Activitate uberum

Sunt administratorul unei societati de arhivare si ma confrunt cu urmatoarea problema :
Am fost actionat in judecata de un numar de 4 persoane carora le-am eliberat adeverinte pentru perioadele lucrate la o societate desfiintata a carei arhiva se afla in depozitele noastre.
Motivul pentru care am fost chemat in judecata este faptul ca reclamantii considera ca adeverintele eliberate nu sunt corect intocmite si solicita daune in instanta.
Petentii sunt nemultumiti de faptul ca in anumite perioade , adeverintele de venituri brute realizate ( caci despre astfel de adeverinte e vorba ) nu contin toate elementele desfasurate ale modului de calcul a salariului .
In intampinarea pe care am facut-o am adus la cunostinta instantei faptul ca nu suntem raspunzatori despre modul de intocmire a statului de salarii de catre unitatea desfiintata , societatea noastra nefacand altceva decat sa redea in adeverintele eliberate toate datele cuprinse in statele de plata , fara a le interpreta asa cum prevede legislatia in domeniul arhivistic.
in sustinerea cauzei noastre am depus pentru fiecare reclamant un numar de doua copii pentru statele de plata fiecare an cercetat pentru a demonstra corectitudinea adeverintelor eliberate.
Pentru urmatorul termen instanta a solicitat copii de pe toate statele de plata ce au stat la baza eliberarii adeverintelor ceea ce inseamna un numar de cca 700 de file .Pentru realizarea acestei actiuni trebuie sa scoatem din depozitul de arhiva un numar impresionant de dosare , de format atipic ( nici A4 nici A3 ) si sa efectuam cheltuieli pe care nu putem sa le solicitam in instanta ca si cheltuieli de judecata.
Este vorba de utilizarea a 3 persoane angajate care aproape o luna vor lucra pentru indeplinirea solicitarii absurde a instantei.Costurile cu salarizarea a 3 persoane nu e tocmai mica.
Suntem pusi in situatia de a efectua niste cheltuieli nerecuperabile in conditiile in care personalul nostru are foarte mult de munca avand in vedere ca lunar primim un numar de 450 de solicitari din partea persoanelor fizice si institutii ale statului care trebuie solutionate.
Ce am de facut in acest caz?Solicitarea instantei mi se pare abuziva in conditiile in care am pus la dipozitie o serie de documente , prin sondaj , pentru a putea fi solutionat dosarul.

Stimate domnule , legile se bat cap in cap de multe ori din Romania iar noi ne lovim de aceasta problema zi de zi.
Am incercat sa va fac sa intelegeti ( si sper ca am reusit ) ca societatile de arhivare pastreaza arhive ale unor unitati desfiintate si se supun unei legislatii speciale neavand aceleasi obligatii fata de solicitantii de adeverinte ca firmele in functiune fata de actualii sau fostii lor angajatii .
Legat de termenul de eliberare a adeverintelor va aducem la cunostinta ca uneori preluam arhive de cateva sute de metri pe care le ordonam , inventariem , le constituim in dosare .
In tot acest timp primim cererile angajatilor de la unitatea a carei arhiva am preluat-o si pe care e necesar sa o prelucram , sa cream evidente pentru a putea elibera adeverinte ori in aceste situatii ne luam o marja de siguranta acordand acel termen de un an astfel incat petentii sa stie in ce situatie se afla .
In speranta ca v-am fost de folos in vederea raspunsurilor ce le veti da pe forum si ca discutia noastra a fost una constructiva ,

Cu stima ,
Administratorul SC UBERUM SRL ( operator economic autorizat in prestari de servicii arhivistice de catre Arhivele Nationale )


Si inca ceva , informatiile sunt publice pe site-ul nostru tocmai ca solicitantii sa stie ca in cazul arhivelor in curs de prelucrare eliberarea adeverintelor dureaza mai mult si la fel , la sediul firmei avem un avizier cu aceste elemente.

In final , va rog sa-mi comunicati daca este corect afirmatia mea ca suntem obligati sa eliberam adeverinte dar nu in conditiile HG 500/2011 ( art.8 aliniat 3 ) si nici a Codului Muncii ( art.34 ) ci in conditiile Art.29 aliniat 1 si 3 din Legea 16/1996.

Referitor la respectarea textului din Legea 263 / 2010 '' (2) Cererile prevazute la alin. (1) se solutioneaza in termen de 30 de zile de la data inregistrarii "

Va comunicam ca acest lucru nu este posibil avand in vedere ca dupa ce primim cererile si le inregistram , in conformitate cu prevederile Legii 16/1996 art.29 aliniat 1 si 3 petentii trebuie sa achite prestarile noastre de servicii iar in cazul in care nu fac acest lucru suntem in imposibilitate de a le elibera adeverinta necesara.

Da domnule , suntem obligati sa eliberam adeverinte dar nu in conditiile HG 500/2011 ( art.8 aliniat 3 ) si nici a Codului Muncii ( art.34 ) ci in conditiile Art.29 aliniat 1 si 3 din Legea 16/1996 , care este o lege organica.

Sa reluam problema :

HG 500/2011 prevede la art.8 aliniat (3) ca,, ....La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:

a) copii ale documentelor existente in dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii. "
CM prevede la art 34 aliniat 5 :

'' La solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa elibereze un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate.''

In toate aceste texte de lege este vorba de relatia angajat - angajator ori societatea noastra nu este continuatoarea activitatii societatilor a caror arhiva o preluam acestea fiind dizolvate si radiate deci nu avem statut de angajator in raport cu solicitantii nostri.Nu avem si nu am avut contracte de munca incheiate cu solicitantii de adeverinte , aici este alta situatie.
Noi avem in depozitele noastre arhivele a 2000 de unitati desfiintate.Suntem oare continuatorii activitatii acestor unitati?
Daca spre exemplu Arhivele Nationale detin state de plata de la CAP-uri asta inseamna ca au statut de angajatori ai celor ce solicita adeverinte ori sunt continuatorii activitatii acelor CAP-uri?

Spre deosebire de unitatile bugetare care au obligatia de a intocmi un raspuns in 30 de zile , pentru unitatile private nu exista un termen de raspuns.
Asta nu inseamna ca nu ne preocupa eliberarea unei adeverinte in cel mai scurt timp.
Termenele de minim si maxim pe care ni le asumam sunt ca urmare a solicitarii ANPC de a aduce la cunostinta aceste elemente solicitantilor de adeverinte in funtie de stadiul de prelucrare a arhivei si de complexitatea adeverintei solicitate.

In continuare nu faceti distictia intre un angajator si o societate care depoziteaza documente :
Textul HG 500/2011 art. 8 invocat de dumneavoastra face precizarea ... ,, (3) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia.... '' ori tocmai asta va explic ca societatea noastra nu are calitatea de angajator si functioneaza in baza Legii 16/1996 care la art.29 prevede relatia cu solicitantii deadeverinte.

Stimati domni ,

Sunt administrator la SC UBERUM SRL si citind cateva din raspunsurile dumneavoastra ( vezi cazul din 17 iunie cu anonissimona ) observ ca indrumati petentii sa se adreseze ITM-ului pentru ca adeverinta solicitata nu este obtinuta in termenul de 15 zile.
In primul rand va recomand sa aveti in vedere ca exista o diferenta intre un angajator si un detinator de arhiva pe care vedem ca nu o cunoasteti.
In al doilea rand consideram ca este necesar sa studiati Legea 16/1996-Legea Arhivelor Nationale republicata in 2014 pentru a va pune la curent cu activitatea de utilizare a documentelor de catre firmele de arhivare autorizate.
In al treilea rand , faptul ca suntem in imposibilitatea eliberarii unei adeverinte din cauza informatiilor insuficiente nu inseamna refuzul eliberarii acesteia.
Pe viitor va recomandam sa formulati raspunsuri mai bine documentate catre cei ce vi se adreseaza pe acest forum deoarece acestea ne pot cauza neplaceri in relatia cu cei ce solicita adeverinte de la societatea noastra.