Vrei sa treci cu bine de o inspectie fiscala? Iata cateva recomandari utile

In situatia in care contribuabilii sunt supusi unei inspectii fiscale acestia trebuie sa se situeze intr-un raport de egalitate cu organele fiscale, a declarat recent Lucia-Raluca Nae, director financiar la compania Quintiles, in cadrul unei conferinte pe teme de fiscalitate.

Mai mult, numarul angajatilor din firma care intra in contact cu inspectorii trebuie sa fie cat mai mic, pentru a evita in acest fel scurgeri de informatii care ar putea afecta firma, sustine sursa citata.

Inainte de efectuarea unei inspectii fiscale, ANAF trebuie sa anunte firmele printr-un aviz.

"Organul fiscal va instiinta contribuabilii ca urmeaza sa fie supusi unei inspectii fiscale printr-un aviz. Acesta este trimis contribuabililor mici cu 15 zile inainte de inspectie, iar firmelor mari cu 30 de zile inainte. Este important de retinut ca firmele au dreptul sa solicite amanarea inspectiei fiscale, insa pot face acest lucru doar o singura data, a punctat directorul financiar", a adaugat directorul financiar.

De asemenea, contribuabilii mai au dreptul, potrivit Luciei-Raluca Nae, sa fie informati asupra a ceea ce verifica inspectorii, iar daca nu sunt multumiti de cum s-a desfasurat inspectia fiscala o pot contesta.

In plus, nu este recomandat ca firmele sa astepte discutia finala cu inspectorii pentru a clarifica diverse aspecte, pentru ca ar putea fi prea tarziu, ci ar trebuie sa existe un dialog pe tot parcursul inspectiei, este de parere aceeasi sursa.

Inspectiile fiscale pot fi generale sau partiale, dupa cum a explicat Lucia-Raluca Nae. Astfel, in cadrul unei inspectii fiscale generale inspectorii vor verifica toate impozitele, in timp ce la inspectia partiala vor controla doar cateva din taxe.

Verificarea impozitelor difera insa si in functie de categoria contribuabililor.

"In cazul contribuabililor mari, inspectorii vor verifica impozitele si taxele incepand cu data de incheiere a ultimului control fiscal, in timp ce in cazul firmelor mici vor verifica impozitele si taxele din ultimii trei ani. Totusi, in situatii speciale, Fiscul poate verifica impozitele din ultimii cinci ani, a mai spus aceeasi sursa.

De asemenea, notele explicative pe care contribuabilii trebuie sa le realizeze la o inspectie fiscala ar trebui oferite in termenul legal de 3-5 zile, a precizat Lucia-Raluca Nae. Aceasta a subliniat ca firmele ar fi bine sa se gandeasca cum vor completa notele explicative, pentru ca pe baza lor inspectorii vor intocmi raportul de inspectie fiscala.

Drepturile si obligatiile fiecarei parti in timpul inspectiei fiscale

Potrivit Codului de Procedura Fiscala, contribuabilii trebuie sa le asigure inspectorilor un spatiu adecvat unde sa-si poata desfasura activitatea si sa pastreze in siguranta documentele, iar inspectia se poate desfasura doar in timpul orelor de munca.

In plus, pe durata inspectiei, contribuabilii sunt obligati sa colaboreze cu inspectorii fiscali, dar au si dreptul de a fi informati de catre echipa de control despre cum decurge aceasta. De asemenea, cei verificati au dreptul sa se impotriveasca reverificarii unei perioade care a facut deja obiectul unei inspectii fiscale. Reverificarea se face doar prin decizia conducatorului autoritatii fiscale, in situatia cand apar elemente noi ce nu au fost cunoscute primei echipei de inspectie.

Gabriel Sincu, Executive Director al Tax Advisory Services de la Ernst & Young (E&Y), a precizat intr-un articol publicat anul trecut de pe blog-ul sau ca, in functie de solicitarile inspectorului, contribuabilul poate solicita o pauza in care sa se consulte cu avocatul sau contabilul.

Pe durata inspectiei, inspectorii pot cere lamuriri si explicatii scrise, daca sunt nemultumiti de primele informatii primite. Pentru explicatii, contribuabilul primeste o lista cu intrebari punctuale la care trebuie sa se raspunda intr-o perioada de timp care va fi agreata de comun acord.

Gabriel Sincu le recomanda contribuabililor:

• sa nu se grabeasca sa raspunda si sa nu scrie mai mult decat este necesar;
• sa foloseasca un limbaj clar, concis si la obiect, fara a face referinta la elemente care nu au legatura cu subiectul;
• inainte sa inmaneze echipei de inspectie raspunsurile, sa le confirme continutulcu avocatul sau consultantul fiscal, deoarece o exprimare nefericita poate genera mari complicatii.

In plus, contribuabilul trebuie sa verifice daca inspectorul detine:

• legitimatia de verificare fiscala, care atesta imputernicirea speciala a titularului in fata contribuabilului; aceasta este nominala, netransmisibila si trebuie semnata de presedintele ANAF;
• ordin de serviciu semnat de conducatorul structurii cu atributii de verificare fiscala, fara de care legitimatia nu este valabila.

Atentie! Legitimatiile utilizate de functionarii ANAF la inspectiile fiscale au fost schimbate in aceasta saptamana de autoritatea fiscala. Puteti consulta noile modele AICI.

Ce documente verifica Fiscul?

Specialistii de la TPS au precizat, intr-un articol publicat anul trecut de AvocatNet.ro, ca pentru a-si gasi tintele de inspectat, inspectorul fiscal face o analiza de risc, pe care o actualizeaza in permanenta, iar pentru contribuabili, riscul fiscal este posibilitatea ca organele de control sa stabileasca obligatii fiscale suplimentare de plata. Astfel, factorii de risc pe care ii poate lua in calcul Fiscul sunt:

• tot ce iese din comportamentul normal, raportat la performantele companiei/industriei; de exemplu: inregistrezi pierderi mai multi ani consecutiv/fluctuatii de profit/necorelarea intre rezultatele financiare si taxele platite;
• tranzactii cu parti afiliate rezidente sau nerezidente;
• tranzactii cu societati aflate in paradisuri fiscale;
• contracte de servicii si de licentiere pentru care se platesc sume semnificative;
• structuri de remunerare/beneficii acordate personalului;
• evenimente speciale: dezinvestitii, achizitii, fuziuni, schimbari ale modelului de afaceri,
• externalizarea unor departamente, etc.

Astfel, documentele pe care trebuie sa le pregatiti pentru o inspectie fiscala sunt urmatoarele:

• Registrul de Evidenta Fiscala, daca platiti impozit pe profit;
• Documente justificative pentru serviciile primite de catre societate;
• Documente pentru cheltuielile efectuate in scopul promovarii vanzarilor (politica comerciala, politica campaniei promotionale, decizii interne);
• Documente aferente urmatoarelor situatii:
  • lipsuri de la inventar (decizii interne, note contabile, etc.);
  • pierderi tehnologice (decizii interne, decizii ale organelor abilitate pentru stabilirea normelor de consum, detalii tehnice ale utilajelor, etc.);
  • casarea mijloacelor fixe (decizii interne, note contabile, etc.);
  • reduceri comerciale si discounturi (politicile aplicate, contracte, etc.);
  • sponsorizari (politici interne privind activitatea de sponsorizare).
• Certificatele de rezidenta fiscala ale beneficiarilor de venituri (sa fie conforme cu cerintele legislatiei nationale);
• Documente justificative pentru cheltuielile estimate inregistrate in perioadele fiscale verificate (contracte, ordine de cumparare);
• Documentele care au legatura cu amortizarea mijloacelor fixe (Registrul mijloacelor fixe, procese verbale de punere in functiune);
• Dosarul preturilor de transfer;
• Documente ce justifica dreptul de deducere;
• Documente ce atesta scutirea de TVA;
• Corelatii intre balante, jurnale de TVA si declaratii de TVA;
• Documentul care atesta plata TVA catre bugetul de stat;
• Documente din care sa rezulte calitatea beneficiarilor in cazul serviciilor intracomunitare, sediul activitatii/sedii fixe ale beneficiarilor serviciilor.

Ei mai spun ca legea nu da nicio indicatie despre cate documente sunt necesare si suficiente pentru a sustine daca o cheltuiala are sens din punct de vedere al afacerii respective, respectiv nu este artificiala si, in consecinta, este deductibila, iar practica arata ca doar acolo unde exista explicatii pertinente, insotite de rapoarte si documente justificative, precum si transparenta privind determinarea onorariilor serviciilor, autoritatile fiscale accepta deductibilitatea cheltuielilor.

In plus, contribuabilii trebuie sa fie atenti la locul prestarii serviciilor din documente si la costurile declarate de actionari.

Conform consultantilor de la TPS, in avizul inspectiei se precizeaza urmatoarele informatii:

• Forma de inspectie fiscala, partiala sau generala;
• Perioada verificata pentru fiecare impozit/contributie;
• Locul desfasurarii inspectiei fiscale, la sediul contribuabilului/organului fiscal/alt sediu ales de comun acord;
• Metoda de control, prin sondaj/electronic;
• Posibilitatea de a solicita amanarea datei inceperii controlului.

Amanarea inspectiei se solicita doar o singura data si se aproba sau se solicita de catre organul fiscal prin decizie.

In cazul in care se aproba amanarea, decizia va contine si data la care a fost reprogramata inspectia fiscala, mai spun consultantii TPS.