Înregistrarea în contabilitate: de ce registre, formulare și documente ai nevoie pentru afacerea ta

Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exerciţiului financiar.

Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare în cazul unităţilor care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt:

• forma de înregistrare "pe jurnale";
• forma de înregistrare "maestru-şah";
• forma de înregistrare combinată "maestru-şah cu jurnale".

Să analizăm câteva aspecte privind aceste forme de înregistrare.

În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

• Registrul-jurnal,
• Registrul-inventar,
• Cartea mare,  jurnale auxiliare și
• Balanţa de verificare.

Registrul-jurnal se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operaţiunile care nu au la bază documente justificative se întocmeşte Nota de contabilitate.

Entităţile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operaţiuni, cum sunt: operaţiuni de casă şi bancă, operaţiuni privind decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor, operaţiuni privind salariile şi contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurările de sănătate, alte operaţiuni. Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.

Cartea mare este documentul de sistematizare contabilă care cuprinde toate conturile sintetice şi reflectă, la un moment dat, existenţa şi mişcarea tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. Cartea mare serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor conturilor şi stă la baza întocmirii balanţei de verificare.

Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situaţiile financiare anuale şi raportările contabile.

În cadrul formei de înregistrare "maestru-şah", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

• Registrul-jurnal,
• Registrul-inventar,
• Cartea mare și
• Balanţa de verificare.

Registrul-jurnal se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare "pe jurnale".

Cartea mare este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice. La sfârşitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (şah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.

Balanţa de verificare se întocmeşte pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (şah), respectiv din fişele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitică se pot întocmi balanţe de verificare analitice.

În cazul utilizării formei de înregistrare combinată "maestru-şah cu jurnale", pe lângă formularele menţionate la forma de înregistrare "maestru-şah", se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare "pe jurnale".