avocatnet.ro 
- Analiza periodică a corectitudinii raportărilor fiscale, verificarea mapării codurilor TVA și realizarea testelor de consistență pentru SAF-T sunt esențiale pentru evitarea discrepanțelor identificate de ANAF, de exemplu.
- Monitorizarea regulată a Spațiului Privat Virtual, analiza evidenței pe plătitor și comunicarea proactivă cu ANAF ajută, de asemenea, la prevenirea problemelor fiscale.
„Ne-am propus să atingem un pic și tema de prevenție și validare, mai ales că de la început am spus că e bine să avem o abordare proactivă, nu reactivă la aceste chestiuni. Adică să n-așteptăm până când ANAF vine și ne trimite o solicitare sau face un control. E bine să avem niște acțiuni proactive și am zis să luăm câteva exemple, câteva recomandări”, a punctat, în introducere, Valentin Alangiu, intrând apoi în detalii.
1. Utilizarea unor sisteme ERP integrate, localizate la cerințele statutare: „Este prima pe care am văzut-o foarte utilă. Deși poate unora li se pare ciudată, noi vedem în practică diverse companii care încă folosesc sisteme vechi care nu sunt integrate cu toată activitatea societății, unde nu sunt localizări la raportările statutare și unde, pentru diverse funcții și obținerea de informații fiscale, trebuie folosite tot felul de interfețe, exporturi, prelucrări manuale. Eventual, se folosesc sisteme diferite - unul e pentru stocuri, unul e pentru contabilitate, unul e pentru billing, altul e pentru o parte de producție... Cu cât evidența este mai fragmentată cu atât riscul de a avea informații necorelate devine mai mare, evident. Avantajele unui sistem integrat (și mai ales localizat la legislația românească) sunt posibilitatea de a avea rapoarte foarte specifice pentru nevoile pe care le avem și reconcilierea automată între registre și declarații. De asemenea, putem avea integrări cu e-Transport sau e-Factura.”
2. Procesul de analiză a corectitudinii raportărilor fiscale și a corelărilor între acestea și sistemul ERP: „Este un proces recomandat a se parcurge chiar dacă este one-off sau recurent la anumite perioade de timp, dacă au loc schimbări în activitate, în modelul de business. Apropo de discrepanțele pe care ANAF le vede, trebuie să înțelegem dacă, din perspectiva noastră, avem toate setările corespunzătoare, corecte pentru a asigura această corelare între rapoarte. Una foarte importantă, spre exemplu, este maparea codurilor de TVA. Aparent, declarația SAF-T se poate depune, nu ni se dă nicio eroare, pentru că, sintactic, declarația este construită corect, DUK o validează, SPV (Spațiul Privat Virtual - n. red.) o preia și se consideră depusă.
Dar, dacă codurile de TVA pe care noi le folosim în declarația SAF-T sunt diferite de modul în care noi raportăm tranzacțiile în decontul de TVA, de exemplu, și ceea ce vine inclusiv prin e-Factura, aceasta ne conduce la discrepanțe pe e-TVA și nu numai. Deci, în primul rând, este necesară o acțiune de validare a acestui setup în codificări, în planul de conturi, care trebuie să fie conform ultimelor schimbări care s-au făcut. De asemenea, testele de coerență SAF-T sunt foarte importante - strict din punct de vedere sintactic, declarația poate fi corectă, dar să existe foarte multe discrepanțe între secțiunile declarației, din perspectiva informațiilor și a sumelor. ANAF a publicat doar două seturi de teste de consistență până acum, dar probabil că va mai publica și altele. Și la ei este un «șantier» la implementarea acestor teste. Sunt programe care au integrată funcția de validare a acestor teste. Alții pot folosi programe externe pentru a-și valida testele de consistență de la SAF-T. (...)
Validarea corespondențelor dintre declarația SAF-T și declarațiile de TVA, pentru că includem aici toată evidența (300 cu 390, 394). De asemenea, un proces de validare la ce avem în e-Factura versus ce înscriem în jurnale, ce raportăm în declarația de TVA. Și, nu în ultimul rând, la zona de situații financiare și impozit pe profit - corelarea între declarația 101 și contul de profit și pierdere din situațiile financiare.”
3. Monitorizarea SPV, analiza evidenței pe plătitor, contactul cu ANAF: „Pe partea de relație cu ANAF - monitorizarea permanentă a SPV, analiza regulată a evidenței pe plătitor, ca să vedem care este situația acolo. Întâlnim multe cazuri în care nimeni nu urmărește. Dacă nu primim nimic, se consideră că suntem bine și, uneori, pot fi probleme - nu observăm, de exemplu, vreo comunicare sau nu suntem atenți la ce se mai întâmplă pe fișa noastră și ne trezim, pur și simplu, cu o notificare că putem să devenim inactivi, cu o decizie de impunere incorectă sau alte lucruri care ar trebui, de fapt, să fie rezolvate printr-un proces permanent de validare. Aceasta nu înseamnă o activitate de zi cu zi, nu înseamnă o activitate obligatorie în fiecare lună, ci, în funcție de volumul de activitate, poate fi făcută la trimestru, la semestru sau la an măcar, dacă este o entitate mică. Și, totodată, să revenim cu adrese scrise, cu puncte de vedere, cu solicitări către ANAF în momentul în care observăm lucruri pe care le considerăm incorecte.”
4. Corectarea declarațiilor fiscale: „Corectarea declarațiilor fiscale e indicator de risc fiscal - atenție la numărul de rectificări. Și, nu în ultimul rând, atenție la redeschiderea perioadei de prescripție. Pentru că, dacă depunem acum o rectificare la impozitul pe profit pentru anul 2023, să spunem, redeschidem perioada de prescripție pentru acel an, care curge din nou. Și aici este o cântărire a unei decizii de a rectifica sau de a nu rectifica acea perioadă sau dacă e cazul de o rectificare, pentru că poate să nu fie cazul de o rectificare. Nu orice sumă se rectifică în declarația inițială, dacă e cazul de o simplă sumă de materialitate.”
5. Gestionarea erorilor: „Mai departe, organizarea completă a documentației pe ani fiscali. Iarăși, poate părea amuzant, dar vedem de multe ori o organizare deficitară în care diverse fișiere, documente sunt păstrate într-un mod mai mult sau mai puțin haotic, sunt greu de identificat ulterior, nu sunt actualizate informațiile. Registrul de evidență fiscală, fie el și electronic, nu știi de unde să-l iei, sunt prea multe versiuni și, la un control fiscal sau dacă ai nevoie să răspunzi unei notificări primite de la ANAF după nu știu cât timp, e greu să mai înțelegi ce s-a întâmplat în urmă cu trei-cinci ani de zile.
Monitorizarea aspectelor juridice e foarte importantă. De multe ori nu dăm importanță acestui aspect, care este pur administrativ, pentru că ni se pare că noi ne ocupăm de lucruri mai importante, și ne trezim că societatea are sediul expirat sau că a expirat mandatul administratorului. Sunt motive pentru care sigur vom primi o notificare de intrare în inactivitate fiscală - pe care o putem rezolva, evident, dacă corectăm situația, numai că, în anumite cazuri, numirea administratorului poate să fie un proces foarte alambicat. Am întâlnit situația aceasta - din cauza structurii grupului, a persoanelor care aprobă... nu poți să te încadrezi în cele 30 de zile pe care ANAF ți le dă pe pentru a-ți corecta situația la Registrul comerțului. Deci, aici trebuie să fie un proces proactiv. (...) Și, nu în ultimul rând, în tot acest proces, vorbim de personal calificat, pregătire profesională continuă, actualizare legislativă (a vă asigura că, la nivelul companiei, cei care se ocupă de raportări, de declarații sunt la curent cu toate modificările).
Revizuirea fiscală. În momentul în care considerăm că stăm pe un «butoi cu pulbere» și avem diverse chestiuni acolo de care nu suntem foarte siguri, e recomandată o revizuire fiscală. Apelarea la experți pentru analiză, pentru o confirmare a unor tratamente fiscale, a unor documente, tranzacții este foarte importantă pentru a ști care este riscul, în ce punct ne aflăm, cum îl putem corecta și la ce ne putem aștepta. E mult mai dificil când te trezești că-ți vine controlul fiscal, ca un bolovan, într-un moment în care ești nepregătit. Nu știi, concret, ce s-a întâmplat și care sunt efectele. Evident, mai este și conformarea voluntară - dacă observăm niște lucruri care nu sunt corecte, trebuie să avem în vedere corectarea lor și evitarea erorilor respective pe viitor.”
cristy1110 
Alina Constantin