Cum pot companiile să reducă riscurile în inspecțiile fiscale: O listă de verificări pentru finalul de an

Articol scris de Laura Bîrleanu, Consultant Prețuri de Transfer

Pentru început, companiile ar trebui să efectueze o analiză detaliată a conformității fiscale interne. Aceasta presupune verificarea tuturor declarațiilor depuse în cursul anului (declarațiile de TVA, impozit pe profit, contribuții sociale și impozite salariale) și compararea acestora cu înregistrările contabile. Diferențele identificate trebuie analizate și, dacă este cazul, corectate prin depunerea declarațiilor rectificative. Totodată, se recomandă o atenție sporită tranzacțiilor neobișnuite, cum ar fi cele cu entități afiliate, parteneri din alte state membre UE sau din afara Uniunii. Acestea atrag adesea atenția inspectorilor fiscali, fiind considerate zone cu risc crescut de neconformitate.

Documentația este un pilon fundamental în apărarea poziției fiscale a companiei. Chiar și în situațiile în care înregistrările contabile sunt corecte, lipsa documentelor justificative poate duce la ajustări fiscale considerabile. Prin urmare, este esențial ca toate contractele, facturile, notele de recepție, procesele-verbale, documentele de transport și alte înscrisuri relevante să fie arhivate corespunzător. Implementarea unui sistem digital de arhivare nu doar reduce riscurile legate de pierderea documentelor, ci și eficientizează procesul de răspuns în timpul unei inspecții. Pentru grupurile de firme, dosarul prețurilor de transfer trebuie actualizat anual, întrucât acesta constituie o zonă de verificare prioritară pentru autoritățile fiscale.

O altă direcție importantă este asigurarea coerenței între evidența contabilă și cea fiscală. Înainte de închiderea anului, este indicată o verificare a conturilor de venituri și cheltuieli, o reconciliere între balanța contabilă și declarațiile fiscale, precum și o confirmare a soldurilor cu partenerii comerciali. Orice diferență nejustificată poate ridica semne de întrebare în timpul unui control. În plus, companiile ar trebui să se asigure că tratamentul fiscal aplicat fiecărei tranzacții este corect, în special în cazul cheltuielilor cu servicii de management, consultanță sau marketing, care trebuie susținute prin dovezi concrete privind prestarea efectivă a serviciilor.

Pregătirea pentru o inspecție fiscală ar trebui să fie un proces continuu, integrat în modul de funcționare al companiei. O firmă bine organizată își stabilește din timp proceduri clare pentru gestionarea acestor situații, asigurându-se că există o echipă dedicată pentru relația cu autoritățile fiscale și că toate documentele pot fi accesate rapid și complet. Coordonarea eficientă între departamente, comunicarea deschisă și respectarea termenelor contribuie la o desfășurare fluentă a inspecției. În esență, transparența, promptitudinea și ordinea internă sunt elementele care transformă un control fiscal dintr-un factor de stres într-un proces gestionabil și previzibil.

La finalul fiecărui an, un checklist intern poate servi drept instrument practic pentru verificarea gradului de conformitate fiscală. Acesta ar trebui să includă revizuirea tuturor declarațiilor depuse, reconcilierea între contabilitate și fiscalitate, actualizarea dosarului prețurilor de transfer, arhivarea completă a documentelor justificative și verificarea tratamentului fiscal aplicat tranzacțiilor. Totodată, companiile pot folosi acest moment pentru a analiza dacă sunt eligibile pentru facilități fiscale sau scutiri prevăzute de legislația în vigoare, cum ar fi cele pentru activități de cercetare-dezvoltare sau stock option plan.

Recomandări practice pentru reducerea riscurilor fiscale

Pentru a reduce riscurile și a gestiona eficient inspecțiile fiscale, companiile trebuie să adopte o abordare strategică și preventivă. Colaborarea periodică cu consultanți fiscali sau auditori independenți oferă o perspectivă obiectivă asupra conformității și permite corectarea din timp a eventualelor erori. În același timp, digitalizarea proceselor contabile și fiscale simplifică raportarea, minimizează erorile și asigură acces rapid la documente în cazul unui control.

Formarea continuă a echipei financiare este la fel de importantă, având în vedere modificările frecvente ale legislației fiscale. O echipă bine pregătită poate anticipa riscurile și reacționa corect în fața oricărei verificări. De asemenea, o comunicare deschisă și transparentă cu autoritățile fiscale contribuie la desfășurarea rapidă și echilibrată a inspecțiilor.

În concluzie, conformitatea fiscală nu înseamnă doar respectarea obligațiilor legale, ci și construirea unui sistem intern solid, bazat pe organizare, digitalizare și responsabilitate. Finalul de an este momentul ideal pentru revizuirea acestor procese și pentru consolidarea unei culturi fiscale sănătoase.