Situațiile financiare anuale: Ce noutăți se aplică în 2016 față de 2015?

Regulile pentru întocmirea și depunerea situațiilor financiare și a raportărilor contabile pentru anul fiscal 2015 au fost aprobate de Finanțe prin Ordinul MFP nr. 123/2016, apărut în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 81 din 4 februarie 2016 și care a intrat în vigoare la data publicării.

În ceea ce privește data limită până la care pot fi depuse situațiile financiare anuale și situațiile anuale simplificate, este bine de știut că acestea se depun la unitățile teritoriale ale MFP în 150 de zile de la data la care se încheie exercițiul financiar (31 decembrie 2015). Conform calculelor noastre, termenul de 150 de zile se împlinește pe 29 mai, însă aceasta este o zi de duminică, astfel că termenul se mută în următoarea zi lucrătoare, care este 30 mai 2016. 

Reglementările menționate se aplică de către următoarele categorii de firme:

• entităţile cărora le sunt incidente Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014;
• entitățile cărora le sunt incidente Reglementările contabile conforme cu Standardele internaţionale de raportare financiară, aplicabile societăţilor comerciale ale căror valori mobiliare sunt admise la tranzacţionare pe o piaţă reglementată, aprobate prin Ordinul MFP nr. 1286/2012.

Ordinul MFP nr. 1802/2014 se aplică pentru situațiile financiare pe anul 2015, care se depun anul acesta la Fisc. Actul normativ a înlocuit de la 1 ianuarie 2015 sistemul simplificat de contabilitate cu sistemul european de raportare financiară simplificat, a explicat, pentru AvocatNet.ro, Bogdan Costea, Tax Partner la Viboal Findex.

Față de Ordinul MFP nr. 65/2015, ale cărui prevederi au fost respectate în momentul întocmirii situațiilor financiare anuale pe anul 2014, Ordinul MFP nr. 123/2016 prezintă o serie de diferențe. „În primul rând, sunt noutăți în ceea ce privește formatul situațiilor financiare. Având în vedere că anul 2015 este primul de aplicare a noilor reglementări contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, situațiile financiare sunt pe un format ușor diferit față de cele de anul trecut. În principiu arată la fel, dar sunt câteva elemente și câmpuri distincte”, a precizat Bogdan Costea.

Astfel, potrivit specialistului contactat de redacția noastră, „în noul format de bilanț apar acum clasificările entităților raportoare. La momentul completării bilanțului trebuie selectată categoria de entitate pentru care se întocmește bilanțul, iar odată selectată categoria entității, se modifică și conținutul formarului de bilanț”.

În 2016, situațiile financiare sunt diferite în funcție de tipul de entitate

Vă reamintim că, până anul acesta, în funcție de mărimea entităților care le întocmea, situațiile financiare anuale conțineau diferite documente. Astfel, erau luate în considerare trei criterii (total active: 3.650.000 de euro, cifra de afaceri netă: 7.300.000 de euro și număr mediu de salariați: 50).

Astfel, entitățile care, la data bilanțului, nu depășeau limitele a două dintre criteriile de mărime menționate anterior întocmeau situații financiare anuale prescurtate, care cuprindeau: bilanț prescurtat, cont de profit și pierdere și note explicative. Dacă, în schimb, societățile depășeau, la data bilanțului, limitele a două dintre cele trei criterii de mărime, atunci trebuiau să întocmească situații financiare anuale care să cuprindă: bilanț, cont de profit și pierdere, situația modificărilor capitalului propriu, situația fluxurilor de numerar și note explicative, alături de formularul „Date informative” și „Situația activelor imobilizate”.

Începând din acest an, însă, Ordinul MFP nr. 123/2016 stabilește că entitățile pot fi grupate în trei categorii, și anume microentități, entități mici și, respectiv, entități mijlocii și mari în funcție de următoarele criterii de mărime (total activ, cifra de afaceri și număr mediu de angajați). Mai precis, pe baza acestei clasificări, se întocmesc situații financiare diferite.

Încadrarea se face exclusiv „pe baza balanței de verificare încheiate la data de 31 decembrie 2015”, prevede Ordinul MFP nr. 123/2016.

Entităţile care au ales un exerciţiu financiar diferit de anul calendaristic determină criteriile respective pe baza balanţei de verificare întocmite la sfârșitul exerciţiului financiar astfel ales şi care se încheie la o dată ulterioară datei de 1 ianuarie 2016. Vă reamintim că, până anul acesta, analiza trebuia făcută pentru ultimii doi ani.

„Pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale, încadrarea în criteriile de mărime din Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 3.055/2009, cu modificările şi completările ulterioare, se efectuează la sfârşitul exerciţiului financiar, pe baza indicatorilor determinaţi din situaţiile financiare anuale aferente exerciţiului financiar precedent şi a indicatorilor determinaţi pe baza datelor din contabilitate şi a balanţei de verificare încheiate la finele exerciţiului financiar curent”, se prevedea în Ordinul MFP nr. 65/2015.

Ce documente conțin situațiile financiare anuale

Conform Ordinului MFP nr. 123/2016, microentitățile sau entităţile care la data bilanţului nu depăşesc limitele a cel puţin două din trei criterii de mărime (totalul activelor: 1.500.000 lei, cifra de afaceri netă: 3.000.000 lei, numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 10) întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ prescurtat;
• cont prescurtat de profit şi pierdere;
• documentele vor fi însoțite de formularele „Date informative” și „Situația activelor imobilizate”;
• microentitățile trebuie să prezinte informații despre politicile contabile adoptate, angajamentele financiare, garanțiile sau activele și datoriile contingente neincluse în bilanț, avansurile și creditele acordate membrilor organelor de administrație, de conducere și de supraveghere, achizițiile propriilor acțiuni.

Entitățile mici sau entităţile care la data bilanţului nu se încadrează în categoria microentităţilor şi care nu depăşesc limitele a cel puţin două din trei criterii de mărime (totalul activelor: 17.500.000 lei, cifra de afaceri netă: 35.000.000 lei, numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50) întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ prescurtat,
• cont de profit şi pierdere,
• note explicative la situaţiile financiare anuale.
• situaţia modificărilor capitalului propriu şi/sau situaţia fluxurilor de trezorerie (opțional).
• formularele "Date informative" şi "Situaţia activelor imobilizate".

Entităţile mijlocii și mari sau entitățile care la data bilanţului depăşesc limitele a cel puţin două din trei criterii de mărime (totalul activelor: 17.500.000 lei,  cifra de afaceri netă: 35.000.000 lei, numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 5), precum şi entităţile de interes public întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ,
• cont de profit şi pierdere,
• situaţia modificărilor capitalului propriu,
• situaţia fluxurilor de trezorerie,
• notele explicative la situaţiile financiare anuale.
• formularele "Date informative" și "Situaţia activelor imobilizate".

În cazul entităților nou-înființate, acestea pot să întocmească pentru primul exercițiu financiar de raportare situații financiare anuale prescurtate sau situații financiare anuale cu cinci componente, precum și situații financiare anuale „în formatul aplicabil microentităților”.

Potrivit lui Bogdan Costea, notele explicative la bilanț se supun începând din acest an unor reguli modificate față de cele de anul trecut. „Reglementările privind notele explicative diferă în funcție de categoriile de entități, astfel că microentitățile pot întocmi note explicative pe un format foarte succint, în timp ce entitățile mici trebuie să depună un set de note explicative ceva mai detaliat. În continuare, notele explicative cele mai detaliate trebuie întocmite de entitățile mijlocii, mari și de interes public”, este de părere Tax Partner-ul la Viboal Findex.

Cine poate depune situații financiare anuale prescurtate?

Pentru situațiile financiare pe 2014, firmele care în exercițiul financiar precedent înregistraseră cifra de afaceri netă sub echivalentul în lei al sumei de 35.000 de euro și totalul activelor sub echivalentul în lei al sumei de 35.000 de euro au putut opta pentru un sistem simplificat de contabilitate. Mai precis, societățile care au îndeplinit cumulativ aceste două criterii de mărime au putut să întocmească situații financiare anuale simplificate care cuprindeau: bilanț simplificat și cont de profit și pierdere simplificat.

În schimb, pentru situațiile financiare pe 2015, care se depun în 2016, se aplică noul sistem european de raportare simplificat, cuprins în Ordinul MFP nr. 1802/2014. Astfel, conform dispozițiilor valabile la ora actuală, numai microentitățile și entitățile mici pot întocmi un bilanț prescurtat.

Pe lângă bilanțul prescurtat, microentitățile trebuie să întocmească și un cont prescurtat de profit și pierdere, care să prezinte separat: cifra de afaceri netă, alte venituri, costul materiilor prime şi al consumabilelor, cheltuieli cu personalul, ajustări de valoare, alte cheltuieli, impozite, profit sau pierdere.

Totodată, microentitățile trebuie să anexeze și formularele „Date informative” şi „Situaţia activelor imobilizate”.

Vă reamintim că microentitățile nu au obligația elaborării notelor explicative la situațiile financiare anuale. Totuși, trebuie să prezinte următoarele informații:

• politicile contabile adoptate, inclusiv bazele de evaluare aplicate diferitelor elemente, conformitatea politicilor contabile adoptate cu principiile contabile, precum și orice modificări semnificative ale politicilor contabile adoptate;
• valoarea totală a oricăror angajamente financiare, garanţii sau active şi datorii contingente neincluse în bilanţ, indicând natura şi forma oricărei garanţii reale care a fost acordată; separat de acestea, sunt prezentate orice angajamente privind pensiile şi entităţile afiliate sau asociate;
• suma avansurilor şi creditelor acordate membrilor organelor de administraţie, de conducere şi de supraveghere, cu indicarea ratelor dobânzii, a principalelor condiţii şi a oricăror sume restituite, amortizate sau la care s-a renunţat, precum şi a angajamentelor asumate în numele acestora sub forma garanţiilor de orice fel, cu indicarea totalului pe fiecare categorie.

Menționăm totodată că microentitățile trebuie să elaboreze și Raportul administratorilor, care oferă informații privind achizițiile propriilor acțiuni, și anume:

• motivele achiziţiilor efectuate în cursul exerciţiului financiar;
• numărul şi valoarea nominală sau, în absenţa acesteia, echivalentul contabil al acţiunilor achiziţionate şi înstrăinate în cursul exerciţiului financiar şi proporţia din capitalul subscris pe care acestea o reprezintă;
• în cazul achiziţiei şi înstrăinării cu titlu oneros, contravaloarea acţiunilor;
• numărul şi valoarea nominală sau, în absenţa acesteia, echivalentul contabil al tuturor acţiunilor achiziţionate şi deţinute de entitate şi proporţia din capitalul subscris pe care acestea o reprezintă.

Entitățile mici trebuie să redacteze note explicative

Ordinul MFP nr. 1804/2014 a stabilit că entitățile mici trebuie să întocmească situații financiare anuale care să cuprindă, pe lângă bilanțul prescurtat, și contul de profit și pierdere și notele explicative. Acestea trebuie să fie însoţite de formularul „Date informative” şi formularul „Situaţia activelor imobilizate”.

Opțional, aceste firme pot să întocmească și situația modificărilor capitalului propriu și/sau situația fluxurilor de trezorerie.

Potrivit legislației în vigoare, pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale, încadrarea în criteriile de mărime amintite la începutul articolului se efectuează la sfârşitul exerciţiului financiar, pe baza indicatorilor determinaţi din situaţiile financiare ale exerciţiului financiar precedent celui de raportare şi a indicatorilor determinaţi pe baza datelor din contabilitate şi a balanţei de verificare încheiate la sfârşitul exerciţiului financiar curent, utilizându-se cursul de schimb valutar publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la data de 19 iulie 2013.

Când este obligatorie auditarea situațiilor financiare?

În ceea ce privește obligația de auditare, la ora actuală, au această obligație entitățile care, la data bilanțului, depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii:

• totalul activelor: 16.000.000 de lei,
• cifra de afaceri netă: 32.000.000 de lei,
• numărul mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 50.

Situațiile financiare ale entităților mari și mijlocii, precum și cele ale entităților de interes public se auditează în mod obligatoriu. Puteți citi mai multe detalii AICI.

Un element important privind situațiile financiare aferente anului 2015 îl reprezintă criteriile de mărime pentru depunerea situațiilor financiare în forma lungă și pentru efectuarea auditului statutar. Potrivit lui Bogdan Costea, ca o regulă specială pentru anul 2015, având în vedere că anul 2015 este primul an de aplicare a Ordinului MFP nr. 1802/2014, „criteriile de mărime se analizează raportat doar la anul 2015, nu se analizează raportat la două exerciții financiare consecutive, așa cum era înainte”. 

Tax Partner-ul la Viboal Findex a mai explicat pentru AvocatNet.ro că abia începând din anul 2016 criteriile de mărime se vor analiza raportat la două exerciții financiare consecutive. „În acest sens, am întâmpinat multe situații în care societăți care depășeau criteriile de mărime la anul 2015, deși nu le-au depășit și la anul 2014, au fost obligate să depună situații financiare în forma lungă și/sau să efectueze audit financiar statutar”, a subliniat Bogdan Costea.

La rândul lor, specialiștii de la Contexpert sunt de părere că, deși în mod normal obligația de auditare pentru aceste entități exista atunci când acestea depășeau limitele respective în două exerciții financiare consecutive, pentru anul 2015, auditarea va fi obligatorie în cazul în care criteriile au fost depășite în exercițiul financiar care s-a încheiat (cu alte cuvinte doar în 2015, fără să mai fie luați în considerare și indicatorii realizați în 2014).

Începând cu situațiile financiare pe anul 2015, analiza criteriilor de mărime se face numai pe baza balanței de verificare de la 31 decembrie 2015, „existând riscul ca mult mai multe entități să fie nevoite să își auditeze situațiile financiare”, afirmă reprezentanții Contexpert.

Important! Nerespectarea obligației privind auditarea situațiilor financiare anuale constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 30.000 lei la 40.000 lei.

Cum se pot depune situațiile financiare anuale?

Situațiile anuale la 31 decembrie se pot depune în format hârtie și în format electronic, la registratura unităților teritoriale ale MFP sau la oficiile poștale, prin scrisori cu valoare declarată, sau numai în formă electronică pe portalul www.e-guvernare.ro, având atașată o semnătură electronică extinsă.

„În vederea depunerii situațiilor financiare anuale în format hârtie și în format electronic sau numai în formă electronică, având atașată o semnătură electronică extinsă, societățile comerciale (...) folosesc programul de asistență pus la dispoziție gratuit de către Ministerul Finanțelor Publice pe site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, prin care se generează un fișier de tip PDF, având atașat un fișier xml, care conține datele de identificare a societății, precum și un fișier cu extensia zip.

Fișierul cu extensia zip va conține situațiile financiare anuale și documentele cerute de lege așa cum acestea sunt întocmite de societăți și scanate, alb-negru, lizibil și cu o rezoluție care să permită încadrarea în limita a 9,5 MB a fișierului PDF la care este atașat fișierul zip”, precizează MFP în ordinul care a intrat în vigoare pe 4 februarie.

4.500 lei, cea mai mare amendă pentru cei care nu depun bilanțurile

Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice cu privire la întocmirea, semnarea și depunerea în termenul legal la unitățile teritoriale fiscale a situațiilor financiare anuale constituie contravenție și se sancționează cu amendă, potrivit art. 42 din Legea contabilității.

Pentru nedepunerea în termenul legal a situațiilor financiare, amenda este cuprinsă între 300 și 1.000 de lei, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 1 și 15 zile lucrătoare.

În schimb, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 16 și 30 de zile lucrătoare, amenda variază între 1.000 și 3.000 de lei, în timp ce, dacă perioada de întârziere depășește 30 de zile lucrătoare, contribuabilii pot plăti până la 4.500 de lei, dar nu mai puțin de 1.500 de lei.

Totodată, pentru neîntocmirea și nesemnarea situațiilor financiare anuale, amenda este cuprinsă între 2.000 și 3.000 de lei.