UPDATE: Oficial: De duminică, registrele contabile și documentele justificative pot fi arhivate numai cinci ani

Legea 36/2023 a fost publicată joi în Monitorul Oficial și intră în vigoare pe 15 ianuarie 2023. Aceasta va institui, practic, o măsură ce ar trebui  să reducă eforturile actuale ale firmelor pe partea de arhivare.

„Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor (...) timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii”, prevede documentul citat, care vizează, în acest sens, modificarea articolului 25 din Legea contabilității.

Asta va însemna o înjumătățire a perioadei actuale de arhivare a registrelor contabile și a documentelor justificative. Iar măsura vizează inclusiv companiile care folosesc sisteme informatice de prelucrare automată a datelor:

„Persoanele (...) care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.”

Suplimentar, legea se referă și la firmele care sunt obligate să utilizeze case de marcat, conform OUG 28/1999. Mai precis, memoria fiscală a acestor aparate va trebui să permită acumularea și conservarea de date timp de cinci ani, în loc de zece ani, iar memoriile fiscale înlocuite vor trebui arhivate, de asemenea, cinci ani, în loc de zece ani. Totodată, regula păstrării timp de cinci ani este introdusă și pentru obligația de arhivare a registrului special folosit când o casă de marcat este defectă (termenul actual este de zece ani).

Pe de o parte, conform inițiatorilor, măsura este una de debirocratizare, în condițiile în care arhivarea timp de zece ani este o obligație ce consumă resurse considerabile pentru companii. În plus, este amintit că autoritățile oricum au numai cinci ani la dispoziție pentru a controla datele fiscal-contabile arhivate de firme, astfel că păstrarea lor timp de zece ani este nejustificată.

„În contrast cu aceste perioade în care operatorii economici au acumulat și continuă să acumuleze munți de hârtii de arhivă sau, mai recent, munți de dispozitive tehnice de stocare, Codul de procedură fiscală prevede faptul că termenul general de prescripție a dreptului organului fiscal de a stabili creanțe fiscale este de cinci ani, iar organele fiscale pot efectua inspecții doar înlăuntrul acestui termen. Inițiativa legislativă propune armonizarea prevederilor legate de perioada de păstrare și arhivare a documentelor și registrelor pe care operatorii economici le pun la dispoziția organelor de control fiscal cu cele de efectuare a inspecțiilor fiscale.

În acest fel, operatorii economici vor fi degrevați de o obligație consumatoare de resurse: stocarea și arhivarea numeroaselor documente și registre se reflectă în costuri pentru firme sub forma chiriilor, a cheltuielilor cu întreținerea spațiilor în anumite condiții de temperatură și umiditate, extinderea lor odată cu trecerea timpului și acumularea de noi registre și documente justificative de păstrat, cheltuieli cu softuri sau aplicații de arhivare, tarife de arhivare, dacă apelează la entități specializate în arhivarea electronică, și alte astfel de cheltuieli”, era explicat în expunerea de motive ce a însoțit Legea 36/2023 în forma sa de proiect.

Pe de altă parte, potrivit fiscaliștilor de la Schoenherr și Asociații, măsura ar putea aduce mai multe probleme în practică pentru companii și ar putea să fie inutilă. În esență, firmele ar risca să rămână „descoperite” în cazul controalelor fiscale, deoarece va fi posibil ca autoritățile să demareze verificări după momentul la care expiră perioada obligatorie de păstrare a registrelor și a documentelor justificative.

Dacă o societate nu mai are documentele contabile pentru o perioadă anume din trecut, atunci autoritățile vor putea să stabilească creanțe bazându-se numai pe estimări. Astfel, deși reducerea perioadei de arhivare ar trebui să simplifice activitatea firmelor, acestea s-ar vedea nevoite să păstreze documentele contabile mai mult decât e necesar tocmai pentru a evita problemele în cazul unor controale fiscale.

În plus, chiar Guvernul transmisese un punct de vedere negativ pe această lege, pe care parlamentarii l-au ignorat. În acesta se avertizează că modificarea va „face imposibilă determinarea corectă, de către organele de inspecție, a situației fiscale, întrucât contribuabilul nu va mai fi obligat să păstreze și să pună la dispoziție mare parte din documentele justificative care au stat la baza înregistrării în contabilitate și care au condus la cuantificarea impozitelor și taxelor datorate bugetului de stat.”

Noua lege mai prevede, pentru arhivarea statelor de salarii, o perioadă-standard de cinci ani, fără niciun fel de condiționare legată de declarațiile 112 și 205. Automat, asta înseamnă că atât statele de salarii, cât și dosarele personale ale angajaților vor fi arhivate numai cinci ani.