11 lucruri de reținut, de la 1 iulie, despre folosirea e-Factura

1. Ce trebuie să știi despre sancțiunile aferente nefolosirii e-Factura. Calendarul trecerii la folosirea obligatorie generalizată, în relația B2B, a sistemului e-Factura prevede o aplicare în două faze a sancțiunilor contravenționale pe care le vor risca firmele - 1 iunie și 1 iulie 2024. Este bine de știut din start că, așa cum a fost gândită sancționarea, primele amenzi le putem vedea, teoretic, abia în iulie, pentru fapte săvârșite în iunie.

2. Atenție dacă ai „restanțe” din perioada de grație. Cu toate că s-a stabilit în mod expres că netransmiterea facturilor emise în perioada 1 ianuarie - 31 mai 2024 în e-Factura nu se sancționează direct, există o modalitate indirectă prin care inspectorii fiscali pot să amendeze această faptă. Mai precis, inspectorii pot dispune, în cadrul unui control, ca un contribuabil să trimită în e-Factura facturile din intervalul respectiv. Dacă măsura dispusă de inspectori nu este îndeplinită, se pot aplica amenzi pentru neîndeplinirea acesteia.

3. Nu uita că, mai nou, anumite fapte legate de facturarea electronică pot fi pedepsite penal. Legea evaziunii fiscale a fost modificată în mod semnificativ și, mai nou, aceasta prevede pedepse penale inclusiv pentru fapte legate de facturarea electronică. În contextul obligației de a folosi sistemul e-Factura, contribuabilii ar trebui să fie atenți la aceste chestiuni, mai ales pentru că modificările au trecut foarte repede prin Parlament, adunând critici de la specialiști.

4. Specialiștii recomandă reconcilieri periodice. În contextul digitalizării relației dintre contribuabili și Fisc, corectitudinea datelor transmise către autoritățile statului capătă o importanță majoră. Din acest motiv, specialiștii recomandă firmelor să facă periodic reconcilieri, inclusiv în ceea ce privește e-Factura. De ce e importantă treaba asta? Pentru că neconcordanțele pot aduce probleme.

5. Cum poți să te asiguri că primești facturile de la parteneri și clienți. Beneficiarii din relația B2B se pot proteja de riscuri prin introducerea în contracte a unei claze prin care să condiționeze plata bunurilor sau serviciilor de transmiterea facturilor aferente prin sistemul e-Factura, sunt de părere avocații. De la 1 iulie 2024, e-Factura va deveni unicul canal de transmitere a facturilor în relația B2B, iar acceptarea lor în orice alt format vine la pachet cu unele probleme. Nu uita că, de la 1 iulie, termenul de transmitere a facturilor este de cinci zile calendaristice, adică ceva mai „strâns”, și nici că deducerea TVA este „legată” automat de exemplarul original din e-Factura.

6. Firmele au la dispoziție două aplicații gratuite de emitere a facturilor în format XML. O aplicație simplificată de emitere a facturilor electronice în format XML a fost pusă la dispoziție pentru firmele mici, după ce una mai complexă deja exista. Astfel, există o aplicație simplificată și o aplicație complexă pentru generarea fișierelor XML care trebuie transmise în sistemul e-Factura.

7. Anexele facturilor sunt mai ușor de trimis prin e-mail. Cu toate că e-Factura permite trimiterea anexelor aferente facturilor pentru operațiunile în relația B2B, specialiștii spun că transmiterea lor prin e-mail e mult mai simplă. Practic, există două posibilități de a transmite anexele facturilor în e-Factura, dar ambele sunt greu de folosit în practică.

8. Atenție la corecturile facturilor. Un aspect foarte important legat de folosirea e-Factura este că, atunci când sunt necesare corecții la facturile electronice, contribuabilii trebuie să dea mesaje inclusiv prin sistem, nu doar pe căile informale. Vorbim de o prevedere procedurală obligatorie despre care specialiștii au atenționat la câteva conferințe recente.

9. Regulile pentru perioadele de nefuncționare ale sistemului. Atunci când e-Factura nu funcționează cel puțin 24 de ore, obligația de transmitere a facturilor electronice în sistem, pentru operațiuni în relația B2B, se suspendă temporar, conform unor precizări stabilite recent.

10. Firmele nu sunt obligate să treacă la arhivarea electronică, însă această practică e recomandată. De la 1 iulie 2024, numai facturile electronice sigilate de Ministerul Finanțelor, în urma transmiterii în e-Factura, sunt considerate exemplare originale care produc efecte fiscale, dacă vorbim de operațiuni B2B. Însă asta înseamnă automat că firmele sunt obligate să arhiveze electronic toate facturile? Specialiștii consideră că nu, cu toate că arhivarea electronică a facturilor este recomandată.

11. Obligativitatea de folosire a sistemului e-Factura a fost extinsă și pentru relația business to consumer. Momentan, însă, vorbim de o aplicare opțională în perioada 1 iulie - 31 decembrie 2024. Ulterior, de la 1 ianuarie 2025, folosirea sistemului în relația B2C devine obligatorie pentru majoritatea contribuabililor. Avem, însă, și unele excepții.