În principiu, actul administrativ-fiscal emis de către organele fiscale pe suport hârtie cuprinde următoarele elemente:
- denumirea organului fiscal emitent;
- data la care a fost emis şi data de la care îşi produce efectele;
- datele de identificare ale contribuabilului sau plătitorului şi, dacă este cazul, datele de identificare ale persoanei împuternicite de contribuabil sau plătitor;
- obiectul actului administrativ-fiscal;
- motivele de fapt;
- temeiul de drept;
- numele şi calitatea persoanelor împuternicite ale organului fiscal, potrivit legii;
- semnătura persoanelor împuternicite ale organului fiscal, potrivit legii, precum şi ştampila organului fiscal emitent;
- posibilitatea de a fi contestat, termenul de depunere a contestaţiei şi organul fiscal la care se depune contestaţia;
- menţiuni privind audierea contribuabilului/plătitorului.
Actul administrativ-fiscal emis în formă electronică de organul fiscal central se semnează cu semnătura electronică extinsă a Ministerului Finanţelor, bazată pe un certificat calificat, iar actul administrativ-fiscal emis în formă electronică de organul fiscal local se semnează cu semnătura electronică extinsă a autorităţii administraţiei publice locale din care face parte organul fiscal local emitent, bazată pe un certificat calificat.
Actul administrativ-fiscal emis pe suport hârtie şi tipărit prin intermediul unui centru de imprimare masivă este valabil şi în cazul în care nu poartă semnătura persoanelor împuternicite ale organului fiscal, potrivit legii, şi ştampila organului emitent, dacă îndeplineşte cerinţele legale aplicabile în materie.
Actul administrativ-fiscal se consideră emis şi înregistrat la organul fiscal astfel:
- la data semnării actului administrativ-fiscal emis pe suport hârtie;
- la data generării actului administrativ-fiscal emis pe suport hârtie şi tipărit prin intermediul unui centru de imprimare masivă;
- la data aplicării semnăturii electronice extinse pe actul administrativ-fiscal emis în formă electronică.
Prin „erori materiale” se înţelege „orice greşeli de redactare, omisiuni sau menţiuni greşite din actele administrative fiscale, cu excepţia acelora care atrag nulitatea actului administrativ fiscal, potrivit legii, sau care privesc fondul actului administrativ fiscal”.
În situația în care, după comunicarea actului administrativ-fiscal, organul fiscal constată, fie din oficiu, fie la cererea contribuabilului, că există erori materiale în cuprinsul său, comunică contribuabilului sau plătitorului un act de îndreptare a erorii materiale.
Dacă cererea contribuabilului de îndreptare a erorii materiale nu este întemeiată, respinge cererea printr-o decizie pe care i-o comunică.
Actul de îndreptare a erorii materiale şi decizia de respingere a cererii de îndreptare a erorii materiale urmează regimul juridic al actului iniţial şi pot fi contestate în condiţiile legii în care putea fi contestat actul iniţial.