la introducerea unui nou echipament sau când se modifică cel actual, când apar noi tehnologii sau proceduri de lucru ce trebuie folosite la locul de muncă, dar și atunci când se execută lucrări speciale.
Rezultatul oricărei instruiri, care se face întotdeauna pe cheltuiala angajatorului și în timpul programului de lucru, trebuie consemnat în fișa de instruire individuală, după cum este subliniat în normele Legii SSM.
Mai nou, fișa de instruire individuală poate fi nu doar pe hârtie, ci și în format electronic. Modelele de fișe sunt aceleași, din anexa nr. 11 a normelor, în sensul că nimic nu s-a modificat recent în conținutul acestora.
Astfel, conform modificărilor recente aduse normelor, prin HG nr. 259/2022, completarea fișei de instruire individuală se poate face și în format electronic. Sunt trei semnături care se pun pe aceste fișe: a salariatului, a celui care a făcut intruirea și a celui ce a verificat-o. Asta înseamnă că toate părțile trebuie să folosească același tip de semnătură, adică fie electronică, fie olografă. Un document nu poate fi semnat de cineva olograf și de cealaltă parte, electronic. Totodată, fișele astfel semnate au valoarea de original tot în format electronic, iar odată imprimate pot fi considerate doar copii după original. Or, asta înseamnă că, în caz de control, fișele trebuie arătate inspectorilor în formatul în care au fost completate și semnate - prin urmare, dacă sunt electronice, trebuie arătate electronic și se arhivează tot electronic.
„În cazul în care instruirea lucrătorilor în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă se realizează în format electronic, fişa de instruire trebuie să fie semnată de către toate persoanele implicate în procesul de instruire, cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată”, mai prevăd normele recent modificate. Practic, din norme se înțelege nu contează că unul are semnătură calificată și altul avansată sau simplă - esențial e să fie toate trei semnăturile electronice.
„În funcţie de modalitatea stabilită de angajator prin regulamentul intern, fişa de instruire individuală se semnează olograf sau cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată”, prevede HG nr. 1425/2006.
Util: La o întrebare adresată într-o recentă conferință privind posibilitatea instruirii angajaților în materia SSM și în afara locului de muncă, cum ar fi prin intermediul unei platforme online, în afara orelor de program, dacă întreruperea activității este de natură că aducă penalități financiare companiei, Dantes Nicolae Bratu, inspector general de stat al Inspecției Muncii a răspuns: "Instruirea online poate presupune instruirea în afara timpului normal de lucru, cu condiția efectuării plății orelor suplimentare (de către angajator, n.red.) afectate instruirii". Cu ocazia aceleiași conferințe, inspectorul general a mai răspuns cu privire la unele întrebări ce țin de fișele de instruire, în contextul semnării lor electronice. De pildă, faptul că angajatorul va putea oricând să treacă de la un tip de semnare la altul, adică de la o instruire la alta, însă e important să păstreze cronologia instruirii.
Ne întoarcem însă la faptul că folosirea semnăturii electronice trebuie prevăzută dinainte în regulamentul intern al firmei. Or, ne aducem aminte că firmele mici au fost scutite de obligația de a avea un atare document dacă nu vor. Prin urmare, acesta e doar un alt exemplu de utilitate a regulamentului.
„Angajatorul are obligaţia de a asigura trasabilitatea şi integritatea materialelor utilizate în cadrul fiecărei instruiri în format electronic a lucrătorului”, mai prevede HG nr. 1425/2022.
Desigur, introducerea semnăturii electronice înseamnă și că, de pildă, în cazul fișelor colective nu mai e nevoie de întocmirea în dublu exemplar.
În fine, anul trecut, când normele nu fuseseră încă modificate oficial, am stat de vorbă cu cei de la certSIGN despre utilitatea introducerii semnăturii electronice și în zona de SSM. Printre altele, aceștia explicau de ce folosirea semnăturii electronice simple nu este recomandată - materialul, aici.