Convocarea Adunarii Generale a Actionarilor in societatile pe actiuni

av. Mirela MUNTEAN 

In cazul adunarilor generale ordinare, exista obligativitatea desfasurarii adunarii cel putin o data pe an sau ori de cate ori este nevoie. Intrunirea nu poate avea loc intr-un termen mai mic de 30 de zile de la publicarea convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a.

Consiliul de administratie, respectiv directoratul, va stabili o data de referinta pentru actionarii indreptatiti sa fie instiintati si sa voteze in cadrul adunarii generale, data ce va ramane valabila si in cazul in care adunarea generala este convocata din nou din cauza neintrunirii cvorumului. Data de referinta astfel stabilita va fi ulterioara publicarii convocatorului si nu va depasi 60 de zile inainte de data la care adunarea generala este convocata pentru prima oara.

Consiliul de administratie, respectiv directoratul, convoaca de indata adunarea generala, la cererea actionarilor reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social sau o cota mai mica, daca in actul constitutiv se prevede astfel si daca ce-rerea cuprinde dispozitii ce intra in atributiile adunarii. in acest caz, Adunarea Generala a Actionarilor va fi convocata in termen de cel mult 30 de zile si se va intruni in termen de cel mult 60 de zile de la data primirii cererii.

Ce se intampla cand consiliul de administratie, respectiv directoratul, nu convoaca adunarea generala? Instanta de la sediul societatii, cu citarea consiliului de administratie, respectiv a directoratului, va putea autoriza convocarea adunarii generale de catre actionarii care au formulat cererea. Prin aceeasi incheiere instanta aproba ordinea de zi, stabileste data de referinta prevazuta la art. 123 alin. 2 din L.S.C., data tinerii adunarii generale si, dintre actionari, persoana care o va prezida.

Cu alte cuvinte, daca este sesizata si daca admite cererea actionarilor, instanta de judecata se substituie consiliului de administratie, respectiv directoratului cu privire la obligatia de convocare, fara ca hotararea pe care o da sa aiba chiar calitatea de convocare pe cale judiciara a adunarii generale.

Pe cale de consecinta, trebuie sa retinem ca regula o reprezinta convocarea adunarii generale de catre consiliul de administratie, respectiv directorat, din oficiu, ori de cate ori acest lucru se impune conform legii si a actului constitutiv al societatii; exceptia o reprezinta sesizarea de catre actionari a consiliului de administratie, respectiv a directoratului in vederea desfasurarii adunarii generale, iar in cazul in care consiliul de administratie, respectiv directoratul nu realizeaza convocarea, insasi instanta va dispune cu privire la convocare.

Legiuitorul a mentinut cerinta dublei publicitati; astfel, convocarea se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, si in unul dintre ziarele de larga raspandire din localitatea in care se afla sediul societatii sau din cea mai apropiata localitate.

Convocarea in scris. Daca toate actiunile societatii sunt nominative, convocarea poate fi facuta si numai prin scrisoare recomandata sau, daca actul constitutiv permite, prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, expediata cu cel putin 30 de zile inainte de data tinerii adunarii, la adresa actionarului, inscrisa in registrul actionarilor.

Convocarea prin posta electronica va putea fi opozabila actionarilor doar in situatia in care receptionarea mesajului va putea fi confirmata, in scris sau in forma electronica, dupa caz, de catre beneficiari. Schimbarea adresei nu poate fi opusa societatii, daca nu i-a fost comunicata in scris de actionar.

Retinem ca modurile de convocare prevazute la art. 117 alin. 4 din L.S.C. nu pot fi folosite daca sunt interzise prin actul constitutiv al societatii sau prin dispozitii legale.

Convocarea va cuprinde locul si data tinerii adunarii, precum si ordinea de zi, cu mentionarea explicita a tuturor problemelor care vor face obiectul dezbaterilor adunarii. In cazul in care pe ordinea de zi figureaza numirea administratorilor sau a membrilor consiliului de supraveghere, in convocare se va mentiona ca lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de administrator se afla la dispozitia actionarilor, putand fi consultata si completata de acestia.

Daca pe ordinea de zi figureaza propuneri pentru modificarea actului constitutiv, convocarea va trebui sa cuprinda textul integral al propunerilor.

Pentru societatile listate se aplica dispozitiile relevante din legislatia specifica pietei de capital.

In literatura juridica s-a apreciat ca omisiunea sau greseala in a emite un convocator complet si legal poate avea semnificatia incalcarii dreptului la informare exacta si completa a actionarilor in ceea ce priveste organizarea oricarui tip de AGA, cu consecinta posibilitatii de anulare a unor hotarari luate in baza unor convocatoare emise cu incalcarea legii si/sau a actului constitutiv.

Posibilitatea actionarilor de a solicita introducerea in proiectul ordinii de zi a unuia sau a mai multor puncte noi. Au dreptul de a cere introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social. Cererile se inainteaza consiliului de administratie, respectiv directoratului, in cel mult 15 zile de la pu-blicarea convocarii, in vederea pu-blicarii si aducerii acestora la cunostinta celorlalti actionari. in cazul in care pe ordinea de zi figureaza numirea administratorilor, respectiv a membrilor consiliului de supraveghere, si actionarii doresc sa formuleze propuneri de candidaturi, in cerere vor fi incluse informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functiile respective. Ordinea de zi completata cu punctele propuse de actionari, ulterior convocarii, trebuie publicata cu indeplinirea cerintelor prevazute de lege si/sau de actul constitutiv pentru convocarea adunarii generale, cu cel putin 10 zile inaintea adunarii generale, la data mentionata in convocatorul initial.

Obligatii care revin organelor de gestiune in raport cu actionarii, obligatii menite sa asigure dreptul actionarilor de acces la informatiile cuprinse in documentele care vor fi prezentate in AGA. Astfel, situatiile financiare anuale, raportul anual al consiliului de administratie, respectiv raportul directoratului si cel al consiliului de supraveghere, precum si propunerea cu privire la distribuirea de dividende se pun la dispozitia actionarilor la sediul societatii, de la data convocarii adunarii generale. La cerere, actionarilor li se vor elibera copii de pe aceste documente. Sumele percepute pentru eliberarea de copii nu pot depasi costurile administrative implicate de furnizarea acestora.

Nota AvocatNet:
articolul a aparut in numarul 43 al revistei Tribuna Economica.