Referat pentru reparatii

Sunt de acord ca pentru unele lucrari, reparatii..., ce necesita o decizie, o hotarare... sa se intocmeasca un referat de catre administrator si-acesta sa fie discutat in comitet s.a.m.d.
Dar nu este obligatoriu, nu este prevazut in vreo reglementare si de aceea in cazul realizarii unei expertize acest referat nu este necesar.
Cel ce face expertiza verifica documentele si nu povestile. Documentele ce se au in vedere la o expertiza sunt contracte, facturi, chitante, hotarari, decizii... Sigur ca la baza luarii hotararilor si a deciziilor de a efectua o reparatie pot exista sesizari ale proprietarilor, autosesizari, referate, procese verbale..., de la caz la caz, dar acestea nu sunt obligatorii.
Daca o reparatie a fost facuta anul trecut, expertul verifica contractul, factura, chitantele, modul de repartizare a cheltuielilor... Pe aceste documente vede ca este semnatura si acceptul celor ce se ocupa de asociatie: administrator, presedinte, cenzor... Aceleasi semnaturi le poate vedea, in afara de contract si factura, pe procesele verbale de receptie a lucarii unde semneaza chiar o intreaga comisie.

Da, in anumite situatii se impune intocmirea unui referat de catre administrator, dar in cele mai multe situatii nu se impune un asemenea referat.
Noi practicam in asociatie o formula apropiata de referat in situatia unor avarii. La ora 2 noaptea suna gardianul de la parterul blocului ca-i curge apa din tavan... In cateva minute apare administratorul si/sau instalatorul care opreste imediat alimentare apei de la subsol.
Se constata, se verifica si in functie de gravitate se rezolva problema intr-o ora sau in cateva ore. Avem in permanenta cateva materiale (tevi, robineti, coturi..) in magazia din subsolul blocului.
A doua zi administratorul impreuna cu instalatorul fac o "situatie de lucrari". Avand in vedere ca e o avarie, nu a mai fost timp de referat, de discutarea acestuia in comitetul ce putea fi convocat peste cateva zile.... Asa ca aceasta situatie de lucari va cuprinde pe scurt povestea (sesizarea primite telefonic de la..., la ora..., data....), cum s-a intervenit, ce s-a constatat, ce s-a facut, ce materiale s-au folosit, ce s-a cumparat...
Presedintele constata, discuta, verifica..., aproba, semneaza si este de acord cu decontarea cheltuielilor. Cheltuielile se justifica si se scad din casirie pe baza de documente (facturi, chitante, ordiun de plata...).