Ordinul MFE nr. 1120/2013 - aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din instrumente structurale, obiectivul "Convergenta"

ANEXA

PROCEDURA SIMPLIFICATA

aplicata de beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din instrumente structurale, obiectivul „Convergenta”, precum si in cadrul proiectelor finantate prin mecanismele financiare SEE si norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrari

CAPITOLUL I Domeniu de aplicare

Prezenta procedura descrie principiile si etapele minime pe care trebuie sa le parcurga beneficiarii privati care achizitioneaza produse, servicii sau lucrari in cadrul proiectelor finantate din instrumente structurale, obiectivul „Convergenta”, si in cadrul mecanismelor financiare SEE si norvegian. Beneficiarii privati care achizitioneaza servicii sau lucrari aplica prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, (O.U.G. nr. 34/2006), daca sunt indeplinite cumulativ conditiile art. 9 lit. c) si c1).

Daca valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, depaseste pragurile valorice prevazute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, atunci beneficiarii privati aplica procedura simplificata prevazuta la cap. VII, respectiv:
a) in cazul contractelor de furnizare, beneficiarii privati aplica procedura simplificata fara sa existe o limita valorica superioara de la care sa se aplice dispozitiile O.U.G. nr. 34/2006;
b) in cazul contractelor de servicii si lucrari beneficiarii privati aplica procedura simplificata daca nu indeplinesc cumulativ conditiile prevazute la art. 9 lit. c) si c1) din actul normativ citat mai sus.

Atentie! Este interzisa divizarea unui contract in mai multe contracte de valoare mai mica, cu acelasi obiect, in vederea incadrarii sub pragurile stipulate de prevederile O.U.G. nr. 34/2006.

Atentie! Contractul care are ca obiect atat furnizarea de produse, cat si prestarea de servicii este considerat contract de servicii dac a valoarea estimata a serviciilor este mai mare decat valoarea estimata a produselor prevazute in contractul respectiv. Prin urma re, daca avem un contract in care valoarea serviciilor depaseste valoarea produselor care se vor achizitiona, se aplica prevederile art. 9 lit. c1) din O.U.G. nr. 34/2006, daca sunt indeplinite in mod cumulativ cele doua conditii legiferate. Contractul care are ca obiect produse si lucrari este considerat contract de lucrari, daca valoarea estimata a lucrarilor este mai mare decat valoarea estimata a produselor prevazute in contractul respectiv. Prin urmare, daca avem un contract in care valoare a lucrarilor depaseste valoarea produselor care se vor achizitiona, se aplica prevederile art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006, daca sunt indeplinite in mod cumulativ cele doua conditii legiferate. In toate cazurile, incadrarea contractului de achizitie se realizeaza in functie de valoarea estimata cea mai mare. Prevederile prezentei proceduri se completeaza cu dispozitiile incidente din actele normative specifice, in functie de obiectul achizitiei (de exemplu: vanzarea-cumpararea de terenuri, alte imobile etc.).

CAPITOLUL II Achizitia directa

Daca valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, nu depaseste pragurile valorice prevazute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 pentru fiecare achizitie, beneficiarul achizitioneaza direct produse, servicii sau lucrari.

Achizitia se realizeaza pe baza de documente justificative (de exemplu: comanda, bon fiscal, factura, contract etc.). In acest caz, dosarul achizitiei va cuprinde o nota privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizata la momentul achizitiei, daca este cazul) si documentele justificative ale achizitiei, inclusiv documentele care dovedesc indeplinirea obligatiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de receptie servicii si lucrari, livrabile, procese-verbale de predare primire etc.). Nu este obligatorie semnarea unui contract.

CAPITOLUL III Temei legal

Temeiul legal al prezentei proceduri il reprezinta:
- prevederile art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispozitii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul de Coeziune si de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999, cu modificarile si completarile ulterioare.

CAPITOLUL IV Definitii

In prezenta procedura, termeni de mai jos sunt definiti astfel:
- beneficiar privat - entitate juridica ce nu are calitatea de autoritate contractanta, conform prevederilor art. 8 din O.U.G. nr. 34/2006;
- operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrari persoana fizica autorizata/juridica, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate in domeniu, care ofera in mod licit pe piata produse, servicii si/sau executie de lucrari;
- valoare estimata - o determinare valorica a obiectului contractului de achizitie care se stabileste pe baza calcularii si insumarii tuturor sumelor platibile pentru indeplinirea contractului respectiv, fara taxa pe valoarea adaugata, luand in considerare orice forme de optiuni si, in masura in care acestea pot fi anticipate la momentul estimarii, orice eventuale suplimentari sau majorari ale valorii contractului;
- procedura simplificata - etapele minime ce trebuie parcurse de beneficiarii privati in vederea atribuirii si semnarii unui contract de achizitie;
- specificatii tehnice - cerinte tehnice obiective ce descriu obiectul achizitiei;
- oferta - document solicitat de beneficiarul privat in procesul de prospectare a pietii care contine informatii despre produse/servicii/lucrari aflate pe piata;
- contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect livrarea de produse, in conformitate cu prevederile contractului de finantare;
- contract de lucrari - contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect proiectarea si executia, precum si proiectarea si/sau executia de lucrari ori realizarea prin orice mijloace a unei constructii, in conformitate cu prevederile contractului de finantare;
- contract de servicii - contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect prestarea de servicii, in conformitate cu prevederile contractului de finantare. CAPITOLUL VPrincipii aplicabile prezentei proceduri Pe parcursul intregului proces de achizitie, la adoptarea oricarei decizii trebuie avute in vedere urmatoarele principii:
- principiul transparentei;
- principiul economicitatii;
- principiul eficientei;
- principiul eficacitatii. Prin transparenta se intelege aducerea la cunostinta publicului a informatiilor referitoare la aplicarea procedurii simplificate. Principiul economicitatii prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitati, cu mentinerea calitatii corespunzatoare a acestor rezultate. Respectarea principiului eficientei presupune asigurarea unui raport optim intre rezultatul obtinut (calitate) si resursele financiare alocate. Principiul eficacitatii vizeaza gradul de indeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificata, in sensul obtinerii rezultatelor scontate.

CAPITOLUL VI Evitarea conflictului de interese

Beneficiarii privati persoane fizice/juridice au obligatia de a lua toate masurile necesare pentru a evita situatiile de natura sa determine aparitia unui conflict de interese. In cazul beneficiarilor privati sunt aplicabile prevederile art. 14 si 15 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 142/2012, cu modificarile si completarile ulterioare (O.U.G. nr. 66/2011), coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 875/2011, cu modificarile si completarile ulterioare.

CAPITOLUL VII Procedura simplificata

Etapa 1 - Elaborarea specificatiilor tehnice si verificarea valorii estimate
a) Elaborarea specificatiilor tehnice Beneficiarul privat elaboreaza cerintele tehnice obiective ce descriu obiectul achizitiei in conformitate cu prevederile contractului de finantare. In situatiile de exceptie, cand, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protectia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achizitie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic, vor fi descrise detaliat si motivat specificatiile tehnice particulare. De asemenea, daca produsele ce urmeaza a fi achizitionate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu exceptia testelor de viabilitate comerciala si a productiei pe scara larga destinate recuperarii costurilor de cercetare si dezvoltare, atunci beneficiarul privat va evidentia si va detalia motivat particularitatile tehnice si scopul achizitiei.
b) Verificarea valorii estimate Se va verifica actualitatea valorii estimate a achizitiei si, daca este cazul, se va rectifica aceasta valoare. Atentie! Daca in urma elaborarii specificatiilor tehnice se constata ca valoarea estimata la momentul demararii achizitiei depaseste valoarea prevazuta in contractul de finantare, beneficiarul privat poate suplimenta aceasta valoare din bugetul propriu sau din bugetul contractului de finantare numai dupa ce obtine aprobarea autoritatii de management/operatorilor de program. Se verifica daca valoarea estimata la momentul lansarii procedurii simplificate se situeaza in continuare peste pragurile preva zute la art. 19, dar sub pragul valoric prevazut de art. 9 lit. c) si c1) din O.U.G. nr. 34/2006.

Etapa 2 - Prospectarea pietii
a) Publicarea unui anunt Beneficiarul privat va publica, gratuit, un anunt pe pagina web www.fonduri-ue.ro, sectiunea„Achizitii privati”, insotit de specificatiile tehnice. Publicarea acestui anunt pe site este obligatorie.

Publicarea anuntului si a specificatiilor tehnice nu este obligatorie in urmatoarele cazuri:
- atunci cand, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protectia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achizitie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
- produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu exceptia testelor de viabilitate comerciala si a productiei pe scara larga destinate recuperarii costurilor de cercetare si dezvoltare. Atentie: Motivarea acestor situatii trebuie sa fie atent elaborata. Nepublicarea anuntului pe pagina web www.fonduri-ue.ro, cu exceptia situatiilor expres reglementate de prezenta procedura, atrage o corectie de 25% din valoarea eligibila a contractului de achizitie. Pentru a asigura o publicitate suplimentara, beneficiarul privat poate transmite in aceeasi zi cu publicarea anuntului si invitatii de participare la procedura simplificata. In acest caz, informatiile publicate trebuie sa fie identice cu cele cuprinse in invitatiile de participare.

Transmiterea de invitatii nu este obligatorie. In anunt/invitatie se acorda un termen pentru elaborarea si prezentarea ofertei, luand in considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii si lucrari se acorda minimum 10 zile calendaristice. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau in calcul ziua de publicare/transmitere a anuntului/invitatiei si ziua in care se depun ofertele. In anunt se va bifa campul care anunta operatorii economici ca s-au adus clarificari/modificari la informatiile initiale.

La finalul procedurii, in termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achizitie, se va completa anuntul pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informatii despre castigatorul contractului. In cazul in care beneficiarul privat nu completeaza informatiile mentionate mai sus, cu exceptia situatiilor expres reglementate de prezenta procedura, se aplica o corectie de 5% din valoarea eligibila a contractului de achizitie.

b) Analiza ofertelor Beneficiarul privat compara ofertele primite. Daca se primeste o singura oferta, beneficiarul poate sa o analizeze si sa procedeze la atribuirea contractului de achizitie, daca oferta respecta specificatiile tehnice elaborate conform etapei 1.

c) Elaborarea notei justificative de atribuire Se justifica alegerea ofertei pentru contractare (se prezinta avantajele tehnice si financiare care motiveaza alegerea in raport cu celelalte oferte primite/specificatiile tehnice). In situatiile de exceptie, cand publicarea anuntului si a specificatiilor tehnice nu este obligatorie, alegerea trebuie motivata in nota justificativa de atribuire, prin raportare la specificatiile tehnice particulare/scopul achizitiei.

Etapa 3 - Semnarea contractului de achizitie

Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin nota justificativa de atribuire.

a) Reguli aplicabile contractului de achizitie:
- Contractul trebuie sa mentioneze datele de identificare ale celor doua parti semnatare, obiectul, valoarea si durata contractului. Vor fi prevazute in mod expres conditii referitoare la prestarea serviciilor, executia lucrarilor, livrare, montaj, punere in functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, posibilitatea de acordare a unui avans etc., dupa caz, conform prevederilor legale aplicabile.
- Oferta aleasa si specificatiile tehnice vor fi parte integranta din contract, sub forma de anexe.
- Nu se pot modifica prin contract specificatiile tehnice si oferta castigatoare care au stat la baza atribuirii contractului.
- Orice contract semnat in conditiile legislatiei nationale in vigoare incepe sa produca efecte din momentul semnarii acestuia de catre ambele parti.

Anterior semnarii contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrari si nu pot fi efectuate plati. Acelasi principiu este aplicabil si actelor aditionale la aceste contracte.

b) Ajustarea pretului

b.1) Pe parcursul indeplinirii contractului de achizitie, pretul poate fi ajustat numai in urmatoarele situatii:
1. au avut loc modificari legislative, modificari ale normelor tehnice sau au fost emise de catre autoritatile publice centrale ori locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renuntarea la anumite taxe/impozite locale, al caror efect se reflecta in cresterea/diminuarea costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului de achizitie;
2. pe piata au aparut anumite conditii in urma carora s-a constatat cresterea/diminuarea indicilor de pret pentru elemente constitutive ale ofertei, al caror efect se reflecta in cresterea/diminuarea costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului de achizitie. Posibilitatea de ajustare a pretului trebuie sa fie precizata atat in anunt, cat si in contractul incheiat, prin clauze speciale in acest sens. Beneficiarul are obligatia de a preciza totodata si modul concret de ajustare a pretului, indicii care vor fi utilizati, precum si sursa informatiilor cu privire la evolutia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotatii ale burselor de marfuri. Lipsa, modificarea sau completarea respectivelor informatii/clauze determina inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a pretului contractului de achizitie. b.2) Ajustarea pretului in lipsa unor clauze concrete este posibila numai in urmatoarele cazuri:
1. atunci cand survin circumstante imprevizibile si independente de vointa partilor, altele decat cele prevazute la pct. b.1); sau
2. atunci cand durata de aplicare a procedurii, in mod neprevazut, depaseste perioada preconizata initial din motive care exclud orice culpa a beneficiarului/operatorului economic. Atentie! In orice situatie, pretul contractului nu poate fi ajustat decat in masura strict necesara pentru acoperirea cresterii costuril or pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului. Modul de ajustare a pretului contractului de achizitie nu trebuie sa conduca in niciun caz la depasirea pragurilor prevazute in O.U.G. nr. 34/2006 sau la diminuarea avantajelor mentionate in nota justificativa de atribuire. Etapa 4 - Implementarea contractului de achizitie Se vor respecta intocmai clauzele contractuale asumate. Reguli de modificare a contractului de achizitie:
- Modificarea contractului de achizitie se realizeaza prin acte aditionale.
- Modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului.
- Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta astfel incat implementarea sa fie realizata inaintea expirarii contractului de finantare in cauza, iar platile sa fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finantare. Atentie! Orice modificare a contractului nu trebuie sa conduca la diminuarea avantajelor mentionate in nota justificativa de atribuire. Exemplu: Nu este permisa modificarea termenului de livrare, daca acesta a fost o conditie importanta in specificatiile tehnice si a fost un avantaj consemnat in nota justificativa de atribuire.
- Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de obiectul contractului initial.
- Beneficiarul privat poate suplimenta pretul contractului, daca asigura finantare din bugetul propriu. Modificarea valorii contractului se poate realiza in cazul contractelor de servicii si lucrari, fara a depasi valoarea din contractul de finantare/acte aditionale si/sau pragurile valorice prevazute de art. 9 lit. c) si c1) din O.U.G. nr. 34/2006. In toate situatiile de modificare a valorii contractului (inclusiv in situatia diminuarii valorii) de furnizare, servicii sau lucrari se consulta si se obtine aprobarea autoritatii de management/operatorului de program inainte de modificarea propriu-zisa.
- Oferta care a stat la baza semnarii contractului se poate modifica, in cazul produselor, doar cu aprobarea autoritatii de management/operatorului de program, daca ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializeaza in mod curent pe piata (cu prezentarea unei dovezi in acest sens) si daca produsele se inlocuiesc cu unele avand caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridica probleme de compatibilitate, fara modificarea pretului.

CAPITOLUL VIII Dosarul achizitiei

La finalul procedurii se va intocmi dosarul de achizitie, care va contine, pentru procedurile simplificate, avand o valoare estimata care depaseste pragul valoric prevazut de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, urmatoarele documente:

CAPITOLUL IX Documente-suport pentru cererea de rambursare

Documente care se depun de catre beneficiarul privat in scopul verificarii administrative a cheltuielilor efectuate in cadrul contractului de finantare (pentru documentele pe suport hartie, un singur exemplar):
1. nota privind determinarea valorii estimate actualizata;
2. dovada anuntului;
3. nota justificativa de atribuire;
4. contractul de achizitie, avand ca anexa oferta aleasa;
5. actele aditionale (acolo unde este cazul);
6. declaratii pe propria raspundere din care rezulta ca nu a incalcat prevederile referitoare la conflictul de interese;
7. CD cu documentele scanate (format PDF) care alcatuiesc dosarul achizitiei, inclusiv documentele care dovedesc indeplinirea obligatiilor contractuale (exemplu: procese-verbale de receptie servicii si lucrari, livrabile, procese-verbale de predare-primire etc.).