Șase lucruri esențiale pe care firmele trebuie să le știe la angajarea telesalariaților

1. Angajatorii trebuie să se asigure că toate clauzele specifice se regăsesc în contractul de telemuncă

Clauzele specifice nu fac obiectul preferințelor angajatorului, fiind cerute expres de Legea nr. 81/2018 - altfel spus, pe lângă chestiunile ce se cuprind de obicei într-un contract de muncă, cerute de Codul muncii, mai regăsim obligatoriu și următoarele chestiuni într-un act de telemuncă:

• precizarea expresă că salariatul lucrează în regim de telemuncă; asta poate să însemne și regimul hibrid, desigur;
• perioada și/sau zilele în care telesalariatul își desfășoară activitatea la un loc de muncă organizat de angajator; asta poate însemna și referirea la faptul că o zi pe lună, să zicem, telesalariatul trebuie să vină la birou; asta e o discuție disctincă însă față de cea privind pontajele (despre importanța evidențelor de lucru în cazul telesalariaților, aici);
• programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului și modalitatea concretă de realizare a controlului;e) modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de telesalariat;
• responsabilitățile părților convenite în funcție de locul/locurile desfășurării activității de telemuncă, inclusiv responsabilitățile din domeniul securității și sănătății în muncă;
• obligația angajatorului de a asigura transportul la și de la locul desfășurării activității de telemuncă al materialelor pe care telesalariatul le utilizează în activitatea sa, după caz;
• obligația angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispozițiile din reglementările legale, din contractul colectiv de muncă aplicabil și/sau regulamentul intern, în materia protecției datelor cu caracter personal, precum și obligația telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
• măsurile pe care le ia angajatorul pentru ca telesalariatul să nu fie izolat de restul angajaților și care asigură acestuia posibilitatea de a se întâlni cu colegii în mod regulat;
• condițiile în care angajatorul suportă cheltuielile aferente activității în regim de telemuncă.

Cu excepția primeia dintre chestiunile enumerate mai sus, pentru lipsa oricăreia dintre aceste clauze spefice contractului de telemuncă se pot da amenzi de 5.000 de lei. Chiar dacă aspectele respective ar fi dezvoltate (ideal, ar trebui să fie) în regulamentul intern, de pildă, faptul că nu se regăsesc deloc în contract poate fi sancționat, specialiștii în relații de muncă sfătuind angajatorii să fie prudenți în includerea lor.

2. Trecem în contract cum facem comunicările cu salariatul?

Da, a explicat recent un avocat pentru avocatnet.ro, angajatorii putându-se altfel trezi în situația în care telesalariatul să le opună faptul că nu i-au parvenit anumite document importante (detalii, aici).

3. Se pot acorda, cu facilități fiscale, până la 400 de lei pentru acoperirea unor cheltuieli - dar indicat ar fi să nu se includă suma exactă în contract

Acordarea banilor de telemuncă, adică acoperirea de către firmă a unor cheltuieli generate angajatului de telemuncă, precum și aplicarea facilităților fiscale stabilite la finele lui 2020 pentru acești bani (scutirea de taxe) este posibilă și în prezent și va fi posibilă până când legiuitorul o va elimina din Codul fiscal. Desigur, bani pentru acoperirea cheltuielilor trebuie dați - să ne ducem mai sus la clauza care îi impune, enumerată ultima în lista de la punctul 1 - doar că acum există și o facilitate fiscală (netaxarea în limita de 400 de lei lunar, acordați proporțional cu perioada de telemuncă). Dacă admitem că facilitatea fiscală va fi scoasă la un moment dat din lege, necesitatea de a acorda o sumă de bani pentru cheltuielile generate de telemuncă subzistă, doar că angajatorul are o flexibilitate mai mare în a stabili cât acordă - bine de știut: angajatorii nu pot trece banii pentru cheltuielile de telemuncă în adeverința veniturilor pentru indemnizația de CCC.

Deși nu trebuie neapărat cuprinsă în contractul de telemuncă sau în actul prin care s-a făcut trecerea la telemuncă, acordarea acestor bani ar trebui cuprinsă în regulamentul intern sau într-o politică internă a firmei. Totuși, specialiștii ne sfătuiesc ca, dacă o trecem în contract, să nu specificăm exact suma pentru a putea să o modificăm apoi fără voința angajatului, acte adiționale ș.a.m.d.

Util: Controale în cazul telemuncii - ce ar putea fi interesați să vadă inspectorii de muncă și ce amenzi pot da firmelor

4. Angajatorul poate stabili ca telesalariații săi să lucreze numai pe teritoriul României

Pentru a nu se expune riscurilor care apar o dată cu ocazia prezenței unui salariat de-al său pe teritoriul altei țări, angajatorul poate decide limitarea dreptului de a lucra în telemuncă pe teritoriul României. Printre riscurile care apar în situația în care un telesalariat se află într-o altă țară un timp mai îndelungat se numără și faptul că impozitul pe venitul salarial poate fi plătit de angajator în țara în care se află salariatul și la cotele prevăzute de legislația respectivului stat, angajatorul se poate trezi că este obligat să achite contribuții sociale în două state diferite, dar și, prin prisma activității prestate de salariat, să suporte implicațiile fiscale ale stabilirii unui sediu permanent.

5. Un salariat care lucrează în afara biroului poate primi diurnă?

Posibilitatea acordării unei diurne unui telesalariat există, însă doar în anumite condiţii ce trebuie să se regăsească în documentele de muncă, după cum au explicat specialiştii în dreptul muncii, dar şi Inspecţia Muncii, la solicitarea avocatnet.ro - detalii, aici. În principiu, dacă angajatorii decid să trimită în alt loc telesalariat, de unde să presteze activitate în interes de muncă, atunci vorbim de delegare/detaşare.

6. Recomandată ar fi și includerea unei clauze de confidențialitate în contract

Deşi legea prevede obligaţia telesalariaţilor de a respecta şi asigura confidenţialitatea documentelor pe care le utilizează în activitatea lor, specialiştii recomandă angajatorilor introducerea unei clauze de confidenţialitate în care să detalieze ce informaţii nu trebuie divulgate de către salariaţi. Motivul este evident, desigur - angajații iau cu ei munca peste tot, iar asta înseamnă și riscuri crescute cu privire la confidențialitatea unor informații.