Deductibilitatea cheltuielilor cu mașinile: În cazul agenților de vânzări n-ar trebui să fie necesare foile de parcurs, dar acestea pot fi utile uneori la verificările ANAF

De reținut, pe scurt:

• Întocmirea foilor de parcurs poate fi utilă chiar și pentru agenții de vânzări/achiziții, pentru a demonstra că utilizarea privată este una reziduală, nu abuzivă.
• Se recomandă firmelor o abordare prudentă: să întocmească foi de parcurs sau să ceară un punct de vedere oficial de la autoritățile fiscale înainte de a decide eliminarea lor.

„Obligativitatea utilizării foilor de parcurs de către agenții de vânzări și de achiziții a fost, de-a lungul timpului, și încă este o temă controversată. Au existat chiar inspecții fiscale în cadrul cărora, într-o formă circumstanțiată de utilizarea respectivelor autovehicule și de către alte persoane decât agenții de vânzare și de achiziții, a fost clamată obligativitatea utilizării foilor de parcurs și de către agenții de vânzări și achiziții.

Considerăm că intenția legiuitorului a fost să creeze o reglementare simplă, menită să descurajeze abuzurile la nivelul contribuabililor în general, dar să mențină în afara acestor constrângeri anumite categorii de utilizări pentru care diminuarea deductibilității nu este necesară, în special datorită naturii și specificității serviciului prestat”, opinează, într-un articol apărut recent, Alex Tabacu, Senior Tax Partner, și Mădălina Gatu, Tax and Accounting Partner, de la Voicu Financial & Tax Advisers.

În aceste condiții, se apreciază că întocmirea foilor de parcurs nu este necesară în cazul mașinilor folosite de agenții de vânzări și de achiziții. Aceasta deoarece vorbim de situații în care folosirea mașinilor exclusiv în interesul activităților economice este prezumată de Codul fiscal și normele sale de aplicare (o excepție poate fi doar dacă vorbim de abuzuri). Însă, pentru a evita orice fel de neplăceri la un control al ANAF, existența foilor de parcurs este recomandată, dacă mașinile sunt folosite, chiar și foarte puțin, în scopuri personale.

„Astfel, apreciem că întocmirea foii de parcurs ar fi obligatorie în contextul în care se utilizează autovehiculul 100% în scop de business și lucrul acesta este necesar a fi probat conform dispozițiilor fiscale. Întocmirea foii de parcurs nu ar fi necesară în cazul agenților de vânzare și de achiziții, situații în care utilizarea autovehiculului 100% în scop de business se prezumă, fără a fi necesară probarea acestui lucru, cu excepția cazului în care ar exista o practică abuzivă.

Din perspectivă fiscală, foaia de parcurs, deși neobligatorie, ar putea fi utilă chiar și în cazul agenților de vânzări și achiziții, în cazul în care, pe lângă deplasările în scop de business (delegări în diverse orașe în țară, deplasări la clienți, deplasări la furnizori, deplasări la bancă, deplasări în scop de informare și cercetare etc.) ar exista în mod rezidual și deplasări în scop privat, tocmai pentru a putea dovedi aceasta rezidualitate și inexistenta unei practici abuzive. (...)

Presupunând că intenția legiuitorului a fost ca, în toate situațiile, să fie necesară dovada utilizării exclusive în scopuri de afaceri, atunci ar fi fost inutilă reglementarea excepțiilor și descrierea detaliată a serviciilor de agent de vânzări și achiziții. Ar fi fost suficient să existe doar o regulă generală conform căreia dacă se intenționează utilizarea regimului de deductibilitate de 100%, este necesară foaia de parcurs indiferent de natura serviciilor și/sau a autovehiculelor utilizate.

Este drept că această prezumție în cazul agenților de vânzări și achiziții nu este inserată explicit și în titlul referitor la impozit pe profit, ci doar în titlul referitor la TVA, însă, în același timp, în normele de aplicare ale articolului din capitolul de impozit pe profit se precizează faptul că regulile de deducere pentru impozitul pe profit sunt cele menționate în normele de aplicare ale articolului din capitolul TVA, ceea ce, în opinia noastră, unifică cele două reglementări. Coroborând aceste aspecte, considerăm că prezumția de utilizare exclusivă în scop economic a autovehiculelor conduse de agenții de vânzări și de achiziții ar trebui să fie valabilă atât în privința deductibilității integrale a costurilor, cât și a taxei pe valoarea adăugată aferente acestora”, explică cei doi specialiști.

Așadar, firmelor le este recomandat să adopte o politică prudentă și să întocmească foile de parcurs inclusiv pentru mașinile folosite de agenți. Dacă se dorește eliminarea foilor de parcurs, cel mai bine ar fi să se ceară un punct de vedere de la autoritățile fiscale.

Potrivit Codului fiscal, cheltuielile aferente autovehiculelor aflate în proprietatea sau în folosința contribuabilului sunt integral deductibile la impozit pe profit, dacă este vorba de autovehicule utilizate de agenții de vânzări și de achiziții. Totodată, la TVA se aplică dreptul de deducere integrală a taxei aferente cumpărării, achiziției intracomunitare, importului, închirierii sau leasingului autovehiculelor respective și a taxei aferente cheltuielilor legate de acestea.