Asumare obligatii comerciale internationale

Buna ziua.
Va rog frumos sa ma ajutati cu o informatie, daca cunoasteti sau ati auzit de o situatie asemanatoare.
Societatea la care sunt angajata are relatii comerciale cu tari precum Ucraina, China, India. Din cate mi s-a comunicat, ele nu incheie un contract. Pur si simplu firma noastra lanseaza o comanda in baza careia primim marfa solicitata, Se intocmeste factura, chitanta...se plateste.Se discuta telefonic, prin fax., e-mail. Problema intervenita ar fi urmatoarea, Marfa primita din India, in speta, nu corespunde cu cea solicitata. Si ne intrebam unde am putea sa-i reclamam, daca nu exista un contract. Spunea cineva de exemplu...ca am putea sa-i reclamam la Ambasada sau ceva de genu. Pentru ca intr-o situatie similara a fost si societatea noastra, iar in momentul neindeplinirii corespunzatoare a obligatiilor a fost primita o reclamatie din partea firmei internationale.
O zi buna va doresc