Decizia nr. 200/2009 - aprobarea Procedurii de implementare a Programului national multianual pe perioada 2002 - 2012 de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri

Avand in vedere prevederile anexei nr. 3/21/27 la Legea bugetului de stat pe anul 2009 nr. 18/2009, cu modificarile si completarile ulterioare, ale art. 25 din Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si prevederile art. 3 lit. a) din Hotararea Guvernului nr. 65/2009 privind infiintarea, organizarea si functionarea Agentiei pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii,
in temeiul prevederilor art. 5 alin. (3) din Hotararea Guvernului nr. 65/2009 si al prevederilor art. 15 alin. (5) din Ordinul ministrului intreprinderilor mici si mijlocii, comertului si mediului de afaceri nr. 658/2009 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare al Agentiei pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii,

presedintele Agentiei pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii emite prezenta decizie.

Art. 1. — Se aproba Procedura de implementare a Programului national multianual pe perioada 2002—2012 de
infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezenta decizie.

Art. 2. — La data intrarii in vigoare a prezentei decizii se abroga Decizia presedintelui Agentiei pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii nr. 181/2009 privind aprobarea Procedurii de implementare a Programului national multianual pe perioada 2002—2012 de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 512 din 27 iulie 2009.

Art. 3. — Prezenta decizie se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si va intra in vigoare la data publicarii.

Presedintele Agentiei pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii,
Cristian Haiduc

Bucuresti, 18 august 2009.
Nr. 200.

Procedura
de implementare a Programului national multianual pe perioada 2002—2012 de infiintare si dezvoltare
de incubatoare tehnologice si de afaceri

1. Obiectivele Programului

1.1. Programul national multianual pe perioada 2002—2012 de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri, denumit in continuare Program, are ca obiectiv general dezvoltarea sectorului intreprinderilor mici si mijlocii (IMM) din Romania, prin infiintarea unor noi incubatoare de afaceri, precum si prin imbunatatirea eficientei incubatoarelor de afaceri deja existente.

1.2. Politicile operationale majore aplicabile in derularea Programului vor fi aprobate de presedintele Agentiei pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii, denumita in continuare AIPPIMM, iar monitorizarea implementarii Programului, conform obiectivelor stabilite prin prezenta procedura, se va realiza de catre oficiile teritoriale pentru intreprinderi mici si mijlocii si cooperatie, denumite in continuare OTIMMC.
1.3. Programul consta in crearea unei retele de incubatoare de afaceri in Romania, care va permite in principal:
a) crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltarii si cresterii IMM-urilor;
b) promovarea culturii antreprenoriale si imbunatatirea performantelor manageriale;
c) consolidarea unui sector privat dinamic, capabil sa faca fata fortelor concurentiale si competitiei internationale;
d) facilitarea accesului IMM-urilor la surse de finantare, cresterea numarului de activitati economice competitive,
intarirea climatului investitional, precum si reducerea ratei somajului in zonele-tinta;
e) dezvoltarea mediului economic local, regional, national si international, prin utilizarea mai eficienta a potentialului economic si uman existent in zona;
f) infiintarea si dezvoltarea de IMM-uri inovative, capabile sa utilizeze in mod eficient resursele existente si care, la finalul perioadei de incubare, se vor afla intr-o situatie stabila din punct de vedere financiar;
g) crearea unei relatii eficiente intre potentialul tehnologic si antreprenorial al zonelor-tinta;
h) dezvoltarea unei infrastructuri de afaceri capabile sa faca fata presiunilor concurentiale;
i) favorizarea accesului IMM-urilor incubate la informatii, servicii de consultanta profesionala, surse de finantare, precum si la servicii si echipamente specifice;
j) cresterea numarului de locuri de munca si dezvoltarea economica a regiunilor-tinta
k) promovarea unei cooperari stranse intre principalii parteneri la nivel national, regional si local pentru realizarea unei dezvoltari economice sustinute;
l) corelarea activitatilor incubatoarelor de afaceri cu cele ale operatorilor economici existenti in zona.
1.4. Prezenta procedura instituie o schema de ajutor de minimis. Acordarea ajutoarelor de minimis in cadrul Programului se va face numai cu respectarea criteriilor privind ajutorul de minimis prevazute in Regulamentul (CE) nr. 1.998/2006 al Comisiei din 15 decembrie 2006 privind aplicarea articolelor 87 si 88 din tratat ajutoarelor de minimis.
1.5. Cadrul legal
Programul se deruleaza pe perioada 2002—2012, conform:
a) prevederilor Hotararii Guvernului nr. 290/2006 pentru aprobarea Strategiei de stimulare a dezvoltarii retelei nationale de incubatoare de afaceri, conform carora „Strategia va asigura crearea si consolidarea unei retele nationale de incubatoare in Romania, prin dezvoltarea unor programe integrate de sustinere a acestora, pana in 2013”;
b) prevederilor anexei nr. 3/21/27 la Legea bugetului de stat pe anul 2009 nr. 18/2009, cu modificarile si completarile ulterioare;
c) Planului de actiune al Programului de tara pentru Romania 2005—2009, aprobat de Guvernul Romaniei si Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare, in baza Acordului-standard de asistenta pentru dezvoltare, semnat de ambele parti la 23 ianuarie 1991, completat de Acordul pentru amendarea Acordului dintre Guvernul Romaniei si Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare, semnat la 23 aprilie 2004;
d) prevederilor art. 4 alin. (1) lit. A pct. 9 din Hotararea Guvernului nr. 65/2009 privind infiintarea, organizarea si
functionarea Agentiei pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii, conform carora Agentia „exercita calitatea de Agentie nationala de executie in implementarea Programului national multianual de infiintare si dezvoltare de incubatoare de afaceri, derulat conform Memorandumului de intelegere incheiat cu Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare Romania (PNUD)”;
e) prevederilor Hotararii Guvernului nr. 482/2005 pentru aprobarea suplimentarii bugetului Programului national
multianual pe perioada 2002—2005 de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri prin contributia obtinuta de catre Guvernul Romaniei din partea Guvernului Japoniei si provenind din Fondul de contrapartida si ale Conventiei de utilizare a Fondului de contrapartida, incheiata intre Ministerul
Finantelor Publice, in calitate de „gestionar” al Fondului de contrapartida, si PNUD, in calitate de „beneficiar”;
f) Memorandumului din 30 martie 2009 (Memorandum din 2009) de intelegere dintre Agentia pentru Implementarea Proiectelor si Programelor pentru intreprinderi Mici si Mijlocii din Romania si Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare privind Programul national multianual pe perioada 2002—2012 de
infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri;
g) Acordului de cofinantare pentru Programul national multianual pe perioada 2002—2012 de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri.
2. Bugetul Programului
2.1. Contributia AIPPIMM pentru anul 2009 este de 2.000.000 lei, in conformitate cu prevederile anexei nr. 3/21/27 la Legea nr. 18/2009, cu modificarile si completarile ulterioare, si va fi distribuita in functie de Planul de actiuni propus de PNUD si aprobat de presedintele AIPPIMM.
2.2. Contravaloarea alocatiei de la bugetul Programului pentru reabilitarea spatiilor fiecarei locatii destinate desfasurarii activitatii de incubare este de maximum 500.000 lei pentru incubatoarele noi si de maximum 200.000 lei pentru incubatoarele existente, aprobate pentru a intra in procesul de modernizare si/sau de extindere. Pentru dotarea si utilarea incubatoarelor noi se va aloca o suma maxima de 130.000 lei, iar pentru reutilari, ca urmare a uzurii fizice si morale a dotarilor si echipamentelor existente la incubatoarele in functiune, o
suma de 50.000 lei.
2.3. Fondurile destinate Programului vor fi distribuite cu titlu de alocatii financiare nerambursabile, in conformitate cu prezenta procedura, dupa cum urmeaza:
a) fonduri alocate pentru amenajarea si reabilitarea spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare, incluzand in limita fondurilor disponibile si achizitionarea de echipamente de calcul, mobilier si altele asemenea, necesare pentru dotarea corespunzatoare a incubatoarelor de afaceri;
b) fonduri alocate pentru activitatile specifice perioadei de preincubare, precum si pentru administrarea incubatoarelor de afaceri;
c) fonduri destinate sustinerii activitatilor specifice incubatoarelor de afaceri, materializate prin alocatii financiare
periodice nerambursabile, alocate in conditiile prevazute de prezenta procedura;
d) alocatii financiare nerambursabile oferite firmelor incubate pentru achizitionarea de echipamente necesare inceperii activitatii (start-up) — maximum 20.000 lei pentru fiecare firma incubata nou-infiintata;
e) alocatii financiare nerambursabile oferite firmelor incubate pentru rambursarea partiala a costurilor cu utilitatile, servicii specializate.
2.4. Fondurile derulate prin intermediul Programului vor fi transferate prin PNUD. in calitate de agentie de implementare, PNUD poate transfera fondurile derulate in cadrul Programului prin intermediul autoritatilor publice locale responsabile la nivel regional de implementarea Programului, precum si prin intermediul administratorilor de incubatoare in baza unor conturi bancare cu destinatii speciale, deschise in conditiile legii numai cu aprobarea AIPPIMM.
2.5. Autoritatile publice locale sau administratorii de incubatoare prevazuti la pct. 2.4 vor transfera fondurile catre
beneficiarii finali numai in conditiile prestabilite si numai ca urmare a aprobarilor transmise in scris de catre AIPPIMM.
2.6. Bugetul poate fi suplimentat cu surse atrase de la alti parteneri numai cu avizul PNUD si cu aprobarea presedintelui AIPPIMM.
2.7. Contributia PNUD pentru finantarea Programului este de 10% din contributia alocata de AIPPIMM de la bugetul de stat, conform Acordului de cofinantare dintre AIPPIMM si PNUD.
2.8. Alocatiile sus-mentionate vor putea fi modificate prin decizia presedintelui AIPPIMM, in limita fondurilor disponibile, numai in baza unei justificari corespunzatoare prezentate de PNUD si OTIMMC.
2.9. in cadrul Programului, autoritatile responsabile de implementarea acestuia la nivel national si autoritatile publice locale partenere vor acorda alocatii financiare nerambursabile si vor pune la dispozitia incubatoarelor de afaceri facilitatile necesare pentru a asigura functionalitatea acestora in beneficiul IMM-urilor selectate in cadrul Programului.
3. Beneficiarii eligibili
3.1. Beneficiarii Programului sunt potentiali intreprinzatori care intentioneaza sa infiinteze o intreprindere in conformitate cu legislatia nationala sau intreprinderi deja infiintate, cu cel mult 2 ani de activitate de la data inregistrarii cererii pentru inscrierea in incubator, care, la data solicitarii, indeplinesc cumulativ conditiile de incadrare in categoria IMM-urilor, stabilite de Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii
intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si criteriile de eligibilitate prevazute in prezenta procedura.
3.2. in cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri nou-infiintate acele societati care indeplinesc cumulativ
urmatoarele conditii:
a) prezinta, in termen de 30 de zile de la data selectiei, dovada inmatricularii intreprinderii la oficiul registrului comertului de pe langa tribunalul unde isi are sediul intreprinderea;
b) au sediul in sfera teritoriala a incubatorului de afaceri care face obiectul prezentei proceduri;
c) se incadreaza in categoria IMM-urilor si sunt clasificate ca intreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) desfasoara numai activitati de productie de bunuri si/sau de prestari de servicii.
3.3. in cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri cu istoric de functionare IMM-urile care la data depunerii cererii de participare in cadrul Programului au o perioada de functionare de pana la 2 ani si indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii:
a) au sediul social in zonele-tinta in care sunt amplasate incubatoarele de afaceri care fac obiectul prezentei proceduri;
b) se incadreaza in categoria IMM-urilor si sunt clasificate ca intreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare;
c) prezinta un bilant contabil pozitiv in ultimul an fiscal;
d) au un numar mediu scriptic de minimum 3 salariati in anul fiscal anterior incubarii;
e) desfasoara numai activitati de productie de bunuri si/sau de prestari de servicii;
f) nu sunt in stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un judecator-sindic, nu au activitatile comerciale suspendate.
3.4. Beneficiarii Programului selectati in scopul incubarii vor beneficia de sprijin financiar si de asistenta de specialitate in cadrul Programului, ceea ce le va permite sa isi imbunatateasca performantele economice si sa devina in final independenti din punct de vedere financiar pe termen mediu si lung, fiind in masura in acelasi timp sa ofere produse si servicii competitive.
3.5. Beneficiile Programului se materializeaza prin punerea la dispozitia beneficiarilor acestuia de spatii de birouri, spatii de productie, in limita disponibilitatii acestora in cadrul incubatorului de afaceri, inchiriate in conditii avantajoase, servicii administrative prestate prin intermediul administratorului incubatorului, asistenta si consultanta de specialitate acordata contra cost, la preturi avantajoase, de catre sau prin intermediul
administratorului incubatorului, precum si de alocatii financiare nerambursabile.
3.6. Serviciile administrative prestate de administratorul incubatorului urmaresc buna functionare a incubatorului de afaceri, mentinerea in conditii optime a spatiilor individuale puse la dispozitia beneficiarilor Programului, precum si a spatiilor comune, incluzand spatiile destinate pentru intalniri de afaceri, expozitii, instruiri etc., prin asigurarea acestora cu utilitati (energie termica, electrica, apa, gaz etc.), servicii de telecomunicatii, servicii de paza, curatenie etc. De asemenea, administratorul incubatorului va presta beneficiarilor Programului, pe intreaga perioada de incubare, servicii comune referitoare la cooperarea dintre investitori in cadrul incubatorului,
prevenirea actelor ce ar putea avea un impact negativ asupra mediului, servicii de informare, documentare si secretariat etc.
3.7. Serviciile de asistenta si consultanta de specialitate vor fi prestate de administratorul incubatorului, direct sau prin persoane specializate, la preturi avantajoase, in functie de oportunitatea si solicitarea acestor servicii de catre beneficiarii Programului. Administratorii incubatoarelor vor avea un drept prioritar in raport cu alti prestatori de servicii de asistenta si consultanta de specialitate, in conditii de pret si calitate egale.
Aceste servicii, nelimitativ prezentate, pot fi:
a) consultanta si asistenta in elaborarea planurilor de afaceri si de marketing, a studiilor de fezabilitate si a surselor si metodelor de finantare a investitiilor in scopul contractarii altor finantari nerambursabile complementare;
b) consultanta si instruire in managementul afacerilor si managementul investitiilor;
c) asistenta in procesul de dezvoltare de noi produse si servicii;
d) asistenta pentru dezvoltarea de parteneriate nationale si internationale;
e) servicii de training, traduceri si publicitate;
f) consultanta privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuala si industriala;
g) asistenta pentru corelarea activitatilor beneficiarilor Programului cu cele ale intreprinderilor existente in zona;
h) asistenta in scopul diversificarii capacitatii beneficiarilor Programului de a-si comercializa produsele si/sau serviciile in afara zonei de amplasare a incubatorului de afaceri;
i) asistenta in desfasurarea activitatilor de selectie si recrutare de personal;
j) asistenta pentru implementarea procedurilor specifice de lucru in conformitate cu normele europene in domeniul calitatii.
3.8. Nu beneficiaza de prevederile Programului, fara a se limita la acestea: societatile bancare, societatile de asigurare si reasigurare, societatile de administrare a fondurilor financiare de investitii, societatile de valori imobiliare, societatile cu activitate principala de comert, activitati de intermedieri financiare, activitati auxiliare intermedierilor financiare, activitati de intermedieri imobiliare, intreprinderile din sectoarele de activitate referitoare la productia, prelucrarea si comercializarea produselor agricole, precum si cele din industria de pescuit si din industria carbonifera.
3.9. De asemenea, nu pot beneficia de alocatii financiare nerambursabile in cadrul Programului operatorii economici care au primit, cumulat pe parcursul ultimilor 3 ani fiscali (2 ani fiscali precedenti si anul fiscal in curs), ajutoare de minimis (fie din surse publice nationale, fie din surse comunitare) in valoare totala de 200.000 euro. Operatorii economici care vor depasi acest prag prin insumarea alocatiei financiare nerambursabile
acordate prin Program cu alte ajutoare de minimis primite in ultimii 3 ani fiscali pot beneficia de finantare numai pana la atingerea plafonului de 200.000 euro.
3.10. Responsabilitatile beneficiarilor Programului
3.10.1. Pe intreaga perioada de derulare a Programului, beneficiarii acestuia se obliga sa respecte conditiile contractuale asumate prin contractul-cadru de incubare incheiat cu administratorul incubatorului, precum si toate modificarile sau completarile subsecvente ale acestuia.
3.10.2. Participarea beneficiarilor la Program este conditionata de indeplinirea cumulativa a urmatoarelor conditii:
a) infiintarea, in primul an de functionare in incubatorul de afaceri, a cel putin 3 locuri de munca si mentinerea acestora pe intreaga perioada de derulare a Programului;
b) luarea tuturor masurilor necesare, precum si depunerea tuturor diligentelor menite sa sporeasca performantele economice, materializate prin cresterea cifrei de afaceri pe fiecare an fiscal;
c) incheierea de contracte comerciale cu parteneri economici si din afara ariei geografice de amplasare a incubatorului de afaceri;
d) indeplinirea tuturor obligatiilor exigibile de plata a impozitelor, taxelor si datoriilor catre bugetul de stat si/sau
bugetele locale;
e) obligatia de a pleca din incubator dupa terminarea perioadei de incubare de 3 ani. Derogari in acest sens se pot obtine numai la recomandarea administratorului si cu aprobarea AIPPIMM, insa fara continuarea sprijinului financiar.
3.10.3. Neindeplinirea din culpa a obligatiilor prezentate mai sus va putea atrage rezilierea contractului de incubare si excluderea beneficiarului din cadrul Programului, precum si aplicarea masurilor prevazute de prezenta procedura.
4. Tipurile ajutorului financiar
4.1. Pe intreaga perioada de derulare a Programului, beneficiarii acestuia vor primi sprijin financiar prin alocarea unor fonduri nerambursabile periodice, in conditiile stabilite prin contractul-cadru de incubare, dupa urmatorul grafic de finantare:
a) in primul an de participare la Program, suma maxima anuala a ajutorului financiar nerambursabil este de 40.000 lei, distribuita astfel:
• 60% din valoarea fara TVA a cheltuielilor aferente infiintarii beneficiarului, in cazul in care acesta este o IMM nou-infiintata;
• 40% din valoarea fara TVA a utilitatilor comune aferente functionarii incubatorului de afaceri, distribuite fiecarui beneficiar al Programului, in conformitate cu prevederile legale in vigoare;
• 30% din valoarea totala fara TVA a serviciilor de asistenta si consultanta de specialitate;
b) in al doilea an de participare la Program, suma maxima anuala a ajutorului financiar nerambursabil este de 30.000 lei, distribuita astfel:
• 30% din valoarea fara TVA a utilitatilor comune aferente functionarii incubatorului de afaceri, distribuite fiecarui beneficiar al Programului, in conformitate cu prevederile legale in vigoare;
• 20% din valoarea totala fara TVA a serviciilor de asistenta si consultanta de specialitate;
c) in al treilea an de participare la Program, suma maxima anuala a ajutorului financiar nerambursabil este de 25.000 lei, distribuita astfel:
• 20% din valoarea fara TVA a utilitatilor comune aferente functionarii incubatorului de afaceri, distribuite fiecarui beneficiar al Programului, in conformitate cu prevederile legale in vigoare;
• 15% din valoarea totala fara TVA a serviciilor de asistenta si consultanta de specialitate.
4.2. in limita plafoanelor mentionate anterior, beneficiarii Programului pot solicita, prin intermediul administratorului, ajutoare financiare nerambursabile destinate activitatilor de dezvoltare a afacerilor, cum ar fi participarea la targuri si expozitii, obtinerea certificarilor ISO specifice activitatii desfasurate, proiectarea si gazduirea unei pagini web etc. Eligibilitatea acestor cheltuieli, precum si cuantumul acestora vor fi stabilite de PNUD cu aprobarea AIPPIMM.
4.3. Atragerea de fonduri suplimentare la bugetul Programului va putea determina majorarea plafonului fondurilor nerambursabile periodice sau diversificarea cheltuielilor eligibile ori acordarea unor ajutoare financiare separate. Cuantumul, conditiile de transferare, precum si destinatia acestor fonduri nerambursabile suplimentare vor fi stabilite de PNUD, dupa aprobarea AIPPIMM.
5. inscrierea in Program si solicitarea acordului de principiu pentru finantare
5.1. Programul se finanteaza din bugetul pe anul 2009 al AIPPIMM.
5.2. AIPPIMM este coordonatorul national al Programului.
5.3. OTIMMC exercita atributiile de agentie nationala de executie.
5.4. PNUD, in calitate de agentie de implementare a Programului, va asigura implementarea corespunzatoare a
Programului in numele AIPPIMM.
5.5. AIPPIMM va incheia acorduri de finantare cu autoritatile publice locale in scopul amenajarii si reabilitarii spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare.
5.6. in cadrul Programului va fi constituita Echipa de program, care raspunde de derularea tuturor activitatilor
mentionate in prezenta procedura. Echipa de program va raspunde de elaborarea si prezentarea rapoartelor trimestriale, semestriale si a planurilor de lucru. Echipa de program va include consultanti de specialitate si personal administrativ. 5.7. Selectia si recrutarea personalului Echipei de program se vor face de catre o comisie formata din reprezentanti PNUD, prin intermediul unui proces de interviuri structurat si deschis,
conform procedurilor PNUD.
5.8. Atributiile AIPPIMM sunt urmatoarele:
a) aproba modificari de procedura, actualizari de costuri, eliminarea unor deficiente, introducerea unor noi actiuni;
b) aproba Planul anual de lucru pe 2009 intocmit de Echipa de program;
c) coordoneaza echipa de proiect;
d) aproba planul de actiuni, pe perioade scurte si lungi, intocmit de OTIMMC, in vederea implementarii Programului;
e) supravegheaza indeplinirea tuturor obiectivelor, activitatilor si a strategiei Programului, asa cum sunt definite in documentul-proiect;
f) monitorizeaza stadiul implementarii Programului in raport cu obiectivele acestuia;
g) colaboreaza in vederea asigurarii sprijinului necesar pentru implementarea Programului din partea autoritatilor publice centrale si locale;
h) asigura promovarea incubatoarelor de afaceri, pentru a contribui la gradul de constientizare a publicului si la crearea unei imagini pozitive privind reteaua nationala de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferinte de presa si la alte evenimente mass-media;
i) acorda asistenta pentru atragerea potentialilor beneficiari ai Programului, care au perspective reale de dezvoltare;
j) organizeaza vizite de lucru si participa la evenimentele organizate in cadrul incubatorului;
k) promoveaza activitati menite sa faciliteze informarea reciproca, imbunatatirea nivelului de cunostinte manageriale pentru administratori sau firme incubate;
l) incheie contractele-cadru de administrare cu autoritatile locale si cu administratorii de incubatoare;
m) aproba lista necesarului de dotare a incubatoarelor, propus de PNUD;
n) aproba cuantumul si conditiile de alocare a fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spatiilor
incubatoarelor de afaceri sau sustinerii ori dezvoltarii unor incubatoare de afaceri deja infiintate.
5.9. Atributiile OTIMMC sunt urmatoarele:
a) propun modificari de procedura, actualizari de costuri, eliminarea unor deficiente si introducerea de noi actiuni;
b) propun planul de actiuni la nivel local pe perioade scurte si lungi, in vederea implementarii Programului;
c) supravegheaza la nivel local indeplinirea tuturor obiectivelor, activitatilor si a strategiei Programului, asa cum sunt definite in documentul-proiect;
d) monitorizeaza la nivel local stadiul implementarii Programului in raport cu obiectivele acestuia;
e) participa la stabilirea prevederilor contractului-cadru de administrare si ale contractului-cadru de incubare;
f) controleaza si avizeaza rapoartele inaintate de Echipa de program din cadrul PNUD, referitoare la bugetele si raportarile financiare, precum si raportarile privind stadiul de realizare a Programului;
g) analizeaza cuantumul subventiilor acordate firmelor incubate si realizarea de catre acestea a indicatorilor de
performanta stabiliti la intrarea in incubator
h) colaboreaza impreuna cu PNUD in vederea asigurarii sprijinului necesar pentru implementarea Programului din partea autoritatilor publice centrale si locale;
i) asigura promovarea la nivel local a incubatoarelor de afaceri, pentru a contribui la gradul de constientizare a publicului si crearea unei imagini pozitive privind reteaua nationala de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferinte de presa si la alte evenimente mass-media;
j) acorda asistenta pentru atragerea potentialilor beneficiari ai Programului, care au perspective reale de dezvoltare;
k) organizeaza vizite de lucru si participa la evenimentele organizate in cadrul incubatorului;
l) promoveaza activitati menite sa faciliteze informarea reciproca, imbunatatirea nivelului de cunostinte manageriale pentru administratori sau firme incubate.
#PAGEBREAK#
5.10. Atributiile Echipei de program Echipa de program, constituita in cadrul PNUD, va avea urmatoarele responsabilitati si atributii:
a) asigura managementul Programului si supravegheaza implementarea corespunzatoare a acestuia;
b) intocmeste Planul anual de lucru pe 2009;
c) prezinta catre AIPPIMM si OTIMMC, dupa caz, rapoarte financiare documentate, precum si rapoarte privind stadiul de realizare a Programului;
d) stabileste si mentine comunicarea dintre autoritatile implicate in implementarea Programului;
e) stabileste contacte cu diverse autoritati publice, organizeaza conferinte de presa si alte evenimente massmedia, in vederea atragerii de fonduri suplimentare la bugetul Programului, precum si pentru promovarea incubatoarelor de afaceri si crearea unei imagini pozitive privind reteaua nationala a incubatoarelor de afaceri;
f) evalueaza si propune spre aprobare AIPPIMM locatiile destinate pentru infiintarea de noi incubatoare de afaceri sau dezvoltarea celor existente;
g) participa la stabilirea conditiilor specifice acordurilor de finantare ce se vor incheia intre AIPPIMM si autoritatile publice locale in scopul amenajarii si reabilitarii spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare;
h) achizitioneaza conform procedurilor PNUD echipamentele necesare amenajarii incubatoarelor de afaceri;
i) participa alaturi de AIPPIMM, OTIMMC si administratorul de incubator la selectia IMM-urilor care vor fi desemnate participante in cadrul Programului;
j) stabileste cu aprobarea AIPPIMM prevederile contractuluicadru de administrare si ale contractului-cadru de incubare;
k) propune spre aprobare AIPPIMM cuantumul si conditiile de alocare a fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spatiilor incubatoarelor de afaceri sau sustinerii ori dezvoltarii unor incubatoare de afaceri deja infiintate;
l) stabileste destinatia fondurilor suplimentare atrase la bugetul Programului, dupa o consultare prealabila cu OTIMMC si cu AIPPIMM;
m) stabileste cu aprobarea AIPPIMM categoriile de cheltuieli eligibile cu privire la amenajarea si reabilitarea spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare, activitatile de preincubare, decontarea costurilor referitoare la utilitati si a serviciilor de asistenta si consultanta de specialitate;
n) monitorizeaza si coordoneaza, prin intermediul unor instructiuni transmise in scris, activitatea desfasurata de
administratorii incubatoarelor si de firmele incubate;
o) transmite AIPPIMM si OTIMMC trimestrial raportarea privind indicatorii de performanta;
p) aproba rapoartele financiare si de activitate intocmite de administratorii incubatoarelor si le prezinta spre aprobare AIPPIMM;
q) supun spre aprobare AIPPIMM planul de afaceri pentru incubatoare, criteriile si procedurile folosite pentru selectarea, admiterea si promovarea beneficiarilor Programului, prevederile contractului-cadru de administrare, prevederile contractuluicadru de incubare, politica de preturi sau nivelul subventiilor etc.
5.11. Performantele incubatoarelor de afaceri trebuie analizate in primul rand din perspectiva rezultatelor obtinute, dar si prin prisma impactului pe care l-au avut in mediul de afaceri al regiunii in care functioneaza, precum si a dezvoltarii economice. Impactul Programului se reflecta in cuantificarea performantelor incubatoarelor de afaceri obtinute pe termen mediu sau lung, precum si in rata de ocupare a acestuia la un
anumit moment dat.
5.12. Raportul final de evaluare a Programului trebuie sa contina si impactul activitatii incubatorului din perspectiva crearii unor noi locuri de munca.
5.13. in vederea cuantificarii rezultatelor incubatoarelor de afaceri pe arii specifice de actiune, o serie de indicatori vor trebui luati in considerare. Datele vor fi obtinute de la administratorii de incubatoare, care vor avea obligatia de a monitoriza pe parcursul celor 3 ani ai incubarii, dar si dupa incubare inca 2 ani, urmatorii indicatori:
a) rata de supravietuire a beneficiarilor Programului dupa terminarea perioadei de incubare, fapt care va genera o imagine generala a rezultatelor Programului;
b) numarul de locuri de munca nou-create in perioada de incubare (minimum 3);
c) dezvoltarea economica a ariei geografice de amplasare a incubatoarelor;
d) rezultatele economice obtinute;
e) serviciile prestate si calitatea acestora.
6. Documente necesare
Potentialii beneficiari care au un istoric de functionare, in conditiile prezentei proceduri, vor depune, in plus fata de unele documente mentionate la pct. 7.3, urmatoarele documente:
a) certificat constatator, in original, emis de oficiul registrului comertului (ORC) de pe langa tribunalul in a carui raza teritoriala isi are sediul operatorul economic, in care sa se mentioneze in mod obligatoriu urmatoarele informatii:
1. datele de identificare;
2. codul unic de inregistrare;
3. reprezentantii legali ai operatorului economic;
4. domeniul de activitate principal;
5. domeniile de activitate secundare;
6. sediul social;
7. puncte de lucru, sedii secundare;
8. filiale, sucursale, subunitati ale societatii;
9. structura actionariatului;
10. situatia societatii (daca este in stare de functionare, dizolvare, reorganizare judiciara, lichidare, insolventa, faliment sau suspendare temporara a activitatii), emisa cu maximum 30 de zile inainte de data depunerii cererii de acord de principiu pentru finantare;
11. daca nu exista sedii secundare, puncte de lucru, filiale, sucursale, subunitati ale societatii, sa se specifice acest lucru de catre ORC in certificatul constatator;
b) copie de pe actul constitutiv al intreprinderii;
c) copii de pe bilantul contabil pentru ultimul an fiscal, vizate si inregistrate de organele competente, semnate pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al intreprinderii;
d) declaratie pe propria raspundere privind numarul mediu anual de personal in anul fiscal precedent;
e) declaratie pe propria raspundere privind incadrarea in categoria intreprinderilor mici si mijlocii pentru anul fiscal 2008, cuprinzand cifra de afaceri anuala neta, valoarea activelor totale si numarul mediu anual de salariati, conform prevederilor Legii nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare (anexele nr. 1 si 2 la prezenta procedura, dupa caz);
f) certificate de atestare fiscala, in termen de valabilitate, in original sau copie legalizata, emise conform prevederilor legale privind indeplinirea obligatiilor exigibile de plata a impozitelor, taxelor si datoriilor la bugetul general consolidat, atat pentru sediul social, cat si pentru toate punctele de lucru care au cod unic de inregistrare fiscala conform prevederilor Legii nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu completarile si modificarile ulterioare. Solicitantii care au datorii esalonate, conform certificatelor de atestare fiscala, nu sunt eligibili pentru
a accesa Programul;
g) certificate de atestare fiscala, in termen de valabilitate, in original sau copie legalizata, emise conform prevederilor legale privind indeplinirea obligatiilor exigibile de plata a impozitelor, taxelor si datoriilor la bugetele locale, atat pentru sediul social, cat si pentru toate punctele de lucru (indiferent daca au sau nu cod unic de inregistrare fiscala). Solicitantii care au datorii esalonate, conform certificatelor de atestare fiscala, nu sunt
eligibili pentru a accesa Programul. in cazul in care firma nu este inregistrata ca fiind platitoare in cadrul administratiei respective, se solicita o adeverinta;
h) cazier fiscal emis de autoritatile competente cu cel mult 15 zile inainte de data depunerii cererii;
i) o copie certificata a buletinului de identitate/cartii de identitate al/a persoanei care semneaza contractul-cadru de incubare;
j) imputernicire semnata si stampilata de reprezentantul legal al solicitantului, in cazul in care o alta persoana decat aceasta semneaza contractul-cadru de incubare;
k) dupa caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.
l) opis cu documentele depuse pentru obtinerea acordului de principiu pentru finantare.
7. Evaluarea si selectia beneficiarilor
7.1. Procedura de selectie a beneficiarilor Programului
7.2. in vederea obtinerii informatiilor si a documentatiei necesare pentru inscrierea in Program, precum si pentru
depunerea solicitarilor de inscriere pentru procesul de instruire, potentialii beneficiari ai Programului se vor adresa administratorului incubatorului, la sediul acestuia sau la sediul incubatorului ori la sediul OTIMMC. Informatii referitoare la program si la procesul de instruire a potentialilor beneficiari ai Programului vor fi disponibile si pe paginile de internet ale autoritatilor publice locale, PNUD si AIPPIMM (www.animmc.ro)
si altele.
7.3. in urma serviciilor de asistenta prestate de administratorul incubatorului in procesul de preincubare,
potentialii beneficiari vor transmite acestuia documentatia necesara pentru inscrierea la selectia pentru includerea in Program. Documentatia va cuprinde:
a) opisul documentelor depuse;
b) cererea-tip/formular de inscriere, care se completeaza prin tehnoredactare in limba romana si poarta semnatura in original
a solicitantului;
c) copia actului de identitate al intreprinzatorului/ administratorului intreprinderii, autorizat sa semneze cerereatip
si sa sustina proiectul in fata comisiei de evaluare;
d) un proiect de dezvoltare sau planul de afaceri al firmei;
e) o declaratie pe propria raspundere privind intentia de a infiinta o intreprindere odata cu admiterea in incubator;
f) dupa caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.
7.4. Selectia intreprinzatorilor in vederea includerii in Program se va face de o comisie de evaluare din a carei
componenta vor face parte reprezentanti ai autoritatilor publice locale, ai AIPPIMM, OTIMMC, PNUD si ai administratorului incubatorului.
7.5. Selectia beneficiarilor se va face in baza unei metodologii de selectie elaborate de catre administratorul
incubatorului, aprobata de AIPPIMM si de PNUD, si va consta in evaluarea planului de afaceri depus si in sustinerea unui interviu de catre intreprinzatori in fata comisiei de evaluare. in aprecierea proiectelor, comisia de evaluare va tine cont de criteriul de fezabilitate al acestor propuneri, evidentiind urmatoarele aspecte: ideea de afaceri, capacitatea crearii de locuri de munca, planul de marketing, structura organizationala, resursele financiare, riscurile si oportunitatile afacerii, resursele umane necesare etc.
7.6. Ca urmare a procesului de deliberare, comisia de evaluare va selecta intreprinzatorii care vor fi inclusi in cadrul Programului. Numarul de intreprinzatori, format din IMM-uri nou infiintate si IMM-uri cu un istoric de functionare, va fi stabilit de AIPPIMM in baza contractului-cadru de administrare. Raportul dintre numarul de IMM-uri nou-infiintate si cele cu un istoric de functionare, selectate pentru participarea la Program, va fi
stabilit de comisia de evaluare in functie de documentele depuse si de criteriile de fezabilitate ale proiectelor prezentate.
7.7. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat in scris solicitantilor in termen de 5 zile lucratoare de la data evaluarii proiectelor.
8. Primirea si solutionarea contestatiilor
Eventualele contestatii asupra rezultatelor evaluarii vor fi depuse in termen de 3 zile lucratoare de la comunicarea rezultatelor si vor fi solutionate de comisia de evaluare in termen de 3 zile lucratoare de la data depunerii acestora.
9. Contractul-cadru de incubare
9.1. Beneficiarii desemnati de comisia de evaluare ca participanti in cadrul Programului vor semna, individual, cu administratorul incubatorului, in conditiile stabilite de prezenta procedura si in concordanta cu principiile agreate cu PNUD si aprobate de AIPPIMM, un contract-cadru de incubare incheiat pe o perioada de 3 ani.
9.2. Contractul-cadru de incubare va cuprinde, printre altele, clauze referitoare la:
a) durata de activitate a beneficiarilor Programului in cadrul incubatorului;
b) conditiile de inchiriere a spatiilor, suprafata, rata chiriei;
c) modalitatile de plata;
d) serviciile asigurate gratuit si serviciile asigurate contra cost, in conformitate cu prezenta procedura;
e) conditiile de participare la servicii de informare, training si documentare;
f) modalitatile de raportare;
g) solutionarea eventualelor litigii;
h) conditiile de excludere din incubatorul de afaceri si sanctiunile aplicabile;
i) subventiile si granturile asigurate de Program.
9.3. in cadrul contractului-cadru de incubare, administratorul incubatorului, care poate fi o persoana juridica, inclusiv un OTIMMC, este responsabil pentru managementul incubatorului de afaceri si se obliga sa asigure buna functionare a acestuia prin asigurarea cu utilitati a spatiilor de lucru, incheierea de contracte de prestari de servicii si utilitati, asigurarea serviciilor de telecomunicatii, servicii de paza, curatenie, personal administrativ si consiliere/instruire, prevazute de prezenta procedura.
9.4. in cazul in care oricare dintre beneficiarii Programului nu isi respecta din culpa obligatiile contractuale, precum si in cazul in care un beneficiar vrea sa se retraga sau intra in faliment, administratorul incubatorului, cu acordul prealabil AIPPIMM si dupa notificarea beneficiarului vizat, va rezilia contractul de incubare incheiat cu acesta. Rezilierea contractului de incubare va atrage excluderea beneficiarului din cadrul Programului si va da dreptul AIPPIMM de a solicita rambursarea integrala a sumelor primite de beneficiarul exclus, cu titlu de
alocatii financiare nerambursabile, precum si obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neindeplinirii obligatiilor contractuale.
9.5. Excluderea unei IMM incubate din cadrul Programului va putea atrage inlocuirea acesteia cu un potential beneficiar eligibil, selectionat in conditiile stabilite de administratorul incubatorului si in concordanta cu instructiunile PNUD.
9.6. PNUD si AIPPIMM isi rezerva dreptul ca in baza unor motive temeinice sa solicite partilor semnatare modificarea sau renegocierea contractelor-cadru de incubare.
10. Administrarea incubatorului
10.1. Selectarea administratorului incubatorului Autoritatea publica locala va selecta si va contracta o
persoana juridica ce va deveni parte asociata la contractul-cadru de administrare, denumita in continuare administratorul incubatorului, care se va ocupa de managementul incubatorului de afaceri pe plan local.
10.1.1. La selectarea administratorului incubatorului se vor avea in vedere urmatoarele:
a) planul de promovare locala, realizat din resursele financiare ale administratorului;
b) numarul de personal, calificarea si experienta membrilor echipei manageriale responsabile de managementul
Programului;
c) strategia de monitorizare a Programului si capacitatea de elaborare a rapoartelor financiare si a rapoartelor periodice privind stadiul de implementare a Programului.
10.1.2. Contractul-cadru de administrare a incubatorului de afaceri va fi semnat de catre AIPPIMM, autoritatea publica locala si administratorul incubatorului.
10.1.3. Criterii de selectie si procedura de selectare a administratorului incubatorului
Administrator al incubatorului va putea fi desemnat un operator economic juridic, o organizatie nonprofit sau un
OTIMMC, constituite in conditiile prevazute de legislatia in vigoare.
in procesul de selectare a candidatilor inscrisi pentru concursul de administrator al incubatorului, autoritatile implicate vor analiza cererile acestora, avand in vedere cel putin urmatoarele criterii:
a) detinerea unui istoric de activitate cu bilant pozitiv in cazul firmelor private;
b) dupa caz, prezentarea proiectelor de consultanta derulate in ultima perioada si rezultatele acestora;
c) nu se afla in stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un administrator judiciar si nu au activitatea comerciala suspendata;
d) prezinta proiecte de colaborare incheiate cu autoritatile publice locale;
e) implica personal calificat, cu experienta in managementul
afacerilor, si au capacitatea de a atrage experti capabili sa ofere beneficiarilor Programului consultanta si alte servicii de sustinere a afacerilor;
f) poseda infrastructura proprie necesara asigurarii serviciilor mentionate in prezenta procedura;
g) detin cunostinte si informatii privind mediul de afaceri din aria geografica de amplasare a incubatorului de afaceri;
h) au capacitatea de a se implica in sustinerea incubatorului de afaceri in relatia cu autoritatile locale, unitati bancare, institute de cercetare, institute de invatamant superior si unitati economice din aria geografica de amplasare a incubatorului de afaceri;
i) prezinta detaliat un plan de afaceri viabil pentru dezvoltarea incubatorului de afaceri pe termen mediu si lung 10.1.4. Procedura de selectare a administratorului incubatorului
10.1.4.1. Procedura de selectare a administratorului incubatorului se va desfasura cu respectarea dispozitiilor legale in vigoare privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii.
10.1.4.2. Ofertele solicitantilor vor fi evaluate din punct de vedere tehnic si financiar de catre o comisie de evaluare constituita din reprezentanti ai AIPPIMM, PNUD, reprezentanti ai autoritatilor publice locale si, dupa caz, ai OTIMMC. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat in scris solicitantilor in termen de 5 zile lucratoare de la data evaluarii ofertelor.
10.1.4.3. Eventualele contestatii vor fi depuse in termen de 3 zile lucratoare de la comunicarea rezultatelor si vor fi solutionate de comisia de evaluare in termen de 3 zile lucratoare de la data depunerii acestora.
10.1.5. Contractul-cadru de administrare
10.1.5.1. Incubatorul de afaceri se constituie printr-un contract-cadru incheiat intre AIPPIMM, autoritatile publice locale si administratorul incubatorului responsabili la nivel local de implementarea Programului;
10.1.5.2. in cadrul acestui contract, autoritatile publice locale vor pune la dispozitia incubatorului de afaceri, respectiv a beneficiarilor Programului, IMM incubate, in conditii de calitate si la preturi convenabile, spatii pentru birouri, intalniri de afaceri, expozitii, instruiri etc., cu acces direct la utilitati, respectiv
energie electrica, termica, apa, gaz, servicii de telecomunicatii, servicii de curatenie si paza etc.
10.1.5.3. Contractul-cadru de administrare se va incheia pe o perioada de 5 ani (3 ani de incubare plus 2 ani de monitorizare a firmelor ce au fost incubate) si va prevedea, printre altele, clauze referitoare la:
a) promovarea locala a Programului din resurse financiare proprii puse la dispozitie de administratorul incubatorului;
b) disponibilitatea unei echipe manageriale sau atragerea ei, care sa fie responsabile de administrarea incubatorului;
c) elaborarea rapoartelor financiare lunare, atat pentru activitatea proprie, cat si pentru activitatea IMM-urilor incubate;
d) elaborarea rapoartelor trimestriale privind stadiul de realizare a Programului;
e) numarul de IMM-uri ce vor fi selectate in vederea participarii in cadrul Programului, numar stabilit in functie de
spatiul alocat incubatorului de afaceri, precum si de fondurile disponibile;
f) modalitatea de monitorizare a IMM-urilor incubate;
g) garantii de buna executie;
h) furnizarea catre PNUD a tuturor datelor necesare elaborarii raportarilor financiare periodice, precum si a celor
narative.
10.1.6. in cazul in care administratorul incubatorului nu isi respecta din culpa obligatiile contractuale, autoritatile publice locale responsabile de implementarea la nivel local a Programului, cu acordul prealabil sau la cererea AIPPIMM, vor putea impune penalitati sau, dupa caz, vor putea solicita rezilierea contractului-cadru de administrare, in conformitate cu conditiile contractuale stabilite. Rezilierea contractului va atrage obligarea administratorului exclus la rambursarea integrala a sumelor primite cu titlu de alocatii financiare nerambursabile,
precum si obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neindeplinirii obligatiilor contractuale.
10.1.7. Excluderea unui administrator de incubator din cadrul Programului va determina inlocuirea acestuia cu o persoana juridica eligibila pentru aceasta functie, selectionata in conditiile stabilite de prezenta procedura. Pe toata perioada de vacanta a functiei, interimatul va fi asigurat in conformitate cu instructiunile stabilite de AIPPIMM.
#PAGEBREAK#
10.1.8. Pentru motive temeinice, autoritatile locale sau AIPPIMM isi rezerva dreptul de a impune renegocierea contractului-cadru de administrare.
10.1.9. Contravaloarea unor servicii prestate si garantia de buna executie
10.1.10. Pentru toata perioada de desfasurare a contractuluicadru de administrare, administratorul incubatorului va beneficia de o plata in avans pentru servicii, echivalentul in lei a 50.000 USD, inclusiv TVA, calculat la cursul de schimb USD/lei stabilit de Organizatia Natiunilor Unite pentru data efectuarii platii. Aceasta plata este destinata exclusiv activitatii de implementare a Programului, constând in contravaloarea cheltuielilor privind instruirea, in perioada de preincubare, a potentialilor intreprinzatori, contravaloarea cheltuielilor pentru editarea si tiparirea suportului de curs realizat in perioada de preincubare si a curriculei de curs pentru instruirea efectuata in decursul procesului de incubare, contravaloarea cheltuielilor privind organizarea procesului de evaluare a proiectelor si de selectie a IMM-urilor ce vor fi inscrise pentru participare la Program, contravaloarea cheltuielilor privind consultanta acordata in perioada de preincubare pentru infiintarea de noi societati comerciale, contravaloarea cheltuielilor pentru realizarea unei pagini web de promovare a activitatilor incubatorului.
10.1.11. Suma destinata administratorului incubatorului va fi alocata in cel mult 4 transe trimestriale, pe baza rapoartelor de activitate trimestriale si a documentelor financiare justificative. In functie de prestatia administratorului incubatorului, PNUD isi rezerva dreptul de a modifica conditiile de transfer al alocatiei financiare nerambursabile destinate acestuia, cu privire la numarul de transe sau la perioada de transfer al acestora, fara consimtamântul expres al administratorului incubatorului.
10.1.12. Ca urmare a procesului de evaluare si analiza a oportunitatii cheltuielilor efectuate de administratorul incubatorului, PNUD si AIPPIMM vor aproba eligibilitatea acestora. Administratorul va transmite catre PNUD si AIPPIMM eventualele comentarii si obiectii, in termen de 15 zile de la data primirii documentatiei justificative; depasirea acestui termen va echivala cu aprobarea tacita a eligibilitatii respectivelor cheltuieli. Documentatia justificativa depusa de administratorul incubatorului va contine lista tuturor documentelor, contracte de prestari de servicii, facturi fiscale, chitante fiscale, ordine de plata, extrase de cont etc.
10.1.13. Garantia de buna executie a contractului-cadru de administrare se constituie prin retineri succesive din ajutorul financiar destinat administratorului incubatorului. Cuantumul acesteia poate sa ajunga pâna la 10% din valoarea alocatiei financiare nerambursabile destinate administratorului incubatorului. Garantia de buna executie va fi restituita la finalizarea contractului-cadru de administrare, dupa prezentarea de catre administratorul incubatorului a raportului final de activitate.
10.2. Rolul si responsabilitatile administratorului incubatorului 10.2.1. Administratorul incubatorului va fi responsabil pentru aspectele operationale si de conducere ale incubatorului de afaceri, beneficiind de asistenta financiara si tehnica acordata prin intermediul Programului, in baza prezentei proceduri.
10.2.2. Administratorul incubatorului are urmatoarele responsabilitati si atributii:
a) incheie un contract-cadru de administrare cu autoritatile locale, AIPPIMM si PNUD, in vederea implementarii Programului;
b) incheie contracte de incubare cu beneficiarii Programului selectati pentru a participa la Program;
c) este direct raspunzator pentru utilizarea fondurilor acordate de PNUD ca agentie nationala de implementare, in conformitate cu legislatia in vigoare;
d) intocmeste si pastreaza evidentele contabile ale incubatorului de afaceri, pe care le pune la dispozitia autoritatilor implicate in implementarea Programului, la solicitarea acestora;
e) isi indeplineste obligatiile exigibile de plata a impozitelor, taxelor si datoriilor catre bugetul de stat si bugetele locale;
f) organizeaza, din resurse financiare proprii, promovarea locala a Programului, in perioada de initiere a activitatilor incubatorului, in locatiile unde se vor infiinta incubatoarele de afaceri-pilot (productie de materiale promotionale, publicitate, organizare/participare la seminarii specializate etc.);
g) propune si realizeaza documentatia tehnica privind procedura de selectie a potentialilor beneficiari ai Programului;
h) propune si realizeaza suportul de curs pentru instruirea potentialilor intreprinzatori in vederea selectarii celor mai bune idei de afaceri;
i) presteaza potentialilor beneficiari ai Programului servicii profesionale de asistenta in procesul de preincubare;
j) organizeaza trimestrial seminarii de instruire cu diferite teme din domenii de activitate variate, in beneficiul IMM-urilor incubate, pe toata perioada de desfasurare a Programului;
k) asigura serviciile de administrare mentionate in prezenta procedura, pentru care incheie contracte de servicii cu beneficiarii Programului;
l) asigura garantia utilizarii spatiilor si a mijloacelor fixe aflate in dotarea incubatorului in scopul declarat initial;
m) elaboreaza trimestrial rapoarte financiare, pe care le inainteaza AIPPIMMM si PNUD spre aprobare, insotite de documentele justificative privind utilizarea fondurilor, evidentiind alocatiile financiare nerambursabile pentru fiecare beneficiar incubat (contracte de servicii, facturi fiscale, chitante fiscale, ordine de plata, extrase de cont etc.). Plata fondurilor nerambursabile destinate IMM-urilor incubate se va face dupa aprobarea acestor rapoarte de catre AIPPIMM si PNUD;
n) elaboreaza trimestrial rapoarte privind stadiul de realizare a Programului, pe care le inainteaza AIPPIMM si PNUD;
o) asigura monitorizarea si evaluarea activitatilor beneficiarilor Programului pe intreaga perioada de derulare a contractului lor;
p) desfasoara activitati de atragere de fonduri pentru a asigura sustenabilitatea incubatorului de afaceri dupa cei 3 ani de incubare pentru o firma;
q) la cerere, implica IMM-urile incubate in activitati specifice de cercetare nationale si internationale si in programe de inovatii;
r) stabileste si mentine relatii cu alte retele internationale de incubatoare de afaceri.

11. Raportarea si monitorizarea Programului
11.1. Activitatile Programului vor fi derulate si monitorizate pe baza planului anual de activitati, elaborat si actualizat de echipa de program, in conformitate cu prezenta procedura.
11.2. Echipa de program va elabora rapoartele financiare si pe cele privind stadiul de realizare a Programului, pe care le prezinta la AIPPIMM, dupa cum urmeaza:
a) trimestrial: raport narativ privind stadiul de realizare a Programului;
b) semestrial: raport financiar insotit de documentele justificative (cu evidentierea alocatiilor financiare nerambursabile acordate IMM incubate), raport narativ (cu evidentierea activitatii firmelor incubate, a indicatorilor de performanta realizati si a activitatii administratorilor).
11.3. Programul va fi supus unui proces de evaluare cu 6 luni inainte de data prevazuta pentru incheierea sa. Organizarea, planificarea si termenii de referinta se vor stabili dupa consultari intre partile responsabile cu implementarea Programului.
11.4. PNUD va face un audit anual al Programului, cu un auditor independent selectionat prin competitie, iar rapoartele anuale vor fi prezentate in copie la AIPPIMM.
11.4.1. Lunar se va tine o sedinta de lucru la care vor participa reprezentanti decizionali de la AIPPIMM, PNUD, managerul echipei de program, autoritatea locala si administratorul incubatorului. La sedinta ultimului ciclu de incubator va fi dezbatut Raportul final al Programului. Acesta va fi elaborat cu cel putin doua luni inainte de data sedintei finale, pentru a permite evaluarea activitatilor efectuate.
11.4.2. Programul va fi supus unui proces de evaluare cu 6 luni inainte de data prevazuta pentru incheierea sa. Organizarea, planificarea si termenii de referinta se vor stabili dupa consultari intre partile responsabile cu implementarea Programului.
11.4.3. Programul va fi supus unui proces de audit in fiecare an, efectuat de catre un auditor independent.
11.5. PNUD si AIPPIMM isi rezerva dreptul de a verifica la sediul incubatorului veridicitatea si conformitatea declaratiilor referitoare la activitatile, serviciile si cheltuielile efectuate in cadrul procesului de amenajare si reabilitare a spatiilor destinate desfasurarii activitatilor de incubare.
11.6. Raportarea si monitorizarea ajutoarelor acordate in baza prezentei proceduri se fac in conformitate cu legislatia comunitara si cu prevederile Regulamentului privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat, pus in aplicare prin Ordinul presedintelui Consiliului Concurentei nr. 175/2007. Furnizorul are obligatia de a transmite Consiliului Concurentei, in formatul si in termenul prevazute de acest regulament toate datele si informatiile necesare pentru monitorizarea ajutoarelor de stat la nivel national.
Raportarile referitoare la stadiul de realizare a Programului, precum si cele privitoare la monitorizarea IMM-urilor incubate, intocmite de administratorul incubatorului, vor releva, printre altele, urmatorii indicatori:
a) criterii bazate pe rezultate (monitorizare):
— gradul de utilizare a suprafetei incubatorului (in m2);
— numarul mediu de locuri de munca nou-create de fiecare IMM incubata;
— numarul de IMM-uri incubate;
— obiectele de activitate ale firmelor incubate;
— numarul de IMM-uri nou-create, incubate;
— subventiile obtinute de fiecare IMM incubata, conform procedurii;
— numarul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri;
— numarul de angajati ai administratorului incubatorului;
— raportul dintre numarul de angajati ai incubatorului de afaceri/IMM-urilor incubate;
— serviciile livrate si calitatea lor;
— realizari deosebite ale unor firme incubate;
b) criterii economice (evaluarea impactului):
— costuri medii de operare;
— costuri medii in investitii de capital;
— costuri per loc de munca (brut);
— rata de faliment a IMM-urilor incubate dupa terminarea perioadei de incubare;
— ratele de supravietuire a IMM-urilor dupa terminarea perioadei de incubare;
— valoarea investitiilor in mijloacele fixe;
— valoarea investitiilor straine atrase;
— rezultate financiare si economice, cresterea medie a cifrei de afaceri;
— schimburi comerciale cu parteneri economici si din afara ariei geografice de amplasare;
11.7. AIPPIMM, PNUD si, dupa caz, OTIMMC au dreptul sa verifice conditiile de realizare a instruirii si a agendei seminariilor organizate de administratorul incubatorului.
11.8. La terminarea intregului Program, PNUD, pe baza ultimului inventar actualizat de mijloace fixe apartinând programului, va face transferul catre AIPPIMM pe baza de proces-verbal pe locatiile centrelor de incubare, conform procedurilor PNUD.

12. Dispozitii finale
12.1. Prevederile prezentei proceduri vor putea fi modificate prin Decizie a presedintelui AIPPIMM, in urma unor consultari prealabile cu PNUD.
12.2. Evaluarea si selectia locatiilor, fondurile, costurile si administrarea incubatoarelor
12.3. Procedura generala pentru infiintarea incubatoarelor de afaceri debuteaza cu un studiu de fezabilitate, urmat de evaluari pe teren in vederea selectarii locatiilor. Ca urmare a procedurii de selectare a locatiilor, AIPPIMM va incheia acorduri de finantare cu autoritatile publice locale, in scopul demararii campaniei de amenajare si reabilitare a spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare. In procesul de selectie a locatiilor se vor lua in considerare, cu precadere, locatiile care se pot adapta cu usurinta pentru buna functionare a incubatoarelor de afaceri, precum si locatiile in care functioneaza deja, in baza unor parteneriate incheiate cu autoritatile publice locale, unele structuri similare cu incubatoarele de afaceri.
12.4. Fondurile destinate pentru amenajarea si reabilitarea spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare vor fi alocate o singura data in baza contractului de finantare incheiat de AIPPIMM cu autoritatile publice locale si provin din fonduri alocate din bugetul Programului, fonduri alocate de autoritatile publice locale sau din surse financiare private atrase la bugetul Programului. Pentru extinderea ulterioara a spatiilor incubatoarelor de afaceri, autoritatile implicate in implementarea Programului vor putea aloca, in limita disponibilitatilor, fonduri suplimentare pentru amenajarea si reabilitarea noilor locatii.
12.5. Costurile referitoare la reabilitarea cladirii incubatorului privesc cheltuielile specifice legate de renovarea si amenajarea spatiilor de productie, a birourilor, a spatiilor comune destinate intâlnirilor, salilor de curs etc. Prin exceptie, cheltuielile care fac obiectul unor activitati de reparatii curente nu vor fi decontate.
12.6. Virarea efectiva a sumelor ce au ca destinatie amenajarea si reabilitarea initiala a spatiilor in care isi vor desfasura activitatea incubatoarele de afaceri se face de catre PNUD, dupa aprobarea AIPPIMM, in contul autoritatilor publice locale, in termen de 15 zile lucratoare de la data semnarii acordului de finantare. Autoritatile publice locale vor prezenta catre PNUD si AIPPIMM, in termen de 30 de zile de la
efectuarea cheltuielilor, documentele justificative referitoare la distribuirea sumelor alocate. Fondurile destinate amenajarii spatiilor suplimentare vor fi alocate, in functie de disponibilitatile financiare, ulterior aprobarii de catre autoritatile implicate in implementarea Programului si a documentatiei tehnice intocmite in vederea atribuirii lucrarilor de amenajare si/sau reabilitare a spatiilor suplimentare.
12.7. Dosarul privind documentatia justificativa va contine un opis al documentelor depuse, copie de pe documentatia tehnica intocmita in vederea atribuirii lucrarilor de amenajare si/sau reabilitare, in conformitate cu legislatia in vigoare, contracte de prestari de servicii, facturi fiscale, chitante fiscale, ordine de plata, extrase de cont etc.
Administratorul incubatorului asigura contra cost in afara obligatiilor sale, precum si in functie de solicitarile IMM-urilor incubate, urmatoarele servicii specializate:
a) consultanta si asistenta in elaborarea planurilor de afaceri si de marketing, a studiilor de fezabilitate, a surselor si a metodelor de finantare a investitiilor in scopul contractarii altor finantari complementare de catre beneficiarii Programului;
b) consultanta si instruire in managementul afacerilor si managementul investitiilor comune realizate de firmele incubate;
c) asistenta acordata in procesul de dezvoltare de noi produse si servicii;
d) asistenta pentru dezvoltarea de parteneriate nationale si internationale;
e) servicii de training, traduceri si publicitate;
f) consultanta privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuala si industriala;
g) asistenta acordata in corelarea activitatilor cu cele ale intreprinderilor existente in zona;
h) asistenta acordata in scopul diversificarii capacitatii beneficiarilor Programului de a-si comercializa produsele in afara zonei de amplasare a incubatorului;
i) promovarea imaginii firmelor ce opereaza in cadrul incubatorului;
j) alte servicii specializate.
12.8. In termen de 10 zile de la publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, a prezentei proceduri, Echipa de program trebuie sa prezinte AIPPIMM Planul de actiuni 2009 si Planul de achizitii 2009.


___

Nota Avocatnet.ro:

- Va prezentam ca fisiere atasate Anexele acestei Decizii.