Decontarea ochelarilor de vedere este un simplu beneficiu sau o obligație esențială a angajatorului? Un aspect care încă pune probleme

• Decontarea ochelarilor de vedere nu este un beneficiu extrasalarial sau act de bunăvoință, ci o obligație legală ce derivă direct din normele de securitate și sănătate în muncă.
• Angajatorul trebuie să asigure examen oftalmologic și să furnizeze aparate de corecție speciale dacă acestea sunt necesare, obligație confirmată și de Curtea de Justiție a UE.
• Dacă angajatorii nu înțeleg ce obligații le revin și tratează decontarea ochelarilor ca pe un beneficiu extrasalarial, inclusiv abordarea fiscală e greșită. 

Se vorbește despre venituri neimpozabile pentru lucrător, despre cheltuieli sociale deductibile limitat pentru companie și despre proceduri interne menite să justifice un așa zis act de „bunăvoință”. 

Însă, oricât de bine intenționată ar fi această abordare, ea ratează esențialul. Decontarea ochelarilor de vedere și/sau protecție, atunci când necesitatea lor este determinată de condițiile de muncă, nu este un act de caritate socială, ci o obligație legală a angajatorului, ce derivă direct din normele de securitate și sănătate în muncă (SSM).

A încadra această cheltuială la categoria „social” este ca și cum am considera casca de protecție de pe șantier un cadou de Paște sau bocancii cu bombeu metalic un bonus de performanță.

Munca la birou și munca pe șantier - aceeași obligație, riscuri diferite

Să facem un exercițiu de imaginație. Pe un șantier, nimeni nu ar contesta obligația angajatorului de a furniza lucrătorilor cască, mănuși, hamuri sau încălțăminte de protecție. Acestea nu sunt opționale și nici nu depind de generozitatea companiei. Ele sunt echipamente individuale de protecție (EIP), absolut necesare pentru a preveni accidentele de muncă sau pentru a limita consecințele unuia. Costul lor este, fără echivoc, o cheltuială de exploatare, integral deductibilă, realizată pentru a asigura un mediu de muncă sigur și pentru a respecta legea.

Acum, să mutăm exercițiul de imaginație într-un birou. Care sunt riscurile aici? Mai puțin vizibile, poate, dar „la fel de” reale. Orele petrecute în fața unui monitor, adesea în condiții de iluminare artificială, fără pauzele necesare, pot afecta vederea. 

Așadar, care sunt „echipamentele de protecție” în acest context? Scaunul ergonomic, biroul la înălțimea corectă, monitorul care nu pâlpâie și, da, ochelarii, dacă un medic specialist constată că sunt necesari tocmai din cauza activității la ecran.

Acești ochelari devin, în logica legii, un „aparat de corecție/protecție special”, adică un echipament al cărui scop este să protejeze sănătatea lucrătorului în raport cu un risc specific identificat la locul de muncă.

Ce spune legea, dincolo de interpretări fiscale?

Fundamentul acestei obligații nu se regăsește în Codul Fiscal, ci în HG 1028/2006 privind cerințele minime de securitate și sănătate în muncă referitoare la utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare.

Mai mult decât o simplă obligație dintr-o HG, datoria de a proteja sănătatea lucrătorilor este o obligație de rang constituțional. Art. 41 alin.(2) din Constituția României prevede explicit că „Salariații au dreptul la măsuri de protecție socială. Acestea privesc securitatea și sănătatea salariaților (...)”. Prin urmare, asigurarea unor „aparate de corecție/protecție speciale” nu este altceva decât o materializare a acestui drept fundamental într-un context specific, cel al muncii la ecran.

Această abordare este pe deplin aliniată cu principiile fundamentale promovate la nivel global de Organizația Internațională a Muncii (OIM). Convenția OIM nr. 155 privind securitatea și sănătatea lucrătorilor stabilește principiul general conform căruia angajatorii au responsabilitatea de a asigura, atât cât este rezonabil posibil, un mediu de muncă sigur și fără riscuri pentru sănătate. Deși nu menționează explicit ochelarii de vedere, spiritul convenției este clar: orice risc identificat la locul de muncă (cum ar fi afectarea vederii) trebuie contracarat prin măsuri de protecție adecvate, pe cheltuiala angajatorului.

HG 1028/2006 transpune o directivă europeană (Directiva 90/270/CEE) și stabilește clar obligațiile angajatorului:

1. Să evalueze riscurile pentru lucrători, în special în ceea ce privește vederea.
2. Să asigure un examen oftalmologic corespunzător pentru lucrători, înainte de începerea activității la ecran, periodic și ori de câte ori apar tulburări de vedere ce pot fi cauzate de această activitate.
3. Punctul esențial: „Dacă rezultatele examenului (...) arată că este necesar și dacă nu se pot utiliza dispozitive de corecție normale, lucrătorilor trebuie să li se furnizeze aparate de corecție speciale, corespunzătoare activității respective”.

Textul legii este lipsit de ambiguitate. Verbul folosit este „trebuie”, ceea ce indică o obligație, nu o opțiune. Această obligație a fost, de altfel, reconfirmată și de Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) în deja celebra cauză C-392/21, care a implicat chiar un angajator din România. 

CJUE a statuat că obligația de a furniza un aparat de corecție special poate fi îndeplinită fie prin furnizarea directă a acestuia de către angajator, fie prin rambursarea cheltuielilor necesare. Nu a unei părți din acesta!

Implicații practice și fiscale corecte

Odată ce înțelegem că nu vorbim despre o cheltuială socială, ci despre una necesară pentru asigurarea securității și sănătății în muncă, întreaga perspectivă fiscală se schimbă:

• Pentru angajator: Costul cu ochelarii (sau decontarea lor) nu mai este o cheltuială socială deductibilă în limita a 5% din fondul de salarii. Devine o cheltuială de exploatare, integral deductibilă la calculul impozitului pe profit, la fel ca achiziția oricărui alt echipament de protecție sau a unei unelte necesare desfășurării activității. Este o cheltuială efectuată în scopul obținerii de venituri impozabile, prin menținerea forței de muncă sănătoase și productive.
• Pentru lucrător: Suma decontată rămâne un venit neimpozabil, însă temeiul moral și legal este mult mai solid. Nu primește un „ajutor pentru dispozitive medicale” ca un act de „bunăvoință”, ci beneficiază de o măsură de protecție pe care angajatorul este obligat legal să i-o asigure.

Spre o cultură a transparenței și a prevenției

Abordarea corectă a acestei probleme nu este doar o chestiune de conformare legală sau de optimizare fiscală. Este, în primul rând, o chestiune de respect și de responsabilitate.

Pentru angajatori, a privi dincolo de litera Codului Fiscal și a înțelege spiritul actelor normative din sfera SSM înseamnă a investi în cel mai de preț activ al companiei: oamenii. 

Un lucrător a cărui sănătate este protejată este un lucrător mai prezent, mai eficient și mai loial. Crearea unei proceduri interne clare, transparente, care să detalieze pașii (evaluare, trimitere la medicul de medicina muncii, consult oftalmologic, modalitate de decontare) nu face decât să consolideze încrederea și să evite potențiale conflicte.

Pentru lucrători, este important să înțeleagă că acest drept este legat strict de necesitatea impusă de locul de muncă, confirmată de un specialist. Nu este o portiță pentru decontarea oricărui tip de ochelari, ci o măsură de protecție țintită.

În final, echilibrul dintre viața profesională și cea personală, despre care vorbim atât de mult, începe chiar de aici: cu asigurarea unui mediu de lucru care nu ne afectează sănătatea. 

O vedere clară nu este un lux, ci o necesitate. Iar atunci când munca o pune în pericol, protejarea ei devine o responsabilitate comună, în care dialogul, buna-credință și respectarea legii sunt singura cale de urmat pentru a evita conflicte inutile și pentru a construi relații de muncă stabile și productive.