Eliberare documente de către ONG

Da, puteți elibera diplome sau adeverințe de participare la activitățile asocieției.

Evident ca da..... nu inteleg ce v-a facut sa va puneti aceasta intrebare? Ca e doar o certificare a unei situatii de fapt, simpla apartenenta la o asociatie sau participarea la ceva activitati ale acesteia nu confera drepturi legale.... sau e asociatia acreditata ca funrizor de servicii de formare profesionala sau ar dori sa fie? sau alte asemenea situatii in care ar urma acele adeverite / dimplome sa produca ceva efecte juridice?

Vă rog, dacă este posibil un răspuns în legătură cu acest subiect. Diplomele de participare la un curs de formare pentru părinți eliberate se înregistrează în registrul ONG-ului cu număr de înregistrare sau trebuie să existe un alt registru doar pentru diplome, adeverințe? Aceste diplome au scopul de a confirma participarea fără a intra în sfera unui furnizor de formare profesională cu implicații aferente.Acest număr este obligatoriu să apară pe diplomă?

Daca diplomele sunt sunt emise intr-un cadru de educatie formala gen curs postuniversitar, nici de formare profesionala a adultilor acreditat, atunci nu sunt supuse unei legislatii speciale si prin urmare sistemuil de evidenta si modul de identificare unica a fiecarui document si trasabilitatea documentelor exista, ca pentru absolut orice document emis de o persoana juridica sau alt profesionist, in virtutea obligatiilor generale prevazute de Legea Arhivelor nr. 16/1996. DAR modul concret de identificare si evidenta e la latitudinea fiecarui creator de documente, astfel ca respectivul ONG poate decide sa numeroteze dintr-o singura plaja de numere absolut orice document pe care il produce sau primeste.... Legislatia nu prevede expres ca numarul sau alt element de identificare unica a documentului trebuie sa apara pe toate exemplarele, deci daca ONG-ul are capacitatea sa il identifice oricand unic in propriile evidente pe alte criterii ex. dupa numele beneficiarului si data / perioada / titlul acelei formari, poate sa nu ii aplice numar / alt identificator si nici data emiterii, daca rezulta din document macar perioada in care a avut loc cursul... si cine are dubii ref. autenticitate se adreseaza emitentului cerand sa confirme documentul, doar ca atunci nu poate scrie simplu "diploma seria X nr. Y" eventual " emisa in data Z" ci trebuie sa dea mai multe detalii. E totusi o buna practica sa treci si pe exemplarul eliberat beneficiarului si pe cel pastrat intern acel identificator unic, nu doar intr-un registru, ca daca din cine stie ce motiv se distruge / devine inutilizabil sistemul de evidenta gen registru clasic sau electronic sau alt mod de evidenta gen stocare electronica pe foldere de profil sau in soft de management documente care le pastreaza si identifica pe alte criterii, sa poata fi totusi identificat unic si verificat documentul.... In plus, cand e vorba de diplome ce pot produce efecte juridice, poti da de functionari formalisti care cred ca o diploma sau alt document nu ar fi valabil daca nu are mentionat un numar de inregistrare, si prin asta le faci probleme beneficiarilor, ii faci sa piarda timp si nervi in lupta cu acei functionari.... asa ca mai bine treci si pe diplome un identificator chair daca emitentul are un sistem de evidenta mai modern care a depasit sistemul clasic si greoi al numerelor de inregistrare ( ca cine mai da, de exemplu, in ziua de astazi, nr. de inregistrare la e-mail-uri, in conditiile in care orice program de e-mail e in sine implicit si un registru de corespondenta, prezentand tabelar si permitant cautari si sortari dupa expeditor / destinatar, data, ora, subiect si alte caracteristici..... desi daca explici asta cuiva care e blocat mental in desuetele texte ale legislatiei privind arhivarea, va spune ca nu e suficient :-)

Cu deosebit respect, vă mulțumesc!

radumititean a scris:

Daca diplomele sunt sunt emise intr-un cadru de educatie formala gen curs postuniversitar, nici de formare profesionala a adultilor acreditat, atunci nu sunt supuse unei legislatii speciale si prin urmare sistemuil de evidenta si modul de identificare unica a fiecarui document si trasabilitatea documentelor exista, ca pentru absolut orice document emis de o persoana juridica sau alt profesionist, in virtutea obligatiilor generale prevazute de Legea Arhivelor nr. 16/1996. DAR modul concret de identificare si evidenta e la latitudinea fiecarui creator de documente, astfel ca respectivul ONG poate decide sa numeroteze dintr-o singura plaja de numere absolut orice document pe care il produce sau primeste.... Legislatia nu prevede expres ca numarul sau alt element de identificare unica a documentului trebuie sa apara pe toate exemplarele, deci daca ONG-ul are capacitatea sa il identifice oricand unic in propriile evidente pe alte criterii ex. dupa numele beneficiarului si data / perioada / titlul acelei formari, poate sa nu ii aplice numar / alt identificator si nici data emiterii, daca rezulta din document macar perioada in care a avut loc cursul... si cine are dubii ref. autenticitate se adreseaza emitentului cerand sa confirme documentul, doar ca atunci nu poate scrie simplu "diploma seria X nr. Y" eventual " emisa in data Z" ci trebuie sa dea mai multe detalii. E totusi o buna practica sa treci si pe exemplarul eliberat beneficiarului si pe cel pastrat intern acel identificator unic, nu doar intr-un registru, ca daca din cine stie ce motiv se distruge / devine inutilizabil sistemul de evidenta gen registru clasic sau electronic sau alt mod de evidenta gen stocare electronica pe foldere de profil sau in soft de management documente care le pastreaza si identifica pe alte criterii, sa poata fi totusi identificat unic si verificat documentul.... In plus, cand e vorba de diplome ce pot produce efecte juridice, poti da de functionari formalisti care cred ca o diploma sau alt document nu ar fi valabil daca nu are mentionat un numar de inregistrare, si prin asta le faci probleme beneficiarilor, ii faci sa piarda timp si nervi in lupta cu acei functionari.... asa ca mai bine treci si pe diplome un identificator chair daca emitentul are un sistem de evidenta mai modern care a depasit sistemul clasic si greoi al numerelor de inregistrare ( ca cine mai da, de exemplu, in ziua de astazi, nr. de inregistrare la e-mail-uri, in conditiile in care orice program de e-mail e in sine implicit si un registru de corespondenta, prezentand tabelar si permitant cautari si sortari dupa expeditor / destinatar, data, ora, subiect si alte caracteristici..... desi daca explici asta cuiva care e blocat mental in desuetele texte ale legislatiei privind arhivarea, va spune ca nu e suficient :-)