Reminder: Ghidul bilanțurilor pe 2016: Cele mai importante aspecte de care să ții cont, având în vedere că azi este ultima zi de depunere

Principalele reguli pe care trebuie să le respecte firmele în acest an la întocmirea și transmiterea situațiilor financiare aferente anului 2016 sunt incluse în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice (MFP) nr. 166/2017, în vigoare din ultima zi a lunii ianuarie 2017.

Pentru firme, termenul-limită până la care pot fi depuse situațiile se împlinește astăzi, adică în 150 de zile de la data la care se încheie exercițiul financiar (31 decembrie 2016 în cazul nostru). Pe lângă firme, același termen trebuie respectat și de societăţile/ companiile naţionale, regiile autonome sau institutele naţionale de cercetare-dezvoltare. Practic, toți acești contribuabili mai au doar ziua de azi la dispoziție pentru a îndeplini obligația fiscală menționată. 

În ceea ce privește entitățile care nu au desfășurat activitate de la constituire până la 31 decembrie 2016, acestea nu trebuie să întocmească situații financiare anuale, însă au fost obligate să depună la unitățile teritoriale ale MFP, în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar (până la 1 martie 2017), o declarație pe propria răspundere a persoanei care are obligația gestionării entității, care să cuprindă toate datele de identificare a entității.

Și societățile aflate în lichidare au avut obligația să transmită, nu mai târziu de 31 martie 2017 (90 de zile de la încheierea lui 2016), o raportare contabilă anuală. De altfel, au existat și anumite entități, respectiv cele fără scop patrimonial (asociații, fundații etc), ce au avut obligația depunerii bilanțurilor pe 2016 până de curând - detalii, aici. 

Microentitate, entitate mică, mijlocie sau mare

În funcție de anumite criterii, o companie poate să fie considerată microentitate, entitate mică, entitate mijlocie sau entitate mare. Încadrarea firmelor în categoriile amintite se face potrivit prevederilor Ordinului MFP nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

Practic, trebuie reținut că regulile ce trebuie respectate de o firmă la întocmirea situațiilor financiare anuale depind de încadrarea într-una dintre categoriile amintite. De exemplu, microentitățile sunt scutite de prezentarea anumitor informații nefinanciare, precum și de elaborarea notelor explicative la situațiile financiare anuale.

Încadrarea se face pe baza balanței de verificare încheiate la data de 31 decembrie 2016, stabilesc normele în vigoare. Cât despre entităţile care au ales un exerciţiu financiar diferit de anul calendaristic, acestea determină criteriile respective pe baza balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar astfel ales, şi care se încheie la o dată ulterioară datei de 1 ianuarie 2017.

Notă: Mai multe detalii despre gruparea firmelor în categoriile amintite găsiți aici. 

Bilanțuri simplificate: Cine le poate depune

Dacă anterior am prezentat cum, în funcție de mărime, firmele sunt încadrate în trei mari categorii, acum să spunem că unele dintre acestea au posibilitatea de a întocmi un bilanț prescurtat. Mai precis, de o astfel de prevedere pot beneficia microentitățile și entitățile mici, însă nu și cele mijlocii și mari. 

Prin urmare, o companie are obligația de a analiza permanent, pentru fiecare dată a bilanţului, dacă a depăşit, respectiv a încetat să depăşească criteriile de mărime corespunzătoare, pentru a ști unde se încadrează și ce reguli trebuie să respecte la întocmirea și depunerea situațiilor financiare anuale. Astfel, entitatea schimbă categoria în care se încadrează doar dacă în două exerciţii financiare consecutive depăşeşte sau încetează să depăşească criteriile de mărime. Ca urmare, modificarea criteriilor de mărime nu determină automat încadrarea entităţii într-o nouă categorie.

Notă: Explicații pe larg despre depunerea bilanțurilor simplificate puteți citi aici. 

Din continuarea articolului, abonații serviciului AvocatNet.ro Premium pot afla despre:

• în ce situații apare obligația auditării bilanțurilor pentru anul 2016;
• noua procedură de corectare a greșelilor semnalate în situațiile financiare depuse;
• cine trebuie să semneze documentele și cum;
• informații despre depunerea raportului administratorului sau a altor documente, după caz;
• modalitățile pentru transmiterea situațiilor financiare anuale;
• erorile frecvente apărute la întocmirea documentelor și cum pot fi ele evitate;
• sfaturi și recomandări pentru o raportare corectă;
• riscurile pentru cei ce întârzie depunerea bilanțurilor;
• cum se verifică online transmiterea corectă a situațiilor financiare aferente anului 2016. 

Anumite firme trebuie să-și auditeze bilanțurile pe 2016

Prevederile în vigoare stabilesc că anumite entități trebuie să-și auditeze bilanţurile, în timp ce altele au numai obligația de a-și verifica informațiile din documentele respective cu ajutorul cenzorilor.

Astfel, situaţiile financiare anuale ale entităţilor mijlocii şi mari, precum şi ale societăţilor/companiilor naţionale, societăţilor cu capital integral sau majoritar de stat şi regiilor autonome sunt auditate de unul sau mai mulţi auditori statutari sau firme de audit. În plus, sunt supuse auditului și entitățile care, la data bilanțului, depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele criterii:

• totalul activelor: 16.000.000 de lei;
• cifra de afaceri netă: 32.000.000 de lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50.

Notă: Mai multe detalii despre auditarea bilanțurile pe 2016 sunt aici, în timp ce din acest articol aflați precis ce trebuie să conțină raportul de audit. 

Firmele au mai mult timp să corecteze greșelile din situațiile financiare anuale

Procedura de corectare a erorilor cuprinse în situațiile financiare anuale și raportările contabile anuale a fost modificată pe 7 aprilie 2017, la momentul publicării Ordinului MFP nr. 543/2017. 

Concret, documentul stabilește ca anumite erori cuprinse în situațiile financiare anuale și raportările contabile depuse, precum datele de identificare ale firmei/entității raportoare, să nu mai aibă un termen maxim de corectare. Astfel, un termen-limită pentru corectarea greșelilor apărute în situațiile financiare anuale se aplică doar anumitor tipuri de erori.

Mai mult, data-limită până la care pot fi corectate situațiile financiare anuale a fost extinsă, corectarea putând fi făcută până cel târziu la termenul maxim de depunere a situațiilor financiare anuale/raportărilor contabile anuale aferente exercițiului financiar/anului următor celui la care se referă situațiile financiare anuale/raportările contabile anuale la care s-au constatat erori. Astfel, situațiile financiare pentru anul 2016 vor putea fi corectate până la depunerea situațiilor financiare pentru anul 2017, adică finalul lunii mai 2018, și nu până la finalul anului 2017, cum stipula reglementarea anterioară. 

Notă: Mai multe detalii despre noua procedură pentru corectarea situațiilor financiare anuale sunt disponibile aici și aici.

Două semnături nu pot lipsi din situațiile financiare aferente anului trecut

Regulile pentru întocmirea și depunerea situațiilor financiare și a raportărilor contabile pentru anul fiscal 2016 fac referire și la semnăturile ce trebuie să se regăsească, în mod obligatoriu, în documentele transmise instituției până spre finalul lunii în curs. 

Astfel, situaţiile financiare anuale şi raportările contabile se semnează, în partea dreaptă, de către directorul economic, contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie.

Totodată, bilanțurile pot fi întocmite şi semnate de persoane fizice (experți contabili) sau firme de contabilitate, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România. În plus, există și o a doua semnătură care nu poate lipsi de pe orice raportare financiară anuală, și anume semnătura administratorului sau a persoanei care are obligația gestionării entității.

Notă: Informații suplimentare despre singurele persoane ce pot semna bilanțurile, aici. 

Bilanțurile trebuie însoțite de raportul administratorilor sau alte acte

Potrivit normelor în vigoare, situațiile financiare anuale trebuie să fie însoțite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, după caz, şi de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.

În ceea ce privește raportul administratorilor, acesta este elaborat pentru fiecare exercițiu financiar și cuprinde o prezentare fidelă a dezvoltării şi performanţei activităţilor entităţii şi a poziţiei sale, precum şi o descriere a principalelor riscuri şi incertitudini cu care aceasta se confruntă.

La rândul său, raportul de audit trebuie întocmit acolo unde apare obligația auditării, așa cum am explicat mai sus. Acesta trebuie semnat și datat de către auditorul statutar. În cazul în care auditul statutar este efectuat de o firmă de audit, raportul de audit poartă semnătura cel puţin a expertului care a efectuat auditul în numele firmei. Reamintim că auditarea nu este obligatorie, de principiu, pentru entitățile mici și microentitățile, acestea fiind verificate, după caz, de cenzori.

Notă: Din acest articol aflați care sunt entitățile obligate să depună fiecare dintre documentele prezentate anterior pe scurt.

Erorile de evitat la întocmirea bilanțurilor

Atunci când întocmesc situațiile financiare anuale, contribuabilii trebuie să acorde o atenție sporită anumitor aspecte. În opinia specialiștilor, firmele trebuie să aibă grijă, în primul rând, la întocmirea conformă a notelor explicative, obligatorie în cazul entităților mici, mijlocii și mari. Apoi, există o serie de greșeli pe care operatorii economici sunt predispuși să le facă, iar una dintre erorile frecvente o reprezintă încadrarea eronată a conturilor contabile în categoriile bilanțiere.

Mai departe, în topul greșelilor pe care le fac firmele ce întocmesc bilanțurile anuale regăsim clasificarea activelor/ datoriilor în active pe termen scurt și active/ datorii pe termen lung. În continuare, acolo unde există solduri care prezintă componenta atât pe datorie, cât și pe creanță, există riscul ca un contribuabil să declare doar soldul net, ca și creanță/datorie. Concluzionând, putem încadra erorile din situațiile financiare anuale în:

• erori de calcul, atunci când elementele de calcul nu sunt calculate corect;
• erori de încadrare, adică elementele raportate nu sunt încadrate la categoria bilanțieră corectă.

Notă: Prezentarea pe larg a celor mai întâlnite erori la întocmirea bilanțurilor este disponibilă aici și a fost realizată cu ajutorul specialiștilor din domeniu.

Sfaturi și recomandări pentru o raportare corectă

Pentru o întocmire corectă a situației financiare anuale este nevoie, înainte de toate, de corectitudine în ținerea contabilității, sunt de părere experții în fiscalitate, care recomandă persoanelor responsabile ca, la fiecare final de lună, să verifice rulajele și soldurile conturilor contabile, pentru depistarea posibilelor erori care pot apărea.

Totodată, pentru a evita să prezinte unele informații eronate, contribuabilii sunt sfătuiți ca, la întocmirea bilanțurilor, să urmarească cu atenție încadrarea conturilor în pozițiile bilanțiere. În fine, o altă recomdare pentru contribuabili constă în urmărirea indicatorilor care dau tipul de situații financiare întocmite. 

Notă: Mai multe sfaturi pentru o întocmire adecvată a raportărilor contabile pot fi citite aici. 

Ce riști dacă întârzii prea mult depunerea bilanțurilor

Așa cum am menționat încă de la început, firmele au obligația de a depune la MFP situațiile financiare pentru 2016 până cel mai târziu mâine, în caz contrar fiind posibile amendarea sau chiar dizolvarea.

Mai precis, o firmă care nu va respecta termenul de 30 mai 2017 pentru depunerea situațiilor pe 2016 va putea fi sancționată cu amendă de până la 4.500 de lei, dacă întârzierea depășește 30 de zile lucrătoare. Totuși, nu acesta este cel mai mare risc la care se expun contribuabilii ce nu vor respecta termenul-limită. Astfel, cei care nu vor depune bilanțurile pe 2016 nici în 60 de zile lucrătoare de la data-limită, adică cel târziu la 25 august 2017, riscă să fie dizolvate. 

Notă: Aflați mai multe de aici despre riscurile la care se expun firmele ce nu vor depune la timp documentele. 

Variantele prin care poți transmite situațiile financiare la Fisc

Până mâine, firmele trebuie să depună bilanțurile aferente anului trecut fie în format hârtie şi în format electronic, fie numai în formă electronică.

În primul rând, situațiile anuale la 31 decembrie 2016 se pot depune în format hârtie și în format electronic, la registratura unităților teritoriale ale Ministerului Finanțelor sau la oficiile poștale, prin scrisori cu valoare declarată. Apoi, de câțiva ani există și varianta depunerii exclusiv online, pe portalul www.e-guvernare.ro, având atașată o semnătură electronică extinsă.

Notă: Mai multe detalii despre modalitățile de transmitere a situațiilor pe 2016 puteți citi aici. 

Poți verifica online dacă ai trimis corect documentele

Firmele au două variante de a transmite bilanțurile pentru 2016 la unitățile teritoriale ale MFP, respectiv direct la registratură/ poștă sau online. 

De altfel, există numeroși agenți economici care au efectuat deja raportarea, astfel că aceștia au o adresă dedicată la care pot verifica dacă situațiile financiare au fost depuse corect. După completarea tuturor datelor solicitate, sistemul va genera o recipisă din care se pot afla informații referitoare la starea raportărilor anuale, adică dacă acestea au fost sau nu transmise corect.

Notă: Din acest articol aflați unde puteți verifica starea situațiilor financiare depuse, dar și cum pot fi depuse efectiv bilanțurile pe internet.