Modul in care ne redactam e-mailurile de afaceri poate spune multe despre noi si profesionalismul nostru. Un e-mail neingrijit, trimis unui potential partener de afaceri, va poate stirbi ireparabil reputatia si ii poate crea impresia destinatarului ca sunteti niste persoane nepasatoare sau dezorganizate.

Iata cateva reguli esentiale pentru a trimite cat mai corect e-mailuri:

Completati intotdeauna subiectul mailului (Subject). Sintetizati in cateva cuvinte ce veti transmite in e-mailul respectiv si completati-le cu grija in campul corespunzator. Este important ca subiectul sa fie cat mai scurt posibil si scris corect din punct de vedere ortografic si gramatical. Subiectul unui e-mail este esential: de cele mai multe ori depinde de el daca e-mailul vostru va fi deschis sau nu.

Folositi formule de salut si de incheiere. Sunt reguli de politete simple, care nu trebuie omise nici in comunicarea prin e-mail. "Buna ziua!", "O zi frumoasa", "Multumesc", "Toate cele bune" par, poate, simple formalitati, insa, absenta lor denota lipsa de profesionalism.

Acordati atentie sporita continutului unui e-mail. Verificati de doua ori inainte de a trimite un e-mail daca mesajul este corect si nu contine greseli gramaticale, ortografice sau de punctuatie. Chiar daca posta electronica este rapida, un e-mail ar trebui sa fie la fel de atent redactat ca… invechita scrisoare (Va amintiti cate ciorne scriati pana ajungeati sa "treceti totul pe curat?") Daca este posibil, inainte de a trimite un e-mail, salvati-l ca ciorna si recititi-l mai tarziu. Cand il veti reciti, va veti da seama mai bine daca ati folosit tonul potrivit si daca ce ati scris este corect.

Fiti foarte atenti la cum arata e-mail-ul, nu doar la ce ati scris in el. Folositi acelasi tip de caractere (ca forma, marime, culoare) de la inceputul mesajului pana la final. Optati pentru culori inchise, usor de citit. Aliniati paragrafele si spatiati-le corespunzator (mai ales daca ai trimis un e-mail lung, o spatiere adecvata va usura citirea textului).

Nu scrieti mesaje cu MAJUSCULE si nu abuzati de semnele de exclamatie! E CA SI CUM ATI TIPA LA INTERLOCUTOR!!! In plus, un mesaj scris numai cu majuscule este mai putin lizibil. Nu va pozitionati nici la polul opus, scriind totul cu litere mici: e neprofesionist. Nu uitati de regula elementara ca primul cuvant din orice propozitie/fraza se scrie intotdeauna cu majuscula.

Evitati abrevierile si emoticonurile pentru ca nu toata lumea este familiara cu ce semnifica ele. Chiar daca e important sa fiti cat mai concisi intr-un e-mail, la fel de important este sa fiti clari, astfel incat mesajul pe care il transmiteti sa fie inteles exact asa cum l-ati gandit.

Verificati-va setarile la clientul de e-mail astfel incat la campul "expeditor" sa va apara numele, si nu adresa de e-mail sau, si mai grav, un spatiu gol.

Pentru un e-mail profesionist, setati-va o semnatura care sa apara automat la finalul fiecarui mesaj pe care il expediati. Pentru comunicarea de afaceri, semnatura ar trebui sa contina macar numele vostru si compania pentru care lucrati. Si mai profesionist ar fi sa oferiti si alte date de contact,  poate un numar de telefon la care puteti fi gasiti sau chiar adresa sediului companiei.

Evitati glumele sau ironiile in scris, mai ales daca persoana careia ii scrieti nu va cunoaste prea bine. Exista sanse mari ca glumele sau ironiile voastre sa fie percepute gresit si apoi va fi foarte greu sa convingeti destinatarul ca ati vrut sa spuneti cu totul altceva.

Nu folositi adresele de e-mail ale colegilor de serviciu sau ale partenerilor de afaceri (clienti, colaboratori, furnizori, etc.) pentru a le transmite glume, e-mailuri in lant sau alte fleacuri fara legatura cu afacerile. Veti da dovada de lipsa de profesionalism.

Verificati de doua ori adresa careia ii trimiteti e-mailul. Va puteti scuti de multe neplaceri daca acordati atentie sporita cui trimiteti mesajul. Doar nu ati vrea ca un e-mail destinat sotului sau sotiei sa ajunga in inbox-ul sefului, nu-i asa?

Mare atentie la atasamentele trimise prin e-mail. Nu atasati fisiere foarte mari, decat daca destinatarul stie ca le va primi sau le-a solicitat. Tot referitor la atasamente, este indicat sa le denumiti cat mai corect, in functie de ce reprezinta, si sa le anuntati in corpul mailului. De asemenea, aveti grija ce tip de fisier atasati, deoarece este posibil ca cel caruia ii este trimis sa nu aiba instalat programul necesar vizualizarii.

Aceasta lista contine regulile pe care noi le consideram esentiale in trimiterea unui e-mail. Ce alte reguli credeti ca nu pot fi incalcate in comunicarea electronica?