Bugetul, instrumentul prin care firmele își pot maximiza performanța

Importanța procesului de bugetare

Procesul de bugetare este critic pentru performanța și stabilitatea financiară a unei firme și reprezintă instrumentul prin care firmele își planifică și controlează operațiunile.

Desigur, rezultatele reale vor fi diferite față de buget, dar monitorizarea real versus plan este un instrument cheie pentru a identifica riscuri și oportunități și a lua deciziile de business cele mai bune în funcție de situațiile apărute.

Nu trebuie privit ca un instrument pur de control și nu trebuie să fie un instrument rigid atunci când este implementat în companie.

Bugetul, GPS-ul firmei spre performanța dorită

Din multe puncte de vedere, procesul de bugetare poate fi comparat, ca și utilitate, cu un GPS utilizat într-o călătorie pe un drum necunoscut. De ce spunem asta?

Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut și dificil din multe privințe.

Bugetul este ca un GPS care ajută compania să-și planifice și să-și monitorizeze constant drumul spre atingerea obiectivelor.

Ca GPS-ul, care ne ajută să ne planificăm ruta cea mai bună pentru a ajunge la o anume destinație, bugetul ne ajută:

• să planificăm activitatea viitoare a afacerii în linie cu strategia generală și obiectivele propuse, care sunt resursele necesare (materiale, umane, bani);
• și transpunerea în perspectiva financiară (contului de profit și pierdere, bilanțul și situația cash flow-ului bugetate):
  • veniturile, costurile și profitul planificat;
  • activele, datoriile și capitalul propriu;
  • cash-ul: activitățile operaționale, financiare și de finanțare și intrările și ieșirile de cash aferente, există suficient cash sau trebuie să atragem cash suplimentar din diverse surse de finanțare?
• să monitorizăm și să analizăm continuu evoluția reală a firmei versus ce am planificat, rezultând semnale rapide în baza cărora managementul poate lua măsurile necesare pentru deviații atât negative cât și pozitive;
• similar cu GPS-ul care ne atenționează că am luat-o pe un drum greșit sau că am depășit viteza la fel și bugetul ne atenționează diverse riscuri: depășirea limitei de cheltuieli, venituri sub așteptări, cash insuficient și se pot lua măsuri corective.

Pe lângă aceasta, bugetul:

• reprezintă un instrument util în măsurarea performanței în cadrul firmei și recompensarea angajaților în funcție de atingerea obiectivelor (cu condiția ca aceștia să considere că bugetul este realist și să fie ținuți responsabili pentru rezultate care sunt în controlul lor);
• reprezintă un instrument de coordonare a diverselor activități în cadrul firmei;
• promovează eficiența și previne risipa sau pierderile.

Bugetul este un proces complex care implică numeroase inputuri de la diferite departamente din cadrul organizației și negocieri multiple între multe persoane din cadrul organizației.

Dacă nu există responsabilități clare (ideal documentate printr-o procedură la nivelul firmei), atunci bugetul rezultat poate să fie un exercițiu dificil, care necesită prea mult timp și care rezultă într-un output care nu este valoros.

Care sunt pre-condițiile unui proces de bugetare eficient

Ca un GPS care are hărți neactualizate, așa și un buget mai puțin bine fundamentat scade în eficiență. Dacă la GPS trebuie să ne asigurăm că am achiziționat softul actualizat, la buget trebuie să ne asigurăm de următoarele premize:

• strategia și obiectivele companiei sunt clar stabilite și comunicate ierarhic în toată firma de la top management către middle management, iar bugetul va fi stabilit în linie cu aceste obiective;
• informațiile input cu privire la viitorul prognozat al afacerii trebuie să vină corect de la toate departamentele implicate (vânzări, achiziții, financiar, marketing, etc);
• să existe specialiști în pregătirea bugetelor în cadrul departamentului financiar (cel mai adesea vorbim despre controllerii sau manageri financiari care vor cumula informațiile primite, vor consolida bugetele pe întreaga companie, vor simula și verifica fezabilitatea diverselor scenarii pentru ca managementul să aleagă soluția potrivită). Aceștia trebuie să cunoască modelul de business al firmei, procesele și activitățile din spatele cifrelor și să aibă abilități de pregătire a rapoartelor financiare pentru management;
• managerii operaționali responsabili pe diverse arii trebuie să înțeleagă concepte de bază în planificarea și controlul performanței financiare a unei firme. Să posede aptitudini de analiză, interpretare rapoarte financiare și selectare a opțiunilor pentru luarea deciziilor manageriale;
• ideal să existe implementată o procedură de bugetare la nivelul firmei;
• în funcție de structura organizatorică a firmei și de descentralizarea responsabilităților în cadrul firmei toate ariile operaționale trebuie să aibă bine definiți manageri care au autoritate corespunzatore și responsabilitate asupra performanței realizate. Monitorizarea performanței pe arii se realizează prin stabilirea centrelor de gestiune (centri de cost, profit sau centri de investiții) prin care se urmăresc costurile, profiturile, rentabilitatea investițiilor;
• în procesul de planificare managerii responsabili trebuie să stabileasa obiective realiste care vor contribui la creșterea firmei și profitabilitatea acesteia și bugetul va fi cu atât mai eficace cu cât este acceptat de toate nivelurile de management;
• bugetul trebuie să fie realist dar ambilitios pentru a motiva managerii și anagajatii spre creșterea eficienței.

Dacă vrei să câștigi abilități în procesul de bugetare pentru a crește profitul, înscrie-te la trainingul "Tehnici de maximizare a performanței financiare a firmei prin planificare și control bugetar." Informații despre curs  găsești pe www.finance-edu.ro, secțiunea Cursuri.