e-Factura și deconturile salariaților: Angajatorii ar trebui să se asigure că furnizorii includ la comentarii anumite informații, pentru o reconciliere mai ușoară

„Facturile aferente deconturilor angajaților - sunt foarte multe discuții cu privire la acest subiect. De ce? Pentru că facem anumite plăți către furnizori, le plătim cu cardul și ulterior trebuie să facem un decont de cheltuieli, astfel încât să decontăm acele cheltuieli. Ideea este că noi plecăm de la acel comerciant cu promisiunea că vom primi acea factură.

Desigur că, în situația în care n-o primim, avem o expunere pe partea fiscală. Astfel încât este recomandabil ca, în situația în care am această tipologie de facturi, să fie incluse, în secțiunile de comentarii (ale facturii în format XML - n. red.), anumite date prin care să putem să ne asigurăm de această trasabilitate -- numele angajatului, data în care a stat în hotelul respectiv și așa mai departe --, ca să fie o reconciliere mai ușoară”, a recomandat, la o conferință recentă, Inge Abdulcair, Director la PwC România.

Mai exact, salariații care pleacă în deplasări ar trebui să știe, de la angajator, ce informații trebuie trecute în câmpul de comentarii al e-facturii, astfel încât să le poată transmite mai departe funizorilor care emit facturi către angajator. Desigur, aceste informații pot circula și direct între companii, fără implicarea salariaților. Depinde de fiecare angajator ce variantă preferă.

De fapt, trecerea la folosirea exclusivă a sistemului e-Factura în relația B2B implică o regândire a procedurilor interne ale angajatorilor, așa cum au atras atenția recent specialiștii Deloitte România. Astfel, facturile pentru deconturi nu mai pot fi emise pe numele salariaților, ci direct pe firmă, pentru a putea fi înregistrate în contabilitate.

De la 1 ianuarie 2024, obligația de folosire a e-Factura a fost extinsă pentru a acoperi toate operațiunile din relația B2B, conform Legii 296/2023. Mai întâi, firmele folosesc e-Factura în paralel cu regulile tradiționale de facturare, până la 30 iunie 2024, iar de la 1 iulie 2024 e-Factura va deveni unicul canal de transmitere a facturilor către destinatari.