UPDATE: Adoptarea regulamentelor interne de către angajatorii care nu le au acum - procedură și aspecte utile

Mâine intră în vigoare Legea nr. 275/2022, prin care se abrogă OUG nr. 37/2021, cea care a scăpat firmele mici cu până la nouă angajați de obligația de a întocmi regulament intern și de obligația de a face fișe de post fiecărui angajat.

Mai puțin s-a vorbit, ulterior măsurii, de fișele de post, cât de proasta inspirație din spatele acestei măsuri de debirocratizare ce presupune renunțarea la regulamentele interne. Deși debirocratizarea este esențială în relația mediului de afaceri cu statul, regulamentul intern era cam printre ultimele documente cu care trebuia să se înceapă această „reformă”. Codul muncii și numeroase acte normative trimit expres, de o mulțime de ori, la regulamentul intern: regulamentul intern ar trebui să cuprindă cutare și cutare lucru, iar problema e că multe dintre aceste lucruri sunt chiar în avantajul angajatorului - cum mai face o cercetare disciplinară în lipsa unui regulament intern? Exemplul e unul dintre puținele, cert e că necesitatea regulamentului intern e subliniată insistent de legislație și de practică. Totodată, fără regulament intern nu se poate folosi semnătura electronică în relațiile de muncă - or, de când a devenit o măsură de debirocratizare o măsură de anti-digitalizare?

Motivul respingerii în Parlament a acestei ordonanțe? Tocmai importanța regulamentului intern la nivelul fiecărui angajator. Mai mult, există un alt motiv pentru care toate firmele vor trebui să aibă regulamente, adică și microîntreprinderile, acela că România trebuie să transpună în curând prevederi dintr-o directivă europeană și regulamentele interne vor trebui în mod subsecvent ajustate cu noile cerințe - un exemplu. Fără regulamente interne, firmele cu puțini angajați nu s-ar alinia la noile standarde impuse la nivel european.

În circa 15 luni de aplicare a OUG nr. 37/2021 nu putem spune cu certitudine că nicio firmă nou-înființată nu a adoptat un regulament intern. Cât despre cele care aveau deja înființate și presupunem în mod rezonabil că aveau regulamente interne, e cert că acestea au fost, poate, doar puse într-un sertar, fizic ori imaginar, și uitate acolo. Pentru cele care aveau regulamente interne anterior, abrogarea OUG 37 înseamnă revenirea la vechile documente, fără prea mari formalități. În acest caz, vorbim doar de aducerea la cunoștință, din nou, a conținutului regulamentului în special pentru noii angajați, cât și pentru vechii angajați. Dacă angajatorul refuză să le prezinte salariaților regulamentul intern, poate fi sancționat de Inspecția Muncii cu amendă de până la 10.000 de lei. 

Bine de știut: Cum poate fi considerată valabilă luarea la cunoștință de către salariați a regulamentului intern

Pentru firmele care nu au deloc la acest moment un regulament intern, momentul când abrogarea acestei ordonanțe devine oficială este extrem de important - un specialist explică aici de ce ar trebui să luăm în calcul un termen de 60 de zile de la abrogarea ordonanței pentru întocmirea regulamentului intern - 5 decembrie.

Regulamentul intern întocmit la nivelul fiecărui angajator trebuie să cuprindă, potrivit Codului muncii, cel puțin următoarele categorii de dispoziții:

• reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității;
• reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;
• drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;
• procedura de soluționare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;
• reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;
• abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;
• reguli referitoare la procedura disciplinară;
• modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;
• criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.

Desigur, în plus față de acestea sunt chestiunile conținute de legile antidiscriminare, de pildă, dar și aspecte ce țin de prelucrarea datelor personale și protecția acestora, semnătura electronică ș.a.m.d..

În plus, conform unui proiect de lege care va modifica în curând Codul muncii, în regulamentul intern vor mai trebui incluse și:

• reguli referitoare la preaviz; 
• informații cu privire la politica generală de formare a salariaților, dacă există.

Din 6 octombrie, momentul când revine în Codul muncii obligația de a avea regulament intern chiar și în cazul microîntreprinderilor, revenim la termenul de 60 de zile de la dobândirea personalității juridice a angajatorului pentru întocmirea acestuia. Regulamentul e redactat de angajator, plecând de la prevederile legale, dar urmând totodată și specificul activității proprii, precum și dezideratele angajatorului, dar adoptarea regulamentului se face numai în urma consultării cu sindicatul sau cu reprezentanții salariaților.

Consultarea nu se rezumă la comunicare, adică la a le aduce la cunoștință angajaților că s-a adoptat un regulament, ci presupune că angajatorul nu poate trece la luarea unei decizii fără a fi primit răspuns din partea sindicatului sau reprezentanților salariaților. Chiar dacă angajatorul nu e ținut de acordul angajaților, adică regulamentul e adoptat doar prin voința sa, avem această formalitate a consultării peste care nu se poate trece.

Merită să citești și: Consultarea salariaților e necesară ori de câte ori se modifică sau adoptă un regulament intern. Patru sfaturi utile firmelor în practică

Și, dacă tot suntem aici, aducem din nou în discuție acel proiect de lege menționat în două rânduri mai sus prin care se va transpune în România o importantă directivă europeană în materia relațiilor de muncă. Dincolo de cele două chestiuni suplimentare ce vor trebui incluse în regulament în materia preavizului și politicii de formare, proiectul de lege mai operează unele modificări pe regulamentul intern. 

Astfel, angajatorii trebuie să rețină:

• angajatorul are obligația de a aduce la cunoştinţa fiecărui salariat prevederile regulamentului intern, în prima zi de lucru, şi de a face dovada îndeplinirii acestei obligații;

• aducerea la cunoștința salariaților a prevederilor regulamentului intern se poate realiza pe suport de hârtie sau în format electronic, cu condiția ca, în acest din urmă caz, documentul să fie accesibil salariatului și să poată fi stocat și printat de către acesta;
• regulamentul intern îşi produce efectele faţă de salariat de la momentul luării la cunoştinţă a acestuia.