Documentele fiscale pot fi comunicate printr-un serviciu on-line al ANAF. Noile reguli au intrat in vigoare

Codul de procedura fiscala a fost modicat prin OUG nr. 40/2014, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 455 din 23 iunie 2014 si care a intrat in vigoare la aceeasi data. Actul normativ cuprinde o serie de masuri prin care contribuabilii vor putea opta pentru a trimite anumite documente prin mijloace electronice catre Fisc, fara sa mai utilizeze posta sau faxul sau sa se deplaseze la sediul unitatilor fiscale. In plus, acestia vor putea nu doar sa trimita, dar si sa primeasca electronic unele acte de la ANAF.

Avand in vedere recentele reglementari, a fost adoptat un act normativ care pune in practica aceste dispozitii. Este vorba despre Ordinul MFP nr. 1154/2014 privind procedura de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta intre ANAF si persoanele fizice, publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 646 din 2 septembrie 2014 si care a intrat in vigoare la aceeasi data.

Mai exact, prin acest document este aprobata procedura prin care persoanele fizice vor putea trimite si primi de la Fisc documente prin mijloace electronice. Aceasta procedura detaliaza modul concret de realizare a schimbului de documente si cuprinde:

• dispozitivele de identificare electronica a persoanelor fizice in mediul electronic;
• comunicarea informatiilor si inscrisurilor prin serviciile "Spatiul privat virtual" si "Buletinul informativ fiscal";
• conditiile de comunicare prin cele doua servicii mentionate mai sus.

Serviciul "Spatiul privat virtual" consta in punerea la dispozitia persoanelor fizice a unui spatiu virtual aflat pe serverele Ministerului Finantelor Publice/Agentiei Nationale de Administrare Fiscala prin intermediul caruia se efectueaza comunicarea electronica a informatiilor si inscrisurilor intre ANAF si persoana fizica in legatura cu situatia fiscala proprie a acesteia, se mentioneaza in noile reglementari.

Prin accesarea serviciului "Spatiul privat virtual" persoanele fizice pot opta pentru comunicarea prin mijloace electronice de transmitere la distanta a actelor administrative fiscale emise in forma electronica de catre organele fiscale din cadrul ANAF. Asa cum este mentionat si in actul normativ acest serviciu este optional, nu obligatoriu, asa incat contribuabilii pot trimite in continuare acte catre Fisc si prin mijloacele clasice (posta, fax).

De asemenea, prin "Spatiul privat virtual" persoanele fizice pot transmite catre organului fiscal din cadrul ANAF cereri, inscrisuri sau documente.

In ceea ce priveste serviciul "Buletinul informativ fiscal", acesta consta in punerea la dispozitia persoanelor fizice a unor informatii publice cu caracter fiscal, in scopul indrumarii acestora in indeplinirea obligatiilor fiscale, se precizeaza in ordinul care se aplica din 2 septembrie. Acest serviciu reprezinta o aplicatie informatica de tip RSS.

Cele doua servicii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta, denumite servicii de comunicare electronica, sunt disponibile gratuit, 24 de ore din 24. In cazul in care furnizarea unui serviciu de comunicare electronica presupune suportarea unor costuri pentru utilizatori, acestia vor fi avertizati in mod corespunzator, se subliniaza in noile prevederi.

Important! MFP si ANAF furnizeaza serviciile de comunicare electronica in conditii normale de functionare a echipamentelor electronice si nu raspund pentru eventualele disfunctionalitati ale sistemelor prin care se asigura serviciile electronice si care nu le pot fi imputabile.

Persoanele fizice se vor identifica in mediul electronic prin certificate digitale sau prin nume si parola

Conform Ordinului MFP nr. 1154/2014, persoane fizice se vor putea identifica in mediul electronic, adica vor putea sa-si dovedeasca identitatea, pentru a avea acces la serviciile electronice ale ANAF, prin doua moduri.

Astfel, persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent ori exercita profesii libere se identifica electronic cu certificate digitale calificate numai pentru obligatiile fiscale pentru care, in relatia cu organul fiscal, se identifica prin codul de inregistrare fiscala, se arata in ordinul citat.

De cealaltat parte, persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent ori exercita profesii libere, pentru obligatiile fiscale altele decat cele prevazute anterior, precum si celelalte persoane fizice se identifica electronic prin oricare dintre urmatoarele dispozitive:

• certificate digitale calificate;
• credentiale de tip nume/parola insotite de coduri de autentificare de unica folosinta OTP.

"In cadrul procedurii de autentificare electronica, dupa efectuarea cu succes a identificarii, Ministerul Finantelor Publice/Agentia Nationala de Administrare Fiscala are obligatia de a pune la dispozitia utilizatorului datele personale ale acestuia pe care le detine in baza sa de date si pe care le utilizeaza in scopul autentificarii, precum si denumirea serviciului electronic la care se acorda accesul. Acordul persoanei fizice pentru folosirea datelor sale personale in scopul acordarii accesului la serviciile de comunicare electronica pentru care persoana fizica solicita autentificarea se considera a fi implicit", se arata in dispozitiile recent intrate in vigoare.

Identificarea prin certificate digitale calificate

Persoanele fizice care detin certificat digital calificat, eliberat de furnizorii de servicii de certificare, acreditati in conditiile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, se pot identifica pe serverul MFP-ANAF prin utilizarea certificatului digital calificat, se precizeaza in ordinul MFP.

Potrivit aceluiasi document, cererea de utilizare a unui certificat digital calificat se face prin transmiterea formularului "Documentul de confirmare" existent pe serverul MFP-ANAF, avand aplicate atat semnatura electronica a persoanei fizice, titular al certificatului digital calificat, cat si semnatura electronica a autoritatii de certificare.

Acest formular se descarca de pe serverul MFP-ANAF, se completeaza cu datele de identificare ale titularului certificatului digital calificat si se semneaza, conform sursei citate, utilizand certificatul digital calificat. Dupa completare, formularul "Documentul de confirmare" se transmite autoritatii de certificare care l-a eliberat, pe adresa de posta electronica prevazuta in acest scop, in vederea confirmarii.

Important! Formularul "Documentul de confirmare" este prevazut in anexa nr. 3 la Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 858/2008 privind depunerea declaratiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanta.

Mai departe, confirmarea inregistrarii certificatului digital calificat pe serverul MFP-ANAF se transmite prin posta electronica la adresa furnizata de persoana fizica in formularul "Documentul de confirmare".

Mai mult decat atat, persoana fizica poate renunta la utilizarea certificatului digital calificat pentru identificarea in mediul electronic, prin depunerea "Cererii de renuntare", existenta pe serverul MFP-ANAF.

Identificarea prin credentiale de tip utilizator/parola insotite de coduri de autentificare de unica folosinta

Contribuabilii care opteaza pentru identificarea pe serverul MFP-ANAF prin credentiale de tip utilizator/parola insotite de coduri de autentificare de unica folosinta trebuie sa formuleze o cerere de inregistrare, pe care o vor completa utilizand serviciul de inregistrare oferit de server, se arata in noile prevederi.

Aceasta cerere cuprinde atat informatii obligatorii, cat si informatii optionale. Astfel, informatiile obligatorii care trebuie furnizate sunt urmatoarele:

• date de identificare a persoanei fizice: numele si prenumele, codul numeric personal, tipul actului de identitate, seria si numarul actului de identitate, adresa de posta electronica, numarul de telefon mobil;
• date de identificare in mediul electronic: identificatorul utilizatorului, parola, intrebarea de siguranta, raspunsul la intrebarea de siguranta;
• modalitatea de verificare a datelor furnizate de persoana fizica.

Identificatorul utilizatorului si adresa de posta electronica trebuie sa fie unice in sistem.

In ceea ce priveste informatiile optionale, care vor fi cuprinse in cerere, acestea sunt: acordul pentru primirea de atentionari prin SMS, prin posta electronica sau prin aplicatia Talk.

In continuare, noile reglementari stabilesc ca persoana fizica decide modalitatea de verificare a datelor furnizate in cererea de inregistrare, prin alegerea uneia dintre urmatoarele optiuni:

• aprobare in mediul electronic, caz in care persoana fizica trebuie sa indice o informatie fiscala personala cunoscuta numai de MFP/ANAF si ea insasi, asa cum este ceruta de aplicatia informatica, in scopul identificarii electronice;
• aprobare la ghiseu, caz in care persoana fizica trebuie sa se prezinte la oricare organ fiscal teritorial din subordinea ANAF pentru identificarea fizica.

Dupa completarea cererii si lansarea de catre utilizator a procedurii de verificare a datelor sale, MFP/ANAF inregistreaza cererea si atribuie un numar de inregistrare pe care il comunica persoanei fizice.

Odata cererea aprobata, serviciile de comunicare electronica sunt puse dispozitia persoanei fizice in doua zile lucratoare de la verificarea corectitudinii informatiilor si se comunica pe adresa de posta electronica a acesteia.

Important! Persoana fizica poate cere oricand furnizorului de servicii publice de autentificare electronica a MFP/ANAF modificarea datelor de identificare sau renuntarea la identificarea electronica prin utilizarea dispozitivului credentiale de tip utilizator/parola insotite de coduri de autentificare de unica folosinta, se arata in noile reglementari.

Contribuabilii vor putea verifica prin "Spatiul privat virtual" situatia contributiilor sociale declarate de angajatori

Ordinul MFP nr. 1154/2014 stabileste ca accesul la serviciul "Spatiul privat virtual" se realizeaza dupa inregistrarea pe serverul MFP-ANAF, in baza certificatului digital calificat sau a credentialului de tip utilizator/parola.

Comunicarea electronica in "Spatiul privat virtual" se va face atat dinspre contribuabil catre ANAF, cat si dinspre organul fiscal catre contribuabil.

Intr-o prima etapa, serviciul "Spatiul privat virtual" va fi disponibil pana la 31 decembrie 2014 numai pentru contribuabilii cu domiciliul fiscal in Bucuresti si in judetul Ilfov. Incepand de anul viitor, proiectul pilot pentru Regiunea Bucuresti-Ilfov va fi dezvoltat la nivel national si se vor extinde categoriile documentelor si informatiilor comunicate spre si dinspre contribuabili, se precizeaza intr-un comunicat recent al MFP. In plus, persoanele fizice se vor putea identifica si cu alte tipuri de credentiale cum sunt telefonul mobil sau cardul de sanatate.

Potrivit noilor reglementari, categoriile de documente privind situatia fiscala a persoanei fizice care vor fi comunicate prin serviciul "Spatiul privat virtual" sunt:

• declaratii fiscale intocmite de persoana fizica, potrivit legii;
• cereri adresate de persoana fizica organului fiscal pentru obtinerea unor informatii sau documente in legatura cu situatia fiscala personala, cum ar fi: cerere de informatii despre contributiile de asigurari sociale declarate de angajatori, solicitarea unei opinii privind aplicarea legislatiei fiscale si altele asemenea;
• acte administrative fiscale, acte de executare si alte acte emise de organul fiscal in executarea legii, cum ar fi: decizii de impunere, notificari, somatii si altele asemenea;
• documente sau acte emise de organul fiscal la cererea persoanei fizice, cum ar fi: certificatul de atestare fiscala, adeverinta de venit si altele asemenea;
• registrul documentelor electronice comunicate in ultimii 2 ani.

Mai exact, documentele specifice fiecareia dintre categoriile mentionate mai sus, sunt acestea:

A. Documente emise de organul fiscal si comunicate contribuabilului:

Automat:

• Decizii de impunere anuala aferente veniturilor realizate incepand cu anul 2013 si emise dupa data de 1 septembrie 2014;

La cererea contribuabilului:

• Situatia obligatiilor fiscale de plata la data de ... ;
• Nota obligatiilor de plata;
• Situatia contributiilor de asigurari sociale declarate de catre angajatori;

B. Documente emise de contribuabil si comunicate organului fiscal:

• cerere privind Situatia obligatiilor fiscale de plata la data de ... ;
• cerere privind Nota obligatiilor de plata;
• cerere privind Situatia contributiilor de asigurari sociale declarate de catre angajatori.

Conform actului normativ, in cazul comunicarii prin "Spatiul privat virtual" a actelor administrative fiscale, actelor de executare si a altor acte emise de organul fiscal in executarea legii, precum si a documentelor sau actelor emise de organul fiscal la cererea persoanei fizice, acestea se vor considera comunicate in termen de 15 zile de la data punerii la dispozitia persoanei fizice a documentului in "Spatiul privat virtual". Acest termen incepe sa curga din ziua urmatoare datei punerii la dispozitia persoanei fizice a documentului. Numarul de intrare/iesire electronic si data punerii la dispozitia persoanei fizice a documentului sunt inscrise in registrul documentelor electronice.

De asemenea, actul normativ citat prevede si posibilitatea renuntariila serviciul "Spatiul privat virtual", care se efectueaza la solicitarea utilizatorilor prin completarea corespunzatoare a campurilor special destinate. In urma renuntarii la acest serviciu, MFP/ANAF va transmite un mesaj utilizatorului pe email prin care se confirma dezactivarea accesului la serviciu.

Important! Documentele comunicate de organele fiscale vor fi semnate cu certificatul digital emis de autoritatea de certificarea a MFP, pana cand ministerul va obtine certificatul digital calificat.

Prin "Buletinul informativ fiscal" vor fi furnizate noutatile legislative

In ceea ce priveste serviciul "Buletinul informativ fiscal", noile reglementari stabilesc ca acesta va putea fi accesat prin actionarea butonului RSS din serverul MFP-ANAF, in aplicatia informatica sau navigatorul internet al utilizatorului, buton afisat pe paginile de internet ale ANAF care furnizeazã informatiile.

In acest sens, persoanele fizice trebuie sa opteze pentru categoriile de informatii pe care le solicita, respectiv pentru calendarul obligatiilor fiscale, noutati legislative, ghiduri fiscale, campanii derulate, comunicate de presa.

Atentie! Informatiile transmise prin serviciul "Buletinul informativ fiscal" au caracter informativ, nu inlocuiesc obligatia utilizatorului privind cunoasterea si indeplinirea obligatiilor fiscale si nu genereaza alte drepturi si obligatii decat cele prevazute de legislatia fiscala, se arata in proiectul de ordin.