Echipamentele și obiectele pe care le oferim telesalariaților pentru activitatea de acasă. Ce trebuie avut în vedere din perspectivă fiscal-contabilă

Faptul că angajatorul trebuie să suporte cheltuielile aferente activității în regim de telemuncă reiese în mod direct din Legea 81/2018 privind telemunca - una dintre prevederile necesare din contractul de telemuncă este cea privind condițiile de suportare a acestor cheltuieli. Vorbim de cheltuieli curente, dar vorbim totodată și de bunuri în sine, necesare activității de telemuncă, pe care în mod normal angajatorul le pune la dispoziție oricum angajaților săi, doar că dacă ei ar fi fost la birou, bunurile respective s-ar fi regăsit, în mod normal, la sediu - mobilier, laptopuri (ne gândim la multiplele situații unde nu e permisă deplasarea cu acesta în afara incintei), dispozitive auxiliare, alte sisteme tehnologice ș.a.m.d.

Angajatorul poate să-i dea angajatului în telemuncă nu doar laptop și ceva auxiliare, ci mult mai multe lucruri pe care le-ar fi avut la locul de muncă. Pentru că la momentul redactării acestui articol, temperatura depășește 30 de grade Celsius, ne putem gândi la angajatorul care vrea să-i asigure tot confortul angajatului său care lucrează de acasă: un aparat de aer condiționat, de pildă, cu acoperirea inclusiv a cheltuielilor la electricitate (măcar în parte), lună de lună cât timp acesta e folosit. Un alt angajator dorește chiar să le ofere celor de acasă beneficiul de a acoperi cheltuielile legate de cafea, apă plată etc.. Exemplele nu sunt aleatorii - le-am întâlnit într-o discuție recentă - și deși pot părea exagerate pentru unii angajați ori angajatori, pentru alții fac parte din realitatea economică a firmei.

În contextul discuției legate de toate aceste cheltuieli făcute pentru angajați, unele utile, altele posibil considerate voluptoare de către unii cititori, l-am întrebat pe expertul contabil Ioan Butariu cum vede încadrarea acestora în „bucătăria contabilă” a firmei. Dacă în cazul unui laptop, să zicem, lucrurile pot fi clare pentru majoritatea angajatorilor, pentru că aparatul ar fi fost oricum necesar și în cazul muncii de la birou, instalarea unui sistem de climatizare, de exemplu, ar putea părea de neîncadrat la cheltuieli ce pot beneficia de un tratament fiscal favorabil.

Să o luăm cu ce prevede legislația fiscală, mai întâi: în art. 76 din Codul fiscal, unde sunt definite veniturile din salarii și asimilate salariilor, scrie că nu sunt venituri impozabile „contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protecţie şi de lucru, a alimentaţiei de protecţie, a medicamentelor şi materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi privind sănătatea şi securitatea în muncă, precum şi a uniformelor obligatorii şi a drepturilor de echipament, ce se acordă potrivit legislaţiei în vigoare”. 

În explicitarea acestei norme, HG nr. 1/2016 prevede că nu sunt venituri impozabile „contravaloarea echipamentelor tehnice primite de angajat sub formă de aparatură, dispozitive, unelte, alte mijloace asemănătoare, necesare în procesul muncii”, nici altele asemenea.

Apoi, ne întoarcem la Legea telemuncii, unde se precizează că angajatorul are următoarele obligații specifice privind securitatea și sănătatea în muncă: 

b) să instaleze, să verifice şi să întreţină echipamentul de muncă necesar, cu excepţia cazului în care părţile convin altfel.

În opinia mea, aceste două acte normative se pot aplica inclusiv pentru a instala aparate de aer condiționat la locul ales de telesariat pentru desfășurarea activității de telemuncă (Legea 81/2018 stabilește că «Telesalariatul beneficiază de toate drepturile recunoscute prin lege, prin regulamentele interne şi contractele colective de muncă aplicabile salariaţilor care au locul de muncă la sediul sau domiciliul angajatorului»)”, a explicat expertul contabil Ioan Butariu.

Practic, pentru telesalariat trebuie asigurate cam aceleași drepturi ca pentru cei de la birou - dacă cei de la birou beneficiază de un confort termic, atunci și cei de acasă ar trebui să o poată face. Dacă au deja aparatul, iar energia consumată lunar este semnificativ crescută ca valoare din pricina utilizării sale intensive în timpul de lucru, atunci angajatorul ar trebui să suporte cheltuiala aferentă.

Considerarea cheltuielilor ca deductibile și amortizarea fiscală

„În cazul companiilor plătitoare de impozit pe profit (pentru că la cele care aplică impozitul micro nu e cazul), Codul fiscal precizează, la art. 25, că pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfăşurării activităţii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare, precum şi taxele de înscriere, cotizaţiile şi contribuţiile datorate către camerele de comerţ şi industrie, organizaţiile patronale şi organizaţiile sindicale.

Iar tot Codul fiscal precizează ca amortizarea fiscală se calculează pt orice imobilizare corporală care îndeplineşte cumulativ următoarele condiţii:

1. este deţinut şi utilizat în producţia, livrarea de bunuri sau în prestarea de servicii, pentru a fi închiriat terţilor sau în scopuri administrative;
2. are o valoare fiscală egală sau mai mare decât limita stabilită prin hotărâre a Guvernului, la data intrării în patrimoniul contribuabilului;
3. are o durată normală de utilizare mai mare de un an”, potrivit expertului.

De ce am considera că și aparatele de climatizare sunt cheltuieli deductibile și, respectiv, venituri neimpozbile, chiar dacă se află la locul unde telesalariatul își desfășoară activitatea? În primul rând, Legea telemuncii e cea care ne spune că locul de muncă al telesalariatului poate să fie altul decât cel organizat de angajator, iar în Codul muncii, cu care se completează mai departe Legea telemuncii, se precizează că orice salariat care prestează o muncă beneficiază de condiţii de muncă adecvate activităţii desfăşurate, de protecţie socială, de securitate şi sănătate în muncă, precum şi de respectarea demnităţii şi a conştiinţei sale, fără nicio discriminare. 

„Din aceste motive, pot spune cu siguranță ca si aparatele de climatizare sunt cheltuieli deductibile si respectiv venituri neimpozaible chiar dacă se află la locul unde telesalariatul își desfășoară activitatea”, potrivit lui Ioan Butariu.

Documente contabile importante

Trecem, mai departe, la aspectele mai tehnice. Îi predăm angajatului bunul cutare și cutare, cumpărate pe firmă, dar e nevoie de documente care să pună la nivel formal acest lucru.

În Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile este reglementat bonul de mișcare a mijloacelor fixe (Cod 14-2-3A), document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale entităţii. 

„Telesalariatul va primi sub semnatură echipamentele-mijloace fixe în baza acestui bon. Totodată, locul unde se află echipamentele-mijloace fixe se va completa, de asemenea, și în Registrul numerelor de inventar (Cod 14-2-1).

Iar dacă este vorba echipamente-obiecte de inventar se va completa Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (Cod 14-3-9), care serveşte ca document de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, date în folosinţa personalului, până la scoaterea lor din uz”, potrivit expertului contabil.