arhivarea dosarelor in cazul unei societati comerciale

reguli generale de arhivare a documentelor:
*le vom grupa in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
*in dosare cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea;

dosarele continand documente justificative si contabile le vom pastra in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
evidenta documentelor la arhiva o vom tine cu ajutorul Registrului de evidenta in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara trebuie sa le pastram in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Statele de salarii le pastram in arhiva timp de 50 de ani.
Documentele financiar -contabile pe care le vom pastra in arhiva timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite,.
Aceste documente se pastreaza pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Situatia bunurilor de capital care face obiectul ajustarii taxei deductibile, trebuie pastrata pe o perioada care incepe in momentul la care taxa aferenta achizitiei bunului de capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii.
Orice alte inregistrari, documente si jurnale privind bunurile de capital trebuie pastrate pentru aceeasi perioada.
Documentele financiar -contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

In caz de incetare a activitatii, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.
In societatile pe actiuni si in comandita pe actiuni, o parte din acte vor fi depuse la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea (registrul actionarilor, registrul sedintelor si deliberarilor adunarilor generale, registrul sedintei si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului si consiliului de supraveghere, registrul deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor si registrul obligatiunilor), iar restul actelor societatii vor fi depuse la Arhivele Nationale.
Registrele tuturor societatilor vor fi pastrate timp de 5 ani.