Apostilarea și alte formalități ce privesc documentele oficiale, eliminate de mâine între statele membre UE

De mâine începe să se aplice în mod direct în România (fără să fie necesare transpuneri) Regulamentul (UE) 2016/1191 al Parlamentului European și al Consiliului din 6 iulie 2016 privind promovarea liberei circulații a cetățenilor prin simplificarea cerințelor de prezentare a anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană și de modificare a Regulamentului (UE) nr. 1024/2012.

Ce noutăți aduce el? Printre altele, eliminarea între statele membre UE a unor formalități privind documentele oficiale cum sunt apostilarea și legalizarea. Asta înseamnă că nu va mai trebui să alergăm pentru satisfacerea acestor formalități pentru documentele oficiale pe care vrem să le folosim în alte state membre. Astfel de formalități ne servesc pentru a demonstra într-un alt stat că documentele oficiale pe care ni le cer sunt emise în condițiile legii de la noi din țară, au semnătura cui trebuie și respectă alte cerințe legale ce țin de validitatea lor.

"Documentele oficiale care intră sub incidența prezentului regulament și copiile lor certificate sunt scutite de toate obligațiile de legalizare și de alte formalități similare (se referă, de fapt, la apostilare, dacă ne uităm la definițiile din regulament - n.red.)", prevede regulamentul, care începe să se aplice de la 16 februarie 2019.

Important! Regulamentul definește legalizarea ca fiind "formalitatea de certificare a autenticității semnăturii unei persoane care ocupă o funcție oficială, a calității în care a acționat semnatarul documentului și, dacă este cazul, a identității sigiliului sau ștampilei aplicate pe documentul respectiv".

Mai departe, regulamentul mai cuprinde eliminarea și a altor formalități cu privire la documentele oficiale, precum prezentarea unei copii certificate: "În cazul în care un stat membru impune prezentarea unui document oficial original eliberat de autoritățile altui stat membru, autoritățile statului membru în care este prezentat documentul oficial nu solicită de asemenea prezentarea copiei certificate a acestuia. Atunci când un stat membru permite prezentarea unei copii certificate a unui document oficial, autoritățile respectivului stat membru acceptă o copie certificată întocmită într-un alt stat membru".

Care sunt, mai exact, documentele oficiale acoperite prin acest regulament european în vigoare de mâine:

• documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcționar al unei jurisdicții a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc (huissier de justice - în limba franceză);
• documentele administrative;
• actele notariale;
• certificate oficiale depuse pe acte sub semnătură privată, cum ar fi certificatele oficiale privind mențiuni de înregistrare, viza de învestire cu data certă și legalizări de semnătură;
• documentele întocmite de către agenți diplomatici sau consulari ai unui stat membru, care își desfășoară activitatea pe teritoriul oricărui stat în calitate oficială, în cazul în care documentele respective trebuie să fie prezentate pe teritoriul altui stat membru sau agenților diplomatici sau consulari ai unui alt stat membru, care își desfășoară activitatea pe teritoriul unui stat terț.

Regulamentul UE despre care vorbim aici se aplică, de mâine, în ceea ce privește documentele oficiale eliberate de autoritățile unui stat membru UE, care trebuie să fie prezentate autorităților altui stat membru și al căror scop principal este de a stabili unul sau mai multe dintre următoarele elemente:

• nașterea;
• faptul că o persoană este în viață;
• decesul;
• numele;
• căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă;
• divorțul, separarea de drept sau anularea căsătoriei;
• parteneriatul înregistrat, inclusiv capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat și statutul de parteneriat înregistrat;
• desfacerea unui parteneriat înregistrat, separarea de drept sau anularea unui parteneriat înregistrat;
• filiația;
• adopția;
• domiciliul și/sau reședința;
• cetățenia;
• absența cazierului judiciar, cu condiția ca astfel de documente oficiale să fie emise pentru un cetățean al Uniunii de către autoritățile din statul membru al cărui cetățean este acesta.

Practic, asta înseamnă o importantă reducere a birocrației și, în unele state membre UE, chiar și scutirea de unele taxe importante. Reamintim cu această ocazie că la noi au fost eliminate taxele pentru apostilare la începutul anului 2017.