REGES-ONLINE: Cum va arăta noua platformă pentru angajatori și angajați și ce funcționalități suplimentare va aduce

„În contextul Planului Național de Redresare și Reziliență (PNRR), Inspecția Muncii își propune reforma activităților de evidență și monitorizare a relațiilor de muncă și implementarea noului sistem informatic aferent registrului general de evidență a salariaților, care să permită creșterea gradului de digitalizare a instituției și să ofere servicii digitale de înaltă calitate cetățenilor, salariaților și angajatorilor, prin realizarea sistemului informatic REGES-ONLINE.

Din punct de vedere informatic, prin realizarea REGES-ONLINE va fi obținută alinierea la contextul tehnologic actual, simplificându-se și securizându-se totodată modalitatea de prelucrare, stocare și procesare a datelor și a relației cu angajatorii sau angajații (...) Data de finalizare a Proiectul este trimestrul IV al anului 2024”, transmite Inspecția Muncii, solicitând angajatorilor să trimită propunerile referitoare la proiectul tehnic al noului Revisal.

Inspecția Muncii rezumă funcționalitățile REGES-ONLINE:

1. Întocmirea registrului general de evidență a salariaților;
2. Efectuarea înregistrărilor prevăzute de lege;
3. Accesul salariaților sau al foștilor salariați la datele din registru, cu asigurarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal;
4. Creșterea accesului la serviciile electronice moderne prin îmbunătățirea interacțiunii online cu administrația publică;
5. Asigurarea accesului autorităților, instituțiilor publice și a salariaților la datele din REGESONLINE, pe baza unor aplicații de interogare specifice, cu asigurarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal;
6. Creșterea securității sistemului informatic REGES și a accesului la datele conținute;
7. Integrarea cu instituțiile partenere și care au competență în domeniul politicilor salariale din România a datelor relevante aparținând tuturor categoriilor de salariați;
8. Generarea automată de rapoarte necesare activității de control.

Noul sistem va putea comunica atât cu sistemele informatice ale administrației publice din România, ce vor fi migrate în Cloudul Guvernamental cât și cu cele ce nu vor fi migrate și „va avea o contribuție importantă în domeniul politicilor salariale din România și colectării veniturilor și taxelor datorită faptului că va putea pune la dispoziția instituțiilor care au competență în domeniile respective a informațiilor referitoare la veniturile înregistrate. Totodată se vor putea îmbunătăți controalele anti-fraudă la nivel național, aducând beneficii majore privind transparența fluxurilor de bani și pentru identificarea evaziunii fiscale”.

La capitolul măsurilor de securitate aflăm că pentru angajații care vor accesa informații despre contractele de muncă se va implementa autentificarea folosind doi factori de autentificare, respectiv nume și parolă și o modalitate suplimentară de tip one-timepassword, prin SMS sau folosind o aplicație mobile/ un cod transmis prin e-mail. În procesul de obținere a datelor de acces se va asigura că utilizatorii sunt înscriși atât cu numele și parola dar și cu numărul de telefon mobil / adresa de e-mail. Reamintim că o lege adoptată anul trecut în Parlament dă dreptul angajaților să acceseze informații din Revisal, dar că momentan acest drept e tehnic inaccesibil întrucât actualul sistem nu permite implementarea accesului. 

În proiectul tehnic mai regăsim menționate și terminalele interactive ce vor fi instalate în sediul fiecărui ITM, pentru a oferi solicitanților de informații acces direct la sistem precum și de a asigura imprimarea de documentelor direct din sistem.

„Prin intermediul portalului se vor putea pune la dispoziție mai multe categorii de conținut:

• informații și noțiuni de bază pentru managementul afacerilor, de interes pentru salariați și angajator cum ar fi:
  • angajarea (ce trebuie să știi pentru a angaja, crearea contractelor);
  • expunerea elementelor de bază (ce trebuie să știi pentru gestionarea contractelor, actelor adiționale, concediilor);
  • siguranța la locul de muncă (ce trebuie să știi despre protecția muncii și siguranța salariaților, raportarea evenimentelor și accidentelor de muncă);
  • gestionarea salariaților (ce trebuie să știi pentru a gestiona problemele la locul de muncă și schimbările de personal);
  • informații pentru tineri (primul loc de muncă, salariul minim, drepturi de bază, condiții speciale, formare profesională, etc.).
• pentru micii angajatori modele de contracte de muncă pe care aceștia le pot utiliza;
• știri/anunțuri privind activități/reglementări noi din domeniu;
• informări privind aplicația REGES-ONLINE”, scrie în proiect.

Designul portalului va trebui să poată fi ușor de utilizat și de pe mobil, și de pe tabletă, precum și de pe orice tip de browser. Va exista, așadar, inclusiv o aplicație pentru telefoanele mobile, iOS și Andoid deopotrivă, care va asigura minim următoarele funcționalități aferente REGES-ONLINE: înrolarea unui utilizator și asocierea dispozitivului unui cont; accesului unui utilizator de tip angajat la datele proprii, formatul datelor fi stabilit în etapa de analiză; primirea de notificări din partea sistemului, inclusiv notificări necesare autentificării în doi pași.

„Un utilizator autentificat cu succes va avea acces în mod implicit cel puțin la următoarele funcționalități:

• Modulul salariat
• posibilitatea de înrolare a unui angajator nou folosind funcționalitățile descrise în Modulul angajator

Posibilitatea adăugării de salariați, contracte de muncă și orice alte informații conexe relațiilor de muncă, va fi dobândit doar în urma asocierii unui utilizatorului cu entitatea juridică corespunzătoare”. 

Modulul angajatori va înlocui modul actual de lucru cu aplicația off-line Revisal prin generarea de fișiere .rvs și încărcarea acestora în sistem, toate operațiile urmând a fi realizate on-line, direct în sistem, mai scrie în proiectul tehnic. 

„Astfel pentru a se putea realiza managementul utilizatorilor și accesului la sistemul REGES-ONLINE, se vor avea în vedere următoarele:

• identificarea în mod unic și nominal a fiecărui utilizator în sistem prin crearea de conturi nominale de acces – procesul de introducere/colectare a datelor nu se va mai putea realiza prin intermediul unor conturi impersonale bazate doar pe CUI/CIF și partaje de mai multe persoane;
• gestionarea centralizată și unitară a accesului utilizatorilor în sistem prin autorizarea utilizatorului doar la componentele și modulele funcționale ale sistemului conform cu drepturile de acces și atribuțiile specifice;
• toate procesele de introducere sau gestionare a datelor se va putea realiza doar de către utilizatori autentificați și autorizați, excepție făcând doar informații de interes public disponibile pentru publicul larg”.

O veste bună e că procesul de înrolare a unui nou angajator va trebui să poată fi realizat integral online. Printre altele, platforma va solicita și va permite încărcarea documentelor justificative conform legislației în vigoare - documentele încărcate vor fi semnate cu semnătură electronică extinsă (semnătură electronică avansată, semnătură electronica calificată), semnătură ce va fi verificată de sistem la încărcare. 

Noul REGES le va permite angajaților Inspecției Muncii sau inspectoratelor teritoriale să caute în sistem după CNP-ul salariatului.