Concediile medicale în era Reges-Online: Ghid practic pentru angajatori și recomandări pentru salariații acestora

Legislația care stă la baza acordării concediilor medicale și a plății indemnizațiilor în România este complexă, având ca act normativ principal OUG 158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate. Aceasta stabilește categoriile de persoane asigurate care au dreptul la concedii medicale, condițiile de acordare (inclusiv stagiul minim de cotizare), durata maximă, baza de calcul și cota procentuală a indemnizației, precum și modalitatea de plată. Un alt act normativ fundamental în această discuție este Codul Muncii (Legea 53/2003) - potrivit acestuia, incapacitatea temporară de muncă (concediul medical) este o cauză de suspendare de drept a CIM. 

Această suspendare are consecințe juridice, cea mai importantă fiind încetarea, pe durata suspendării, a prestației din partea salariatului și a plății drepturilor salariale din partea angajatorului, salariatul primind, în schimb, indemnizația de asigurări sociale de sănătate. Documentul justificativ indispensabil pentru acordarea concediului medical și calculul indemnizației este certificatul medical, eliberat de medicul curant (medic de familie sau medic specialist), în conformitate cu normele legale în vigoare.

Un flux intern bine definit și comunicat eficient tuturor angajaților poate preveni multe dintre problemele asociate cu gestionarea concediilor medicale. 

Notificarea angajatorului

Imediat ce salariatul se află în incapacitate de muncă și obține (sau urmează să obțină) un certificat medical, acesta are responsabilitatea de a informa angajatorul în cel mai scurt timp posibil. 

Comunicarea rapidă permite angajatorului să ia măsuri pentru organizarea activității în lipsa salariatului și să demareze procedurile administrative, iar această notificare ar trebui să vizeze, de regulă, managerul direct și/sau departamentul de resurse umane, în funcție de dimensiunea angajatorului, structura internă și modul în care aceste aspecte sunt reglementate prin regulamentul intern.

Primirea și verificarea certificatului medical

Salariatul este obligat să depună certificatul medical la sediul angajatorului în termen legal specificat în normele OUG 158/2005, respectiv până cel mai târziu la data de 5 a lunii următoare celei pentru care a fost acordat concediul.

Prezentarea certificatului în original și termenul prevăzut de OUG 158/2005 nu exclud înștiințarea angajatorului cu privire la situația incapacității temporare de muncă și, așa cum precizam la punctul anterior, este importantă stabilirea unor politici clare și transparente în privința acestui aspect. 

Să nu uităm de faptul că tehnologia de care beneficiază atât angajatorii, cât și o mare parte a salariaților, permite comunicarea rapidă.

La primirea certificatului, departamentul responsabil (HR/Salarizare) trebuie să efectueze o serie de verificări: corectitudinea datelor de identificare ale salariatului și angajatorului, seria și numărul unic al certificatului, perioada concediului, codul de diagnostic, codul de indemnizație, parafa și semnătura medicului emitent. Un certificat incomplet sau eronat necesită corectarea sa de către medicul care l-a eliberat.

Înregistrarea internă și administrativă (inclusiv Reges-Online)

Certificatul medical primit se înregistrează în evidențele interne ale companiei (registru, sistem informatic), iar cel mai important aspect administrativ, influențat direct de HG 295/2025 și noul Reges-Online, este operarea suspendării contractului individual de muncă. 

Concediul medical fiind o cauză legală de suspendare, angajatorul este obligat să raporteze această suspendare în Reges-Online, iar faptul că prin HG 905/2017 a fost indicată o excepție în acest sens și aceasta nu se mai regăsește în HG 295/2025 nu reprezintă o distorsionare a cadrului legal, dimpotrivă, vorbim despre o revenire la dispozițiile generale prevăzute de Codul muncii. 

HG 295/2025 stabilește termene-limită precise pentru operarea suspendărilor. De exemplu, conform art. 5 din HG 295/2025, modificările referitoare la suspendarea contractului individual de muncă se transmit în registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, cu excepția concediul medical, caz în care raportarea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă suspendarea (certificatul medical). 

Atenție! Indemnizația calculată se plătește salariatului la data la care se achită drepturile salariale pentru luna respectivă.

Reluarea activității și raportarea încetării suspendării în Reges-Online

La expirarea perioadei de concediu medical, salariatul are obligația de a se prezenta la locul de muncă și de a-și relua activitatea, dacă nu vom avea o prelungire a situației de incapacitate temporară de muncă. 

Similar cu operarea suspendării, angajatorul trebuie să opereze și încetarea suspendării contractului individual de muncă în Reges-Online conform art. 5 din HG 295/2025 (mai precis, încetarea suspendării se transmite în registru).

Ce trebuie să știe salariații tăi despre concediile medicale

Pentru a evita problemele și a asigura o procesare fluentă a concediilor medicale, salariații ar trebui să fie conștienți de următoarele aspecte:

Dreptul la concediu medical: au dreptul la concediu medical dacă îndeplinesc condițiile de stagiu de cotizare prevăzute de lege și obțin un certificat medical de la un medic, conform dispozițiilor OUG 158/2005.

Obligația de informare: este esențial să anunțe angajatorul (managerul direct și/sau HR) cât mai rapid despre incapacitatea de muncă, pentru a permite angajatorului să se organizeze.

Importanța certificatului medical: doar certificatul medical este documentul oficial pe baza căruia se justifică absența și se plătește indemnizația, nefiind suficientă doar o adeverință sau o simplă notificare verbală pe termen lung.

Termenul de depunere: respectarea termenului pentru depunerea certificatului la angajator este crucială pentru procesarea în timp util a indemnizației și pentru ca angajatorul să-și poată îndeplini obligațiile de raportare în Reges. Depunerea cu întârziere poate afecta plata indemnizației și poate crea probleme administrative.

Concediul medical înseamnă suspendarea CIM: pe durata concediului medical, contractul de muncă este suspendat, ceea ce înseamnă că salariatul nu prestează muncă și nu primește salariu, ci o indemnizație calculată conform legii. Locul de muncă este păstrat, chiar dacă angajatorul poate angaja o altă persoană pe durata suspendării, în baza unui contract individual de muncă pe durată determinată. Această suspendare nu afectează dreptul la concediu de odihnă și nici vechimea în muncă.

Indemnizația nu este întotdeauna cât salariul: Pentru anumite afecțiuni, suma primită ca indemnizație reprezintă un procent din media veniturilor brute lunare din ultimele 6 luni din cele 12 luni din care se constituie stagiul de asigurare, până la limita a 12 salarii minime brute pe țară lunar, pe baza cărora se calculează contribuția asiguratorie pentru muncă. Totodată, în anumite cazuri indemnizația este inclusiv supusă unor taxe salariale.

Date personale corecte: angajații trebuie să se asigure că datele lor personale din evidențele angajatorului (nume, CNP, adresă, cont bancar) sunt corecte, deoarece acestea sunt folosite pentru calculul indemnizației, raportarea fiscală (D112) și, implicit, pentru corectitudinea datelor transmise în Reges-Online.

Adresabilitate: angajații trebuie să știe cui să se adreseze în cadrul companiei (departamentul HR/Salarizare) pentru întrebări legate de concediul medical, statutul plății sau alte neclarități.

Impactul specific al HG 295/2025 asupra raportării concediilor medicale în Reges-Online

După cum am menționat anterior, principalul impact al HG 295/2025 asupra gestionării concediilor medicale vizează obligațiile de raportare în Registrul general de evidență a salariaților online (Reges-Online).

HG 295/2025 nu modifică regulile medicale stabilite prin OUG 158/2005 (cine are dreptul, cât durează, cum se calculează indemnizația), ci introduce obligația înregistrării în registru și pentru acest tip de suspendare, considerat excepție de HG 905/2017 și, foarte important, stabilește termene limită clare pentru operarea modificărilor în contractul individual de muncă.

Suspendarea contractului individual de muncă pe durata concediului medical și încetarea acestei suspendări la reluarea activității sunt evenimente care trebuie raportate în Reges-Online. 

Inițial angajatorul va înregistra în registru atât data suspendării, cât și data încetării suspendării (finalul perioadei de incapacitate temporară de muncă), așa cum sunt înscrise în certificatul medical.

Ulterior, cu o zi înainte de data prevăzută pentru încetarea suspendării, se va înregistra evenimentul în Reges, iar în cazul în care salariatul va obține un certificat medical prin care această situație este prelungită, se va modifica data încetării conform noului certificat.

În privința încetării suspendării, lipsa de claritate a art. 4 alin (2) lit.4 și art. 5 alin (1) lit. e) poate genera confuzie, fiind precizat clar termenul pentru transmiterea suspendării, nu și cel pentru transmiterea încetării acesteia, iar în aceste condiții concluzia firească este că încetarea suspendării se va transmite potrivit regulii generale, cu o zi înainte.

O aparentă omisiune sau lipsă de precizie în textul normativ al HG 295/2025 cu privire la termenul exact de transmitere a încetării suspendării, în contrast cu termenul clar specificat pentru începutul acesteia, este susceptibilă să genereze interpretări divergente și o aplicare neunitară a procedurii de către angajatori și organele de control ITM. 

Incertitudinea rezultată din această posibilă ambiguitate legislativă creează insecuritate juridică pentru angajatori, expunându-i riscului de a fi sancționați chiar dacă adoptă o interpretare pragmatică și logică (raportarea după încetarea efectivă), alimentând astfel inevitabil controverse în rândul specialiștilor și potențiale dispute administrative. 

HG 295/2025 specifică termenele în care aceste operațiuni de raportare trebuie efectuate de către angajator în noul sistem electronic, iar nerespectarea acestor termene de raportare (care, pentru suspendări determinate de concedii medicale, sunt de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical) poate atrage sancțiuni pentru angajator.

Gestionarea corectă a concediilor medicale necesită o cunoaștere solidă a legislației (OUG 158/2005, Codul Muncii) și, începând cu 2025, o atenție sporită la noile proceduri și termene de raportare impuse de HG 295/2025 privind Reges-Online.

Un flux intern eficient, bazat pe o comunicare clară și pe respectarea procedurilor de către ambele părți, este esențial, iar angajatorii trebuie să se asigure că procesele interne sunt aliniate cu cerințele HG 295/2025 privind raportarea în Reges-Online a suspendărilor și încetărilor de suspendare determinate de concediile medicale, respectând cu strictețe termenele. 

La rândul lor, salariații trebuie să fie conștienți de drepturile și obligațiile lor, în special de termenele de depunere a certificatelor medicale și de importanța conformității documentelor.

Într-adevăr, putem fi tentați să afirmăm că HG 295/2025 a introdus o nouă sarcină pentru persoanele care gestionează activitatea de resurse umane, însă singurul argument ar fi că HG 905/2017 avea prevăzută, explicit și limitativ, această excepție în privința situațiilor de suspendare, deși art. 50 lit. b) din Codul muncii a rămas nemodificat.

Prin colaborare și responsabilitate reciprocă, angajatorii și salariații pot naviga eficient procesul concediilor medicale, asigurând atât respectarea drepturilor angajaților, cât și conformarea cu obligațiile legale în noua eră digitală a Reges-Online.

În privința gestionării activității de resurse umane prin servicii externe, putem identifica un aspect esențial care nu trebuie să lipsească din cuprinsul contractelor de prestări servicii, comunicarea de îndată a situațiilor care determină suspendarea sau încetarea contractelor individuale de muncă, presupunând că această precizare se regăsește cel puțin cu privire la comunicarea încheierii contractelor.