Arhivare documente

Question

Discuție deschisă în Dreptul muncii - contract de muncă, demisie, salariu şi altele

Arhivare documente

Utilizator 15:41, 5 Septembrie 2013

Buna ziua.
Exista o legislatie anume cu privire la arhivare si durata pentru care ar trebui pastrat un document in firma? Doresc sa fac putina ordine in documentele vechi si nu stiu ce am voie sa arunc si ce nu.

Răspunde Citează

3 mesaje

1701 vizualizări

3 participanți

Cel mai recent răspuns: , Consilier juridic 16:12, 5 Septembrie 2013

Vezi răspuns

~ final discuție ~

Alte discuții în legătură

Arhivarea documentelor contabile sunt administrator la 2 societati comerciale de 20 de ani nu am gasit o lege clara.. norme.. de arhivarea actelor contabile: stiu ca statele de plata se ... (vezi toată discuția)

Termen de pastrare documente Pentru un cabinet inidividual medicina de familie as vrea sa stiu cat timp trebuie pastrate urmatoarele documente (avand date incepand din anul 2000): -state ... (vezi toată discuția)

Arhiva societate Buna ziua, Am si eu o problema legata de pastrarea unei arhive a unei societati comerciale. Precizez ca societatea este un SA cu capital de stat si are o ... (vezi toată discuția)

ana-cer Moderator · Answer 1 · 2013-09-05 15:56:19

Exista Legea nr. 16/2006 - Legea arhivelor nationale. Ar fi bine sa mergeti la arhivele nationale din localitatea dvs. si rugati-i sa va indrume cum trebuie sa procedati cu arhiva firmei.

Va dau cateva extrase:

Secţiunea I
Evidenţa documentelor

ART. 7
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii.
ART. 8
Anual documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori de către direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1.
ART. 9
Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3.
Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii la nivel central sau local, în urma selecţionării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.

Secţiunea a II-a
Selecţionarea documentelor

ART. 10
În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.
Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul general al Arhivelor Naţionale.
ART. 11
În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente.
Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. 2.
În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce urmează a fi arhivate.

Secţiunea a III-a
Păstrarea documentelor

ART. 12
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.
Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.
Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor.
Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate în arhiva societăţilor comerciale la care deţine cel puţin 50% plus o acţiune din capitalul social.

Cornel Vasile Consilier juridic · Answer 2 · 2013-09-05 16:12:40

Vedeti
Legea rr. 16 din 2 aprilie 1996 - Legea Arhivelor Naţional

Pastrarea documentelor contabile si fiscale - mai multe detalii
[ link extern ] /