Numirea unui nou responsabil în companie - trei lucruri pe care să le ai în vedere

1. Există vreo compatibilitate între postul și atribuțiile îndeplinite de angajat și cele pe care urmează să le îndeplinească?

În primul rând, din considerentul respectării legii și atingerii scopului pentru care a fost reglementat „responsabilul cu X atribuții”, omul din firmă ales să fie responsabilul respectiv ar trebui să aibă legătură nu doar tangențial cu domeniul în care s-au impus noile obligații. Poate cel mai bun exemplu al ultimilor ani este numirea DPO-ului (responsabilul pe protecția datelor personale), când în piață se discutau tot felul de situații în care angajați din diverse poziții din companii erau numiți responsabili, deși postul ocupa și atribuțiile acestora nu aveau nimic în comun cu sfera de reglementare a GDPR. 

Dar compatibilitatea dintre atribuțiile prezente și noile atribuții are o relevanță și mai mare dacă ne gândim la un document destul de important și pe care angajatorii cred că îl pot modifica în orice situație în mod unilateral: fișa de post. 

Regula în privința modificării fișei de post este că unilateral nu se poate face decât dacă nu se modifică felul muncii. 

2. „L-am numit” responsabil versus „a acceptat să fie” responsabil

În continuarea ideii de mai sus, se pune problema dacă nu cumva numirea unui responsabil este de plano greșită uneori, pentru că presupune ca angajatul să primească un set de atribuții ce echivalează cu modificarea felului muncii, cu prelungirea normei sale de muncă, pentru că deodată dobândește atribuții care-i adaugă niște ore de muncă în plus ș.a.m.d.

Modificarea fișei postului se poate face unilateral doar atâta timp cât nu se modifică felul muncii și se face cu respectarea pregătirii profesionale a salariatului și fără a stabili sarcini pe care salariatul nu le-ar putea îndeplini sau care presupun o calificare ce nu corespunde funcției (contabil numit responsabil de mediu, responsabil de resurse umane numit DPO ș.a.m.d.). Așadar, o modificare a fișei postului ce conduce la schimbarea felului muncii sau a condițiilor de muncă, fără acordul salariatului, este nelegală - un exemplu de speță în acest sens, în care o serie de atribuții a fost mutată de pe fișa postului a unui angajat pe fișa altuia, aici. 

Practic, angajatul ar trebui să fie de acord cu noile atribuții atunci când acestea produc modificări semnificative în munca sa curentă - felul muncii, timpul de lucru, nivelul de responsabilitate și riscul de a răspunde personal pentru anumite nereguli, condițiile de muncă, corespondența cu pregătirea sa, locul muncii și alte aspecte pentru care legea însăși cere acordul comun al părților. 

Din anumite puncte de vedere, pentru angajat cea mai problematică chestiune atunci când primește în brațe un nou set de atribuții e cea privind timpul în care se va ocupa de acestea. Din dorința de a face economii, un angajator ar putea să-și împingă angajații într-o paradigmă în care aceștia primesc tot mai multe responsabilități ce trebuie bifate în același interval de timp. 

Cât despre oferirea noilor atribuții fără ca ele să se regăsească și în fișa postului, e destul de clar că angajatul nu are de ce să le respecte dacă au fost formulate doar la nivel verbal sau doar prin punerea în dreptul numelui a unei noi funcții.

3. Spațiul de manevră oferit prin reglementarea care obligă la noul responsabil

Angajatorii ar trebui să se asigure că angajatul care va prelua noile atribuții, chiar și dacă e de acord cu ele, e potrivit să le preia din perspectiva legii - iar aici trebuie răspuns la câteva întrebări:

• Legea permite numirea responsabilului din cadrul firmei? 
• Legea impune cerințe specifice în persoane celui care va fi „responsabil cu X atribuții”?
• Poate exista un conflict de interese între postul ocupat în prezent de angajatul ce va fi numit responsabil și noile sale atribuții?

Referitor la conflictul de interese, ne amintim tot de DPO și de faptul că acesta n-ar putea să ocupe în același timp și o funcție de decizie sau de conducere precum cea de director de marketing, de resurse umane, manager IT sau funcția de consilier juridic, care reprezintă angajatorul în instanță în litigii printre care se numără și cele ce țin de protecția datelor personale.