Chiar și pe perioada suspendării CIM, angajații trebuie să respecte anumite obligații - dar pot fi sancționați pentru nerespectarea lor?

Asigurarea și respectarea confidențialității documentelor și informațiilor reprezintă o obligație a tuturor părților și participanților în cadrul relațiilor de muncă. Părțile în relația de muncă sunt angajatorii și salariații, iar participanți pot fi consultanții externi sau alte persoane care interacționează cu salariații și angajatorii în baza unor contracte comerciale de prestări servicii sau prin externalizarea unor servicii care au legătură directă cu relația de muncă (ex: SSM, medicina muncii, salarizare, contabilitate).

Privită superficial, suspendarea contractului individual de muncă are ca efect suspendarea prestării muncii de către salariat și a plății drepturilor salariale de către angajator, însă pe durata suspendării pot continua să existe alte drepturi și obligații ale părților, dacă acestea sunt prevăzute prin legi speciale, prin contractul colectiv de muncă aplicabil, prin contracte individuale de muncă sau prin regulamente interne.

Practic, suspendarea nu exclude obligația de a asigura și respecta confidențialitatea datelor și informațiilor confidențiale, ci numai prestarea activității și plata drepturilor de natură salarială. Putem observa că legiuitorul a precizat expres că unele drepturi și/sau obligații pot continua să existe, singura condiție fiind cea prevederii acestora prin acte normative, contractele colective sau individuale de muncă sau în regulamentul intern.

Dacă ne referim strict la asigurarea și respectarea datelor și informațiilor confidențiale, obligația este prevăzută de lege pentru anumite categorii de salariați, iar pentru alți salariați trebuie să existe fie în contractul individual sau colectiv, fie în regulamentul intern (explicații, mai jos). De preferat ar fi ca aceste clauze să se regăsească în toate documentele, pentru toți salariații, iar angajatorii să se asigure că aceștia și-au însușit informația și au înțeles pe deplin importanța acesteia.

Nu discutăm numai de prejudiciul care poate fi cauzat angajatorului prin nerespectarea acestor obligații, ci și de cel adus celorlalți salariați atunci când este vorba despre datele cu caracter personal ale acestora, tot angajatorul fiind responsabil și în această situație.

O clauză de confidențialitate poate produce efecte și pe perioada suspendării contractului individual de muncă / telemuncă / muncă la domiciliu, dar cum poate răspunde salariatul care încalcă o astfel de obligație dacă raportul de muncă este suspendat?

Din punct de vedere al răspunderii disciplinare, salariatul nu poate săvârși o abatere disciplinară dacă nu are legătură munca. Astfel, chiar dacă acesta a intrat în posesia informațiilor și/sau documentelor confidențiale în perioada în care raportul de muncă era activ, pe perioada suspendării nu putem discuta despre o legătură cu munca, aceasta fiind întreruptă prin suspendare.

Mai mult, pe perioada suspendării raportului de muncă, salariatul nu ar putea fi nici convocat în vederea desfășurării cercetării disciplinare, nici sancționat, fiind incidente dispozițiile art. 49 alin (6) din Codul muncii: „În cazul suspendării contractului individual de muncă se suspendă toate termenele care au legătură cu încheierea, modificarea, executarea sau încetarea contractului individual de muncă, cu excepția situațiilor în care contractul individual de muncă încetează de drept.”

Suspendarea tuturor termenelor privind  executarea contractului individual de muncă poate oferi angajatorului posibilitatea de a cerceta și, eventual sancționa salariatul care și-a încălcat o obligație sau nu a respectat regulile impuse / asumate privind confidențialitatea, dar numai după reluarea raportului de muncă, însă acest aspect ne-ar pune în situația de a dezbate și analiza cele două termene prevăzute de art. 252 alin (1) din Codul muncii.

Pentru a nu ajunge într-o astfel de situație, angajatorul are obligația de a se asigura că din momentul suspendării activității și până în cel în care activitatea este reluată în baza unui raport de muncă, salariatul, indiferent de tipul contractului de muncă, a predat toate documentele, atât în format electronic, cât și fizic și nu mai are acces la acestea. 

Dacă prin nesocotirea principiului bunei credințe, prevăzut expres de Codul muncii, salariatul nu a predat ori a refuzat să predea aceste documente și/sau informații și le-a utilizat contrar dispozițiilor legale, angajatorul se poate adresa instanței competente în vedere soluționării acestei situații ori a recuperării prejudiciului, conform răspunderii civile. În același timp, în funcție de specificul activității sau de natura faptei, dacă sunt întrunite elementele constitutive ale unei infracțiuni, atunci sunt aplicabile dispozițiile legii penale.

Aceeași situație poate să apară și în situația în care contractul de muncă nu este suspendat, ci încetează, salariatului revenindu-i aceleași obligații, respectiv de a preda angajatorului toate documentele, informațiile și/sau aparatura/instrumentele utilizate pe parcursul raportului de muncă, dar și de a nu utiliza nelegal informațiile în posesia cărora a intrat în timpul serviciului.

Așa cum se precizează în mod expres în Codul muncii, suspendarea raportului de muncă implică suspendarea prestării activității, iar pe toată această perioadă nici angajatorul nu i-ar putea solicita salariatului „anumite servicii” ce au legătură cu activitatea pentru care a fost încheiat contractul de muncă și nici salariatul nu ar putea să „presteze” în mod voluntar, fiind incidente dispozițiile privind munca nedeclarată.

Pe scurt, despre confidențialitatea informațiilor de la muncă

Salariații au obligația de a respecta și de a asigura confidențialitatea informațiilor și documentelor pe care aceștia le utilizează ori la care au acces pentru îndeplinirea sarcinilor și atribuțiilor ce le revin, acest lucru fiind precizat în mod explicit pentru cei care desfășoară activitatea la domiciliu și pentru salariați.

Pentru restul salariaților, angajatorii ar trebui să includă clauza de confidențialitate în cuprinsul contractului individual de muncă și recomandabil este ca aceste precizări să fie incluse și cadrul regulamentului intern, precum și negociate și incluse în contractul colectiv de muncă, dacă un astfel de contract poate fi negociat și încheiat.

Avem în aceste condiții următoarele categorii de persoane care, în exercitarea atribuțiilor de serviciu, se pot afla în posesia unor informații și/sau documente cu caracter confidențial sau pot utiliza astfel de informații în timpul programului de lucru:

• telesalariații / salariații care prestează muncă la domiciliu;
• salariații prestatorilor de servicii externalizate / persoanele fizice autorizate care prestează servicii pentru angajatori / consultanții externi specializați în legislația muncii;
• salariații care își desfășoară activitatea într-un loc de muncă organizat de către angajator.

Pentru prima categorie, cea a salariaților care prestează muncă la domiciliu și telesalariați există în acest moment dispoziții clare în Codul muncii și în Legea privind reglementarea activității de telemuncă (Legea 81/2018), respectiv obligația acestora de a asigura și respecta confidențialitatea datelor și informațiilor pe care utilizează în procesul de muncă. Chiar dacă dispozițiile actelor normative instituie o astfel de obligație, angajatorii ar trebui să  se asigure că telesalariații sau cei care prestează activitatea de la domiciliu au înțeles că au această obligație.

Salariații prestatorilor de servicii externalizate răspund în privința asigurării și respectării confidențialității datelor și informațiilor în fața propriilor angajatori, iar aceștia au la rândul lor această obligație față de angajatorul cu care au încheiat un astfel de contract, contract ce ar trebui să includă explicit astfel de clauze.

În cazul salariaților care își desfășoară activitatea într-un loc organizat de către angajator trebuie să  existe o clauză de confidențialitate, conform dispozițiilor art. 26 alin (1) din Codul muncii, această clauză nefiind totuși obligatorie. 

Chiar dacă nu este obligatorie clauza de confidențialitate și putem presupune că nu există acordul părților în acest sens, angajatorul poate  include în regulamentul intern reguli cu caracter obligatoriu pentru asigurarea și respectarea datelor și informațiilor confidențiale, salariații având la dispoziție sesizarea angajatorului și a instanței competente în măsura în care fac dovada încălcării unor drepturi, după ce le-a fost adus la cunoștință conținutul regulamentului intern.

Astfel, în toate situațiile angajatorul are dispoziție varianta de a include în contractul de muncă, de muncă la domiciliu, de telemuncă ori de prestări servicii, clauze prin care să se asigure că  este asigurată și respectată confidențialitatea datelor și informațiilor utilizate.

Nu trebuie omis faptul că și angajatorul are obligația legală de asigura confidențialitatea unor date și informații cu caracter personal ale salariaților, deci nu discutăm numai despre un drept de a include astfel de clauze.