Cand putem scrie pe facturi mai putine informatii decat ne cere Codul fiscal

Potrivit Codului Fiscal, orice persoane inregistrata in scopuri TVA, care efectueaza o livrare sau o prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

De asemenea, persoana impozabila este obligata sa emita o factura catre fiecare beneficiar si pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile.

Codul fiscal stabileste, la art. 155, ca o factura fiscala trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu anumite elemente. Lipsa elementelor obligatorii de pe factura poate duce la imposibilitatea de deducere a TVA de catre persoana impozabila.

. Concret, este vorba despre:

• numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data difera de data emiterii facturii;
• datele firmei care emite factura: nume, adresa si cod de inregistrare fiscala;
• datele beneficiarului bunurilor sau serviciilor: nume, adresa si codul de inregistrare fiscala;
• date despre bunurile sau serviciile livrate: denumire, cantitate, pretul unitar;
• valoarea bunurilor sau serviciilor fara TVA;
• indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei. In cazul in care nu se datoreaza taxa, factura trebuie sa contina trimiterea la dispozitiile aplicabile din Codul Fiscal sau din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare inversa;
• in cazul in care se aplica un regimul special (agentii de turism, bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie, antichitati), factura va contine trimiterea la articolul corespunzator din Directiva 112 care sa indice ca a fost aplicat unul dintre regimurile respective;
• o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune.

De asemenea, facturile trebuie sa mai includa:

• mentiunea «TVA la incasare», in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii;
• mentiunea «taxare inversa», in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA;
• mentiunea «autofactura», in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului;
• daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta,
• obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei - bunuri second-hand», «regimul marjei - opere de arta» sau «regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati», dupa caz;

Daca beneficiarul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, factura trebuie sa mai contina, pe langa numele beneficiarului, si datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele, adresa si codul de inregistrare fiscala).

Normele metologice de aplicare a Codului Fiscal precizeaza ca, in cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in Romania, care au sedii secundare fara personalitate juridica pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului activitatii economice a persoanei juridice si, optional, se poate inscrie si adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile si/sau au fost prestate serviciile.

In cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in afara Romaniei, care au sedii fixe pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului fix din Romania care a realizat livrarea de bunuri si/sau prestarea de servicii.

Codul de procedura fiscala mai impune, la art. 73, ca pe facturi sa fie mentionat si codul de identificare fiscala a contribuabilului.

De asemenea, potrivit Legii societatilor comerciale (31/1990), pe orice factura intocmita de o societate trebuie sa se mentioneze si denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare. In cazul societatilor cu raspundere limitata, facturile vor contine si capitalul social, iar pe facturile emise de societatile pe actiuni trebuie mentionate capitalul social subscris, dar si cel varsat. Amenda pentru incalcarea acestor prevederi este cuprinsa intre 2.500 lei si 5.000 lei.

In plus, daca facturile sunt emise de o sucursala, acestea trebuie sa mentioneze si oficiul registrului comertului la care a fost inregistrata sucursala si numarul ei de inregistrare. Lipsa acestui element atrage tot o amaneda de pana la 5.000 de lei.

Puteti intocmi facturile in orice limba oficiala a statelor membre UE, insa la solicitarea organelor de inspectie fiscala trebuie sa asigurati traducerea in limba romana. Trebuie sa stiti ca, potrivit Codului Fiscal, semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.

De asemenea, baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar, daca operatiunea nu este scutita de TVA, suma taxei trebuie inscrisa si in lei. Pentru inregistrarea in jurnalele de vanzari, baza impozabila va fi convertita in lei, utilizand ultimul curs de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operatiunea in cauza.

Potrivit Legii contabilitatii (82/1991), facturile trebuie sa fie arhivate, odata cu celelalte documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Putem emite si facturi cu mai putine elemente obligatorii

Codul fiscal permite contribuabililor sa emita si  facturi simplifcate, adica documente care contin mai putine elemente obligatorii decat facturile obisnuite. Mai exact, facturile emise in sistem simplificat trebuie sa contina doar:

• data emiterii;
• identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
• suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
• o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica, in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura (reamintim ca potrivit modificarilor orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca si o factura).

Cand se pot emite facturi simplificate

Legislatia fiscala stabileste ca se pot emite facturi in sistem simplificat:

• atunci cand valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu depaseste 400 de euro. Cursul de schimb utilizat pentru determinarea in euro a valorii facturii este cursul prevazut la art. 139¹ (ultimul curs de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau ultimul curs de schimb publicat de Banca Centrala Europeana ori cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, valabil la data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operatiunea in cauza);
• in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, regulile valabile din 2013 stabilind ca orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca si o factura.

Mai mult decat atat, facturi simplificate pot fi emise si in cazul in care practica administrativa ori comerciala din sectorul de activitate implicat sau conditiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca introducerea tuturor informatiilor obligatorii sa fie extrem de dificila.

Totusi, in aceste situatii se va aplica o procedura distincta, care prevede ca, pentru a emite facturi simplificate, contribuabilii trebuie sa solicite  acest lucru Directiei de legislatie in domeniul TVA din cadrul Ministerului Finantelor Publice si sa prezinte o motivatie a solicitarii, din care trebuie sa reiasa motivele obiective pentru care nu este posibila emiterea facturilor care contin toate elementele obligatorii prevzute de normele legale. Directia de legislatie analizeaza cererea si motive care stau la baza ei si decid daca solicitarea este justificata sau nu.Ulterior, solicitarile avizate favorabil de Directia de legislatie in domeniul TVA se transmit in vederea consultarii Comitetului TVA, conform prevederilor Directivei 112.

Cand nu se pot emite facturi simplificate

Codul fiscal precizeaza si cazurile in care facturile simplificate nu pot fi emise. Astfel, prevederile privind facturile emise in sistem simplificat nu se aplica:

• pentru vanzarile la distanta;
• pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate conform art. 143 alin. (2), lit. a – c din Codul fiscal;
• atunci cand persoana impozabila, care este stabilita in Romania, efectueaza livrarea de bunuri ori prestarea de servicii pentru care taxa este datorata in alt stat membru, in care aceasta persoana nu este stabilita, iar persoana obligata la plata TVA este persoana careia i-au fost livrate bunurile sau i-au fost prestate serviciile in acest alt stat membru.

TVA se poate deduce si pe bonurile fiscale asimilate unei facturi simplificate

Va reamintim ca de la mijlocul lunii martie TVA poate fi dedusa si pe baza bonurilor fiscale care nu depasesc valoarea de 100 euro cu TVA inclus, aceste documente fiind asimilate facturilor simplificate.

Pentru a se putea face deducerea, pe bonurile fiscale trebuie sa fie imprimat, cu ajutorul casei de marcat, codul de TVA al beneficiarului. Practic, aceasta informatie este obligatorie si este necesar ca ea sa faca parte din formatul standard al bonului fiscal, asa cum este emis de aparatul de marcat, nefiind acceptate o mentiune ulterioara cu pixul a codului de TVA al beneficiarului.