Cum implementăm semnătura electronică în relațiile de muncă? Procedura, ce ar trebui să conțină și unde să fie cuprinsă

1. Unde stabilim procedura? 

„Procedura privind semnarea electronică a actelor sau documentelor din domeniu relațiilor de muncă va fi stabilită de angajator, în cadrul regulamentului intern, cu consultarea organizației sindicale reprezentative sau a reprezentanților salariaților. 

În situația în care nu există nici un sindicat reprezentativ și nici nu au fost aleși reprezentanții salariaților, procedura va fi stabilită de angajator, iar modificările aduse regulamentului intern vor fi aduse la cunoștința salariaților, conform dispozițiilor art. 243 din Codul muncii”, explică Dan Năstase, consilier juridic specializat în relații de muncă, amintind totodată că salariații pot oricând să conteste prevederile din regulament care le încalcă drepturile recunoscute de lege.

Practic, oricare ar fi situația, procedura trebuie să se regăsească neapărat în regulamentul intern. Așa cum arătam recent într-un alt material, firmele tentate să aplice măsurile de debirocratizare cu care a venit recent Executivul, respectiv să renunțe la regulamentul intern, se vor regăsi în situația de a nu putea folosi în relațiile cu angajații semnătura electronică. Dacă până acum ar fi putut să o facă, dat fiind că nu exista în Codul muncii o condiționare de vreun fel în privința acesteia, acum acest lucru nu mai e posibil - întrucât legea cere expres ca angajatorii să prevadă procedura specială în cadrul regulamentului intern sau să o negocieze și să se regăsească în contractul colectiv de muncă (care la firmele mici nu există).

2. Firmele nu pot impune un furnizor anume de semnătură

În niciun caz, în procedurile de implementare nu se pot regăsi condiționări în privința furnizorului de servicii privind semnătura electronică. „În privința semnării documentelor, așa cum prevede Codul muncii în acest moment, ambele părți vor folosi același tip de semnătură, dar numai în privința formei, electronic sau olograf, nu și în privința furnizorului de servicii de certificare. Practic, fiecare parte este liberă să-și aleagă furnizorul”, e explicat consilierul.

3. Angajatorul poate alege însă suportarea tuturor costurilor 

„În acest caz, așa cum este formulat textul actului normativ ( art. IV alin (2) din OUG 36/2021), se poate concluziona că angajatorul ar putea impune furnizorul, el fiind cel care suportă cheltuielile, dar și că respectivul dispozitiv și certificatul atașat vor fi utilizate exclusiv în relația cu angajatorul respectiv”, potrivit lui Dan Năstase.

Dacă firma este cea care suportă costurile inclusiv pentru salariat, este în postura de a alege furnizorul. Cu toate acestea, reamintim că firma nu poate impune angajaților să folosească semnătura electronică dacă aceștia nu vor. Nici chiar dacă ei sunt cei care furnizează tot necesarul, suportă toate costurile ș.a.m.d.

4. Dacă totul e furnizat de angajator, trebuie stabilite reguli ce privesc folosirea semnăturii electronice

„Chiar dacă acest instrument certifică identitatea utilizatorului (a salariatului), proprietarul este angajatorul, iar acest aspect ridică serioase semne de întrebare și cu privire la posesie. Poate sau nu salariatul să fie în posesia dispozitivului în permanență? Este obligat salariatul să se afle zilnic în posesia acestui dispozitiv?

Vom avea în vedere următoarele aspecte:

1. Documentele din domeniul relațiilor de muncă nu se semnează zilnic.
2. Dacă este achiziționat pe cheltuiala angajatorului, atunci trebuie să existe și o procedură conform căreia dispozitivul intră în posesia salariatului.
3. Ar fi nelegală reținerea dispozitivului de către angajator, fiind vorba despre un dispozitiv care certifică identitatea unui salariat și cu ajutorul căruia acesta își poate exprima, valabil și legal, consimțământul. 
4. Ce se întâmplă în momentul în care, neintenționat, salariatul pierde sau deteriorează dispozitivul?
5. Ce se întâmplă în situația în care, ulterior acceptării variantei digitalizate a relației de muncă, salariatul demisionează sau este concediat pentru motive care țin de persoana sa? Poate fi obligat să  returneze angajatorului cheltuielile efectuate pentru achiziționarea semnăturii electronice?
6. Semnarea electronică a unui contract de muncă este posibilă numai în situația în care viitorul salariat deține deja un astfel de dispozitiv și un certificat valabil. Este clar că varianta în care angajatorul, viitorul angajator, suportă cheltuielile presupune și o perioadă suplimentară de timp pentru semnarea în formă electronică. În această situație avem și un risc al angajatorului în cazul în care persoana selectată în vederea angajării refuză să mai semneze contractul după obținerea semnăturii electronice.
7. Angajatorul nu poate impune salariaților să utilizeze semnătura electronică, nici în cazul în care suportă cheltuielile.
8. Semnarea electronică a documentelor din domeniul relațiilor de muncă presupune în primul rând ca și salariatul să dețină un dispozitiv electronic (laptop/PC) cu ajutorul căruia să poată finaliza procedura, iar în al doilea rând să aibă cunoștințele necesare pentru utilizarea tehnologiei respective.
9. Chiar dacă numai angajatorul are obligația de a arhiva documentele semnate electronic, acestea trebuie să fie stocate și de către salariat, astfel încât să aibă acces permanent la ele.
10. Semnarea electronică a documentelor presupune și un transfer al acestora, tot prin mijloace de comunicare electronice, între părți” a explicat Dan Năstase. 
    

Atenție! Oricare ar fi situația, că angajatorul suportă costurile sau nu, e necesar ca în regulamentul intern să fie precizat că utilizarea semnăturii electronice este opțională pentru salariați, aceștia urmând a-și exprima acordul în acest sens. 

„De asemenea, nu trebuie omis faptul că, odată cu implementarea digitalizării relațiilor de muncă, probarea momentului semnării unui document sau a transmiterii acestuia devine foarte simplă. Atât semnătura, cât și momentul transmiterii documentelor sunt marcate temporal, fiind vizibile data și ora. Solicitările transmise electronic către salariați se fac în timpul programului de lucru, la fel și semnarea documentelor.

Salariații vor fi informați cu privire la procedura aplicabilă în cazul în care își exprimă acordul pentru utilizarea semnăturii electronice, iar aceste mențiuni se vor regăsi în cuprinsul contractului individual de muncă, conform art. 17 alin (1) lit. o) și alin (4) din Codul muncii”, a mai explicat consilierul. 

5. Ce ar trebui să cuprindă, mai exact, procedura?

„În principal, fie că discutăm despre contractul colectiv de muncă sau despre regulamentul intern, procedura va cuprinde cel puțin elementele esențiale care se desprind din OUG 36/2021, Legea 455/2001 și din Regulamentul (UE) 910/2014:

• Documentele care urmează a fi semnate electronic.
• Modul în care sunt suportate cheltuielile privind achiziționarea dispozitivului, a certificatului digital și al reînnoirii acestuia.
• Dreptul salariatului de a refuza utilizarea mijloacelor electronice pentru semnarea documentelor.
• Procedura aplicabilă în situația în care raporturile de muncă încetează sau salariatul pierde ori deteriorează dispozitivul electronic, atât în cazul în care cheltuielile au fost suportate de angajator, cât în cazul în care salariatul suportat cheltuielile, dar nu este dispus să achiziționeze un alt dispozitiv ori să reînnoiască certificatul.
• Posibilitatea retragerii consimțământului privind utilizarea semnăturii electronice și procedura aplicabilă în ambele situații amintite anterior.
• Modul în care salariatul intră în posesia dispozitivului electronic cu ajutorul căruia poate semna electronic (atunci când acesta este achiziționat de către angajator), a instrucțiunilor de utilizare, dar și dispozitivele pe care acesta poate fi utilizat.
• Modul în care vor fi transferate și arhivate sau stocate documentele semnate electronic, în format electronic. Trebuie precizat faptul că salariatul trebuie să fie în posesia unui exemplar al contractului individual de muncă și a fișei de post (cu excepțiile prevăzute în OUG 37/2021 - micro-angajatorii), iar acestea să fie semnate de către angajator.
• Măsurile prin care se asigură securitatea informațiilor atât  cu privire la stocare, cât și la comunicarea/transferarea documentelor. 
• Riscurile la care se expune salariatul în situația în care nu respectă măsurile de siguranță, utilizează necorespunzător dispozitivul cu ajutorul căruia semnează electronic documentele din domeniul relațiilor de muncă sau încredințează altor persoane dispozitivul și datele de acces (parola).
• Modul în care salariatul poate verifica valabilitatea semnăturii angajatorului și/sau a sigiliului electronic pentru a se asigura că acestea îi aparțin.
• Termenul în interiorul căruia poate semna electronic un document primit de la angajator.
• Dacă este cazul, persoana sau persoanele desemnate pentru a instrui salariații care utilizează semnătura electronică, astfel încât angajatorul să se asigure că aceștia și-au însușit procedura”, potrivit consilierului.
  

Bine de știut: Faptul că acum avem în Codul muncii specificată posibilitatea de a folosi semnătura electronică în raporturile de muncă nu obligă nici pe angajator, nici pe angajat să o folosească. Un angajator va putea folosi cu unii dintre angajați semnătura electronică și cu alții va putea continua să folosească semnătura olografă, neexistând niciun impediment să le folosescă concomitent.

Iată câteva exemple de acte din domeniul muncii pe care le putem ține și în format electronic:

1. Contractul individual de muncă şi actele adiţionale
2. Contractul colectiv de muncă
3. Acordul pentru ţinerea evidenţei muncii pentru salariaţii mobili, salariaţii cu munca la domiciliu şi salariaţii anumitor firme
4. Documentele legate de cercetările şi sancţiunile disciplinare
5. Notificarea scrisă privind încetarea contractului individual de muncă în timpul sau la finalul perioadei de probă
6. Decizia de încetare automată a unui contract individual de muncă
7. Decizia de concediere
8. Notificarea privind intenţia de a face concedieri colective
9. Notificarea de demisie

6. Dacă procedura se regăsește în contractul colectiv de muncă

„Procedura privind semnarea electronică a documentelor poate fi negociată și în cadrul contractului colectiv de muncă, iar aici avem o altă neconcordanță între actele normative incidente, respectiv între Codul muncii și Legea dialogului social nr. 62/2011. 

Avem dispozițiile art. 133 alin (1) lit. a) care precizează faptul că se aplică pentru toți angajații din unitate clauzele contractelor colective de muncă.

În același timp, dispozițiile OUG 36/2021, care a modificat Codul, interzic angajatorilor să oblige sau să condiționeze salariații cu privire la semnarea electronică a documentelor.

Putem extinde discuția și cu privire la funcțiile/ocupațiile/meseriile care nici nu presupun utilizarea tehnologiei informației și a comunicațiilor, iar respectivii salariați nici nu au cunoștințele minime necesare utilizării unor astfel de dispozitive.

Dacă ne-am raporta strict la dispozițiile Legii dialogului social, atunci ne-am afla în situația în care, atunci când procedura a fost negociată prin contractul colectiv de muncă, ea ar deveni obligatorie pentru toți salariații, iar acest lucru ar intra în contradicție cu dispozițiile OUG 36/2021 și, implicit, ale Codului muncii.

Dacă am considera că procedura s-ar aplica selectiv sau în funcție de consimțământul fiecărui salariat, atunci am nega puterea de «lege a părților» a contractului colectiv de muncă.

Soluția de compromis este cea care, deși contractul colectiv prevede o procedură pentru semnarea electronică, oferă posibilitatea fiecărui salariat să opteze, iar această posibilitate să fie precizată în contractul colectiv de muncă”, a explicat Dan Năstase.