e-TVA: Decontul precompletat și fișierele aferente ar trebui descărcate și verificate lunar cât mai repede. Cum să procedezi și ce probleme frecvente apar

Mai exact, deconturile precompletate de TVA (Ordinul ANAF 3.775/2024) sunt transmise online până la data de 5 a lunii următoare termenului pentru depunerea decontului de TVA. Notificările de conformare pentru e-TVA (Ordinul ANAF 6.234/2024) se transmit online, de asemenea, până la data de 5 a lunii următoare termenului legal de depunere a decontului de TVA.

Apoi, în termen de 20 de zile de la data primirii notificării, contribuabilul are obligația să transmită online rezultatul verificărilor privind diferențele comunicate de ANAF. Totuși, obligativitatea transmiterii răspunsului se aplică abia de la 1 iulie 2025, pentru majoritatea contribuabililor.

Referitor la diferențele semnificative, este vorba de valorile care depășesc pragul de semnificație ce îndeplinește condițiile cumulative de minimum 20% în cotă procentuală și o valoare absolută de minimum 5.000 lei. Însă trebuie precizat că notificarea de conformare se poate transmite, în baza unei analize de risc, inclusiv dacă se identifică diferențe sub pragul de semnificație.

Având în vedere aceste chestiuni, Delia Cataramă, Tax Partner la Viboal FindEx, a vorbit la un eveniment online organizat recent de avocatnet.ro despre pregătirile pe care ar trebui să le facă firmele și persoanele fizice. Citatele de mai jos sunt extrase din prezentarea specialistei.

1. Ce trebuie să știe contribuabilii și cum ar trebui să procedeze?

Delia Cataramă: „Fișierele [de detaliu aferente decontului precompletat de TVA] nu se descarcă instantaneu - adică să nu vă așteptați ca, după ce ați dat solicitarea, a doua zi să le aveți în SPV. Site-ul ANAF, după cum știți, din păcate, pică destul de des. De aceea, recomandarea este să nu așteptați. Pentru că gândiți-vă că ei zic așa: 5 iulie este termenul de încărcare [pentru decontul precompletat de TVA] și tu trebuie să răspunzi în 20 de zile. Ar fi indicat să aveți o procedură internă, în care să scrie, de exemplu, că în perioada 5-7 a lunii intrați și descărcați fișierele sau măcar le solicitați. Pentru că dacă intrați pe data de 18 a lunii, solicitați fișierele și sistemului îi ia trei zile să le încarce, deja depășiți termenul de răspuns. Deci, ideal ar fi să aveți o procedură internă în acest sens și să nu așteptați până în ultima zi.”

2. Ce implică, în linii mari, verificările?

Delia Cataramă: „Decontul nostru [exemplificativ] a avut 17.848, iar decontul precompletat a avut 27 - avem o diferență de 17.821 și trebuie să o explicăm. Evident, primul pas este să mergem să descărcăm toate aceste informații. Raportul e-Factura ar trebui să fie primul pe care îl descărcăm. În e-Factura avem atât zona de achiziții, cât și zona de vânzări, care arată exact ca un jurnal de vânzări și de achiziții. Ca urmare, am putea să scoatem aceste rapoarte și să încercăm să le mapăm cu jurnalele noastre, ca să vedem ce lipsește. În cazul nostru, într-adevăr, erau niște încasări pentru care ar fi trebuit să se emită niște facturi care nu s-au emis și de aici a venit această situație. A fost situația în care, să spunem, contabilul a vrut să fie corect, să declare TVA-ul colectat la luna la care trebuie. Însă, nefiind emise facturile când trebuie, avem această diferență de decont de TVA, față de decontul precompletat.

Mai departe, ne uităm și în raportul e-Case de marcat - în cazul nostru concret, el nu cuprindea nimic, pentru că societatea nu folosește case de marcat. Practic, e doar o verificare suplimentară și ați putea să găsiți o metodă să mapați în niște excel-uri aceste valori, măcar pe totaluri. Și apoi puteți să faceți o verificare linie cu linie cu un soft deștept (sau chiar și cu un excel se poate face o astfel de verificare). Următorul raport este cel de declarații informative, respectiv 390 și 394. Din nou, nici aici nu avem nimic, datorită faptului că societatea nu avea operațiuni. În registrul achizițiilor de locuințe cu cotă redusă, eu, personal, n-am avut la nimeni o astfel de situație, dar e bine să știți că există și el printre documentele furnizate de către sistemul e-TVA.

Avem și extrasul din sistemul e-Transport - acesta este doar informativ, iar pentru dumneavoastră poate fi util să verificați exact dacă toate acele tranzacții din e-Transport sunt declarate și așa mai departe. Și ultimul este raportul extras din sistemul vamal, unde, la fel, putem avea valorile prezentate și de aici putem să scoatem și să comparăm ce este în acest raport cu ce este în decontul nostru. Deci, ANAF ne prezintă informațiile și, practic, noi trebuie să identificăm ori unde am greșit noi, ori unde a greșit ANAF.”

3. Ce probleme frecvente pot să apară?

Delia Cataramă: „Principalele probleme identificate ar fi în zona de (1) dublare de sume. Aceasta poate să provină din faptul că am trimis aceeași factură de cinci ori în SPV. Sfatul meu este să nu trimiteți storno dacă este exact aceeași factură, ci mai bine lăsăm așa și explicăm ulterior situația. Pentru că eu nu am trimis cinci facturi din care să stornez patru apoi, ci am emis aceeași factură, pe care, din greșeală, am încărcat-o de mai multe ori. Când vine notificarea de conformare pentru e-TVA vin și explic situația. Din nou, sunt tot felul de (2) greșeli privind alegerea inclusiv a cotelor de TVA în facturile emise.

(3) Erori tehnice - din păcate, ne-am confruntat și noi cu destul de multe erori tehnice - de genul eu am încărcat factura, am tot ce-mi trebuie, dar nu am văzut-o preluată în P300. Atât timp cât încă există astfel de erori tehnice, noi trebuie să le explicăm. Cum spuneam, sunt (4) diverse stornări care se fac și categorii de TVA. Știți, probabil, deja că, pentru a se duce corect valorile atunci când facem stornări, ele trebuie să fie pe minus pe un anumit cod de e-Factura, de exemplu - deci, să urmăriți în ghidul privind e-Factura (publicat de ANAF) exact ce coduri trebuie să folosiți pe facturi pentru ca ele să se ducă corect în e-TVA, altfel ele nu se duc corect.

Mai este (5) colectarea de date din perioade fiscale diferite - adică nestabilirea corectă a datei exigibilității. Și, evident, cea mai gravă este faptul că (6) nu s-a emis factura/documentul sau nu s-a transmis în sistemele ANAF. Aici, un alt lucru pentru care ar trebui să ne bucurăm că facem aceste verificări este că, dacă descoperim că sunt facturi pe care ori am uitat să le transmitem, ori nu s-au transmis (cum spuneam, pot fi erori tehnice), prin verificarea D300 cu P300 noi le identificăm și putem să le încărcăm repede, ca să scăpăm de acea amendă de 15% din valoarea facturii, în momentul în care nu am încărcat-o în e-Factura. Pentru că, dacă ANAF se prinde înaintea noastră și ne aplică amenda, este destul de dificil. Dacă noi ne prindem înaintea ANAF și o încărcăm, chiar cu întârziere, nu mai avem această amendă de 15% (la facturi mari s-ar putea să conteze). OK, o să avem amenda pentru încărcarea cu întârziere, dar e mai mică.”

Citește și:

• e-TVA: În continuare e neclar pentru care decont intervine obligația de a răspunde la notificările de conformare. Specialiștii recomandă prudență;
• De ce e important să înțelegi corect, în contextul e-TVA, conceptele de fapt generator și exigibilitate.