avocatnet.ro 
Asociația Examinatorilor Autorizați de Fraude (ACFE) menționează, în sondajele publicate între februarie 2023 și martie 2024, că procesul de integrare a unor noi parteneri de afaceri – în calitate de furnizori sau de clienți – reprezintă o provocare pentru multe organizații.
Potrivit raportului ACFE, doar 10% dintre organizații consideră că integrarea noilor furnizori nu reprezintă deloc o provocare, în timp ce peste 60% o consideră extrem de dificilă. De asemenea, 52% dintre respondenți afirmă că integrarea unui nou client este o provocare majoră sau moderată, în timp ce doar 14% dintre aceștia nu percep acest proces ca fiind problematic pentru organizația lor.
Înțelegerea importanței analizei de integritate
Analiza de integritate („Integrity Due Diligence” – IDD) reprezintă o componentă esențială a managementului riscului, care se concentrează pe evaluarea integrității și reputației unui partener de business actual sau potențial, înainte de inițierea sau extinderea unei colaborări.
Realizarea unei analize de integritate permite organizațiilor să identifice probleme ascunse și să reducă riscurile care ar putea amenința atât activitatea curentă, cât și dezvoltarea viitoare a afacerii. Neefectuarea unei astfel de analize amănunțite poate expune o companie la potențiale consecințe grave, care, în funcție de jurisdicție, ar putea include amenzi substanțiale, restricții asupra operațiunilor comerciale sau chiar asumarea unei răspunderi penale.
Dincolo de sancțiunile legale și de reglementare, o analiză insuficientă poate provoca, de asemenea, daune semnificative asupra reputației. Dacă o organizație este asociată cu un partener implicat în acte de corupție sau în practici lipsite de etică, aceasta se poate confrunta cu o expunere negativă în mass-media și cu pierderea încrederii părților interesate – inclusiv clienți, investitori și autorități de reglementare.
Date esențiale colectate în cadrul procesului de integrare și al verificărilor de tip IDD
ACFE raportează că, la momentul integrării unui partener de afaceri, organizațiile trebuie să colecteze informații-cheie, cum ar fi codul de identificare fiscală, verificarea identității proprietarului/proprietarilor businessului, informații despre structura de proprietate și date privind sancțiuni, liste de supraveghere sau entități interzise. Verificarea acestor informații este direct legată de atenuarea riscurilor majore de fraudă și de reputație cu care se confruntă organizațiile atunci când interacționează cu parteneri de afaceri.
Informațiile colectate în timpul procesului de IDD ar trebui să acopere aspecte-cheie precum:
- identitatea și structura corporativă, inclusiv identificarea membrilor consiliului executiv, a acționarilor, a beneficiarilor reali și a altor afilieri corporative;
- comportamentul pe piață;
- listele de sancțiuni, inclusiv identificarea persoanelor, organizațiilor sau țărilor supuse sancțiunilor economice emise de un guvern sau de o organizație internațională;
- relatările negative din mass-media, inclusiv acuzațiile mediatizate de surse credibile și alte publicații care asociază o persoană sau o entitate cu cazuri de fraudă, spălare de bani, corupție, terorism și alte activități ilegale;
- verificări ale listelor de persoane expuse politic și ale listelor entităților deținute de stat;
- rezultate financiare și bilanțuri contabile, inclusiv bilanțuri ale activelor și pasivelor.
Principalii factori de risc identificați prin analiza de tip IDD
Analiza IDD este un instrument esențial pentru identificarea timpurie a riscurilor legate de integritate în cadrul relațiilor de business. Printre cele mai frecvente și relevante riscuri identificate se numără:
- proprietatea ascunsă cu ajutorul unor structuri complexe, care pot ascunde identitatea reală a persoanelor implicate;
- beneficiari reali cu antecedente penale sau cu reputație proastă;
- controlul neoficial al unei afaceri exercitat de către persoane politice influente;
- acuzații de corupție și activități frauduloase;
- utilizarea unei companii ca potențial vehicul pentru spălarea banilor;
- conflicte de interese, în care personalul-cheie reprezintă interesele unor părți externe;
- litigii legale care pot afecta stabilitatea financiară sau imaginea publică a partenerului și probleme legate de zona de ESG („environment, social, governance” – mediu, social, guvernanță), cum ar fi încălcarea reglementărilor privitoare la mediu, a standardelor de sustenabilitate, existența unor practici de muncă deficitare sau probleme asociate lanțului de aprovizionare.
Când ar trebui efectuată analiza de tip IDD
Frecvența cu care organizațiile efectuează verificări IDD depinde de mai mulți factori, care includ natura relației de business, nivelul de risc, industria și cadrul de reglementare aplicabil. Acestea ar trebui să efectueze întotdeauna IDD înainte de a intra într-un parteneriat sau înainte de a iniția o investiție sau o tranzacție semnificativă pentru a se asigura că nu se expun unor riscuri ascunse.
Cu toate acestea, organizațiile nu ar trebui să trateze IDD ca un proces ce se efectuează o singură dată. În funcție de nivelul de risc, procedura de due diligence ar trebui revizuită în mod regulat. Pentru organizațiile care colaborează cu parteneri de afaceri cu risc scăzut, verificările IDD ar trebui revizuite la fiecare doi-trei ani. Relațiile de business cu risc moderat, însă, necesită o atenție mai mare - de obicei, verificările IDD ar trebui refăcute la fiecare 12-24 de luni. În scenarii cu risc ridicat sau atunci când se colaborează cu parteneri de afaceri care operează în jurisdicții cunoscute pentru cadrele slabe de reglementare sau în țări cu un nivel ridicat de corupție, organizațiile ar trebui să refacă verificările IDD la fiecare șase-12 luni sau chiar mai frecvent, dacă circumstanțele o cer.
În plus, dincolo de aceste verificări periodice, organizațiile ar trebui să trateze aceste verificări ca pe o responsabilitate continuă, pentru a fi pregătite să reacționeze când apare ceva nou - de exemplu, schimbări în structura acționariatului, la nivelul conducerii, apariția unor articole negative în presă, sesizări ale avertizorilor de integritate și actualizări ale cadrelor de reglementare. În aceste cazuri, reluarea promptă a procesului de due diligence ajută organizațiile să anticipeze riscurile potențiale înainte ca acestea să escaladeze.
Într-un peisaj de business global caracterizat de cadre de reglementare tot mai riguroase, practicile IDD pot fi esențiale în integrarea noilor parteneri de business și în monitorizarea relațiilor existente cu alte companii. Dincolo de simpla bifare a cerințelor de conformitate, IDD poate fi un mod de protejare împotriva corupției, fraudei și a unor obligații ascunse care pot amenința operațiunile și credibilitatea unei organizații.
danida