UPDATE: Procedura de acces în Reges-Online, oficializată. Două clarificări importante

• Sucursalele și unitățile fără personalitate juridică pot gestiona propriul registru doar dacă îndeplinesc cumulativ două condiții: au delegare pentru gestionarea contractelor și expres pentru completarea Reges.
• Reiese în mod clar că prestatorii de servicii pentru completarea Reges NU trebuie să aibă neapărat un salariat, ceea ce reprezintă o clarificare mai mult decât binevenită în rândul prestatorilor, pentru care forma inițială a proiectului reprezenta o limitare nejustificată și nelegală.
• Autorizarea accesului în Reges diferă în funcție de tipul angajatorului: automată pentru cei înregistrați la ONRC, iar pentru ceilalți prin depunere de documente la ITM sau digital cu semnătură electronică.
• S-a stabilit și o modalitate temporară de dobândire a accesului în noua platformă, la ghișeu, dar pentru maximum 30 de zile. 

Ordinul nr. 1107/2025 pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE a apărut joi în Monitorul Oficial, într-o formă ușor modificată față de ce a pus ministerul în dezbatere inițial, luna trecută. În mare însă, ordinul cuprinde cam același informații pe care angajatorii le aveau deja la dispoziție fie în cuprinsul HG 295/2025, fie pe site-ul Reges-Online, în secțiunile de informații utile privind accesarea platformei.

1. Angajatorii cărora le revine obligația utilizării Reges-Online:

• persoane fizice sau juridice de drept privat;

• instituții și autorități publice sau alte entități juridice care angajează personal;

• misiuni diplomatice și oficii consulare, reprezentanțe ale organizațiilor internaționale acreditate în România, institute culturale, reprezentanțe comerciale și economice ale altor state, pentru personal local, inclusiv pentru străinul cu drept de muncă.

Totodată, ordinul reia ideea prezentată deja de inspectorate conform căreia noii angajatori sau cei care nu au înființat și transmis Revisal la data de 31 martie 2025 vor utiliza exclusiv Reges-Online, adică se vor înregistra direct în noul registru. 

2. Condiții speciale pentru unități fără personalitate juridică:

Unitățile fără personalitate juridică, precum sucursalele, agențiile sau reprezentanțele, au obligația gestionării propriului registru dacă:

• au delegare de competență pentru încheierea și gestionarea contractelor de muncă și

• au delegare de competență explicită pentru completarea și transmiterea datelor în Reges.

Condițiile nu sunt alternative, ci cumulative. Cei care nu îndeplinesc aceste condiții trebuie să obțină actul de delegare până la trecerea la noul Reges.

3. Modalitatea de completare și transmitere a datelor - prin salariați proprii sau prin prestator:

• angajatorii pot desemna unul sau mai mulți salariați, prin decizie scrisă, pentru completarea datelor sau

• pot externaliza această obligație către prestatori specializați, contractând servicii externe (cu respectarea GDPR, având în vedere calitatea de persoană împuternicită a prestatorului față de angajator, care e operatorul de date).

Una dintre problemele subliniate de practicieni a fost pretinsa condiție ca prestatorul de servicii externe să aibă cel puțin un salariat, condiție clar prezentat în cuprinsul proiectului de ordin, dar care acum a fost corectată în forma pubicată în Monitorul Oficial: mai precis, prestatorul de servicii NU e obligat să aibă cel puțin un salariat:

„6. Angajatorii prevăzuți la pct. 1 lit. a) și c) pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, astfel cum sunt definiți la art. 2 lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

7. În situația reglementată la pct. 6, completarea și transmiterea datelor în Registru se realizează de prestatorii contractați sau de către salariații proprii ai acestora, desemnați prin decizie scrisă”, scrie, mai exact, în ordinul publicat vineri.

Angajatorii care externalizează acest serviciu trebuie să transmită obligatoriu informațiile privind contractul de prestări servicii în termen de trei zile lucrătoare de la încheierea sau încetarea acestuia, incluzând datele de identificare ale prestatorului și durata contractului.

Dincolo de contractul de prestări servicii, angajatorul care a dobândit acces în Reges trebuie să procedeze la delegarea tehnică, în sistem, a prestatorului. Ordinul nu aduce însă nicio lămurire suplimentară pentru angajatori dincolo de ceea ce știam până acum. De pildă, nu explică faptul că prestatorii trebuie să aibă propriile conturi în Reges și că nu le pot folosi pe ale angajatorilor și nici nu prezintă detaliile tehnice ale delegării.

4. Accesul angajatorilor în Reges și autorizarea accesului la registrul angajatorului

Așa cum explicam, acum câteva săptămâni, procesul de accesare și utilizare a Reges pornește cu dobândirea accesului angajatorului (crearea contului) și continuă cu solicitarea accesului la un registru sau mai multe, după caz. 

Concret, accesul se face prin RoeID sau prin certificat digital calificat, însă procedura recent oficializată lasă deschisă și o soluție temporară de obținere a accesului la ghișeu:

„Accesul angajatorilor la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:

a) prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID;

b) prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condițiile Legii nr. 214/2024;

c) prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obținerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului”.

Odată creat contul, e nevoie de obținerea accesului la un registru sau mai multe, care se face astfel:

• reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la ONRC primesc automat autorizare;

• reprezentanții unităților fără personalitate juridică sau ai celor neînregistrați la ONRC, precum și împuterniciții, trebuie să depună documente specifice la inspectoratul teritorial sau să le încarce digital semnate electronic.

Aici, ordinul reia informațiile puse deja la dispoziție pe site-ul Reges-Online cu privire la modalitatea autorizării accesului la un registru: 

5. Odată accesat Reges-Online, angajatorii sunt obligați să-l utilizeze:

Angajatorii au obligația de a se înregistra în noul sistem informatic într-un termen clar definit, respectiv maximum 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr. 295/2025 - asta înseamnă până pe 30 septembrie. 

Tot în acest interval de 6 luni, angajatorii trebuie să completeze și să transmită în noul sistem Reges-Online toate datele referitoare la contractele individuale de muncă active la momentul în care accesează prima dată Registrul nou. Aceste date sunt cele care nu se regăsesc deja în sistemul informatic anterior (Revisal) și care sunt prevăzute obligatoriu în noua soluție tehnică - tocmai de aceea e recomandat să nu așteptăm până în ultima luna înainte de expirarea termenului.

• Angajatorii care anterior utilizau sistemul Revisal pot continua să transmită date prin fișiere RVS până la data înregistrării efective în Reges-Online, însă fără să depășească termenul maxim de 30 septembrie

• După expirarea acestui termen, toate operațiunile vor fi realizate exclusiv prin Reges-Online.

• Pe data de 9 mai s-a sistat eliberarea numelor de utilizator și a parolelor pentru aplicația Revisal, precum și serviciile de recuperare a informațiilor pentru refacerea bazei de date Revisal. 

Indiferent de modul de transmitere a datelor de către angajatori (fie prin sistemul anterior până la termenul limită, fie prin noul sistem), salariații vor putea în continuare să își obțină extrasele individuale prin intermediul Reges-Online, după înrolare.