Ghid pentru societățile care au făcut prima angajare în contextul aplicării impozitului micro

Revisal

Odată încheiat contractul de muncă, cea mai importantă formalitate ce urmează e transmiterea în Revisal a datelor cu privire la noul raport de muncă, cel târziu în ziua dinaintea începerii activității. Doar că cine devine pentru prima dată angajator trebuie să obțină și acces în Revisal. Din cauza amânării momentului îndeplinirii formalităților ce țin de Revisal, mulți dintre cei interesați s-au plâns că nu au dobândit parola de acces în timp util, adică până la 31 decembrie 2022 și nu au putut transmite datele privind contractele la timp. Bine de știut că în Codul muncii avem o amendă stabilită pentru „primirea la muncă a uneia sau a mai multor persoane fără transmiterea elementelor contractului individual de muncă în registrul general de evidență a salariaților cel târziu în ziua anterioară începerii activității” - 20.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată.

Toate regulile privind folosirea Revisal se regăsesc în HG nr. 905/2017. Noii angajatori trebuie să fie atenți la diversele termene precizate de lege pentru transmiterea anumitor date în registru, riscând, altfel, amenzi în caz de control. 

Util: Documentele care stau la baza dovedirii, în caz de control al ITM, a responsabilului Revisal

Vectorul fiscal

Pe scurt, devenind angajator, societatea trebuie să plătească statului, de acum, noi dări fiscale, chiar dacă unele dintre ele sunt datorate de angajat, dar sunt plătite în mod efectiv, conform legii, de angajator - contribuțiile sociale la sănătate, pensii și impozitul, mai exact, angajatorul datorând în nume propriu contribuția asiguratorie de muncă. Și aici e nevoie de formalizarea lucrurilor, societatea trebuind să-și modifice vectorul fiscal ca să arate că va datora noi obligații fiscale, conform Ordinului ANAF nr. 1699/2021 (D700). Potrivit Codului de procedură fiscală, orice modificare apărută în vectorul fiscal trebuie transmisă Fiscului în termen de 15 zile de la producerea acesteia.

Documente pe care trebuie să le arăți inspectorilor de muncă în caz de control

Calitatea de angajator vine la pachet cu nenumărate obligații și la fel de multe documente ce trebuie să poată fi oferite celor de la Inspecția Muncii în caz de control. Pentru fiecare angajat trebuie să existe dosarul personal al acestuia, unde apar nu doar contractul de muncă și toate eventualele acte adiționale, ci și alte documente ce vizează angajatul (diversele avize, CV-ul acestuia, actele unilaterale emise de angajator cu privire la  modificarea, suspendarea, încetarea raportului de muncă și, dacă este cazul, deciziile de sancționare etc.). Desigur, atașată fiecărui contract trebuie să existe fișa postului, pe care inspectorii cu siguranță vor vrea să o vadă.

Apoi, chiar dacă există un singur angajat, tot e obligatoriu regulamentul intern la nivelul fiecărui angajator. 

În acest material anterior, în care sunt prezentate documentele ce trebuie prezentate inspectorilor în general, se precizează că angajatorului i se pot solicita, pe lângă cele menționate mai sus:

• certificatele de medicina muncii care atestă că salariații sunt apți pentru munca pe care o prestează; reamintim că lipsa lor poate fi remediată oricând, prin simpla procurare documentului medical, chiar dacă acesta a fost uitat inițial din procedura de angajare;
• programarea concediilor de odihnă;
• organigrama sau ștatul de funcții;
• pontajul/evidența orelor lucrate de către fiecare salariat/foile colective de prezență;
• statele de plată și dovada achitării salariilor la termenele prevăzute în contractul individual de muncă;
• registrul general de evidență a salariaților;
• împuternicirea persoanei desemnate să transmită în Revisal și/sau contractul de prestări servicii încheiat cu serviciul extern;
• documentele privind protecția maternității;
• documentele care atestă implementarea dispozițiile legale cu privire la protecția datelor cu caracter personal și a celor privind respectarea principiului egalității de șanse și de tratament etc.

SSM

Obligațiile angajatorilor în caz de SSM sunt multiple și, în cazul existenței unui singur angajat, în cele mai multe cazuri serviciul trebuie îndeplinit de un terț specializat. În cazul microîntreprinderilor şi al întreprinderilor mici, în care se desfăşoară activităţi fără riscuri deosebite, angajatorul îşi poate asuma atribuţiile din domeniul SSM, dar doar dacă are capacitatea necesară în domeniu, prevede Legea 319/2006. Pentru că e puțin probabil ca acesta să fie cazul, de cele mai multe ori societățile care și-au luat acest angajat pentru a bifa condiția de la impozitarea micro vor apela la serviciile terților în privința instruirilor obligatorii de SSM și tuturor celorlalte formalități din acest domeniu.