Ghid util: Cum pot micile firme să-și protejeze afacerile în contextul unui dezastru

Este vorba de un amplu ghid privind reziliența în afaceri, care a fost tradus în română și a fost pus recent la dispoziție de corpul profesional al contabililor. Ghidul este făcut în baza unei colaborări între mai multe entități din străinătate, printre care și Forumul Economic Mondial.

„«Resilience in a Box» se bazează pe cele mai bune practici și are scopul de a pregăti începătorii în domeniul rezilienței în afaceri. Întreprinderile mici sunt deopotrivă foarte vulnerabile și lipsite de resurse adecvate care să le permită să ia măsuri pregătitoare. Aceste resurse vă vor îndruma compania în abordarea problemelor legate de pregătire, asigurând flexibilitatea necesară pentru a face față posibilelor întreruperi ale activității”, scrie în document.

Concret, ghidul de reziliență poate fi folosit pentru a pune bazele unui plan de continuitate a afacerilor în caz de dezastru. Mai jos sunt descriși, în mare, pașii pe care micile firme ar trebui să-i ia pentru a se pregăti în avans.

1. Crearea unei echipe dedicate care să se ocupe de planificare

Înainte de orice, fiecare firmă ar trebui să creeze, cu aprobarea și susținerea conducerii, o echipă internă care să se ocupe de reziliența în afaceri. Aceasta ar trebui să includă salariați-cheie care cunosc foarte bine activitatea companiei. 

„Această echipă de planificare nu poate împiedica trecerea unei întreprinderi prin orice fel de dezastru, dar o poate ajuta în reducerea efectelor pentru a-i permite să-și revină mai rapid și cu pierderi mai puține - totul datorită măsurilor planificate în avans”, scrie în ghid, fiind subliniat că, dacă o afacere se închide din cauza unui dezastru, aceasta poate suferi pierderi financiare și își poate pierde din cota de piață.

La ce ne referim când vine vorba de dezastre? În esență, la dezastrele naturale (incendii, cutremure, inundații, furtuni sau alunecări de teren) și la dezastrele de origine umană (pierderile de date, atacurile cibernetice, breșele de securitate, vandalismul/sabotajul, furturile, penele de curent, epidemiile sau accidentele). Astfel, fiecare firmă ar trebui să se axeze pe pericolele generale care îi pot fi specifice, în funcție de activitatea economică sau de zona în care activează, de exemplu.

Apoi trebuie identificate pericolele suplimentare interne și externe (de exemplu, dacă nu există copii de rezervă pentru datele din calculatoarele firmei, mobilier care nu este ancorat pentru siguranță, mobilier care poate bloca ieșirile de urgență, localizarea lângă o sursă de apă).

2. Identificarea activelor esențiale ale afacerii

Mai departe, în ghidul pus la dispoziție de fiscaliști este subliniată importanța identificării activelor esențiale, pentru a putea identifica vulnerabilitățile posibile.

„Fiecare întreprindere, indiferent de tip sau de dimensiune, este formată din active esențiale. Acestea reprezintă elementele de bază ale fiecărei întreprinderi, care, dacă ar fi înlăturate, ar genera perturbări și, posibil, pierderi catastrofale. Pentru a simplifica identificarea activelor esențiale, acestea au fost toate condensate în șase categorii: oameni, date, operațiuni, stocuri, echipamente și clădiri. (...)

Înțelegerea activelor voastre esențiale vă va ajuta să identificați care sunt vulnerabilitățile întreprinderii voastre în ceea ce privește întreruperile. Dacă cea mai mare parte a veniturilor unei întreprinderi se bazează pe stocuri, aceasta ar trebui să considere prioritară protejarea acestui activ împotriva deteriorării și a pierderilor generate de dezastre precum inundațiile, cutremurele sau incendiile”, scrie în document, cu precizarea că resursa umană ar trebui considerată din start ca fiind esențială pentru afacere.

Odată ce echipa de planificare a identificat activele esențiale și potențialele pericole, este momentul unei evaluări pentru a determina ce este prioritar pentru afacere.

„Acum, că ați identificat atât potențialele pericole, cât și activele afacerii, este momentul să evaluați care este punctul cel mai vulnerabil la perturbări al întreprinderii. (...) Pe baza rezultatelor, determinați ce prioritate au activele voastre, de la cea mai scăzută la cea mai ridicată, pentru a determina ce sector trebuie tratat primul, al doilea, al treilea etc. pentru a reduce potențialele efecte și perturbări”, este punctat în instrucțiuni.

• Protejarea oamenilor. Este subliniat că oamenii sunt unul dintre cele mai importante active ale unei afaceri și că, de obicei, acest lucru este trecut cu vederea cu prea multă ușurință. Se face o categorizare în oameni de la nivelul intern (salariații, în primul rând, dar și clienții, vânzătorii sau furnizorii, printre alții) și oameni de la nivelul extern (potențialii clienți, publicul sau autoritățile statului, de exemplu). Este important ca o afacere să pregătească un plan de acțiune pentru situațiile de urgență cu care s-ar putea confrunta, pe care să-l urmeze angajații, dar să se și ocupe de instruirea periodică a salariaților și de stabilirea unei strategii de comunicare.
  
  
• Protejarea datelor. Datele trebuie protejate indiferent dacă sunt stocate în format tipărit sau în format electronic. „O întreprindere nu poate funcționa fără a-și gestiona propriile date și informații. Datele specifice vor varia de la o întreprindere la alta, dar informațiile obișnuite vor include elemente precum istoricul clienților, documentele-cheie, dosarele (tipărite și electronice), evidențele vitale, copiile de siguranță ale serverelor sau calculatoarelor și alte detalii necesare. Protejarea datelor poate avea costuri, prin urmare este nevoie să se determine ce este cel mai important pentru operațiunile zilnice ale întreprinderii și ce ar putea avea efecte dacă s-ar pierde în timpul unui dezastru și ar trebui să fie recreat”, prevede ghidul tradus de fiscaliști. În mare, trebuie făcute copii de siguranță, planificat cum se recuperează datele, stocate evidențele vitale, pregătit accesul de la distanță și trebuie asigurată o protecție împotriva incidentelor de securitate.
  
  
• Protejarea operațiunilor. În acest caz, ghidul de reziliență detaliază ce trebuie făcut pentru a proteja afacerea de eventualele întreruperi ale operațiunilor sale. Se face referire, printre altele, la procesele esențiale și la protecția financiară.
  
  
• Protejarea stocurilor. „Cunoașterea articolelor pe care le aveți pe stoc, a localizării acestora și a valorii lor vă va ajuta întreprinderea în ce privește menținerea activelor și reaprovizionarea în cazul în care este necesară înlocuirea anumitor articole după un dezastru. Pe lângă urmărirea propriilor produse, puteți, de asemenea, să folosiți fișa de inventar sau procesul de inventariere pentru a urmări propriile sisteme de calcul, instrumente și echipamente”, scrie în documentul citat.
  
  
• Protejarea echipamentelor. Acest lucru este poate la fel de important precum protejarea stocurilor. Echipamentele ajută firmele să-și desfășoare activitatea economică, iar avarierea sau lipsa lor poate afecta grav afacerile. Mai precis, este vorba de identificarea echipamentelor de lucru, cu accent pe cele esențiale, și de luarea unor măsuri de siguranță pentru acestea.
  
  
• Protejarea clădirilor. „Dacă depindeți de spațiul sau structura fizic(ă) pentru a vă desfășura activitatea, acest lucru este foarte important pentru operațiunile voastre. Analizați cum v-ați desfășura activitatea sau cum v-ați servi clienții dacă v-ați pierde clădirea”, se atenționează în ghid. Aici trebuie luate în calcul chestiuni precum cine deține spațiul în care activează o firmă și ce spații alternative pot fi luate în considerare în caz de dezastru.
  
  

3. Adaptarea după producerea unui dezastru

După ce o afacere trece printr-un dezastru, este important ca aceasta să documenteze experiența avută și să o folosească pentru a actualiza planurile, procedurile și instruirile de la nivel intern.

„Dar nu trebuie să vă opriți aici. Puteți, de asemenea, învăța din greșelile și experiențele altora, pentru a nu repeta acele greșeli, și puteți încorpora aceste aspecte în strategiile voastre. Principalul obiectiv este să vă îmbunătățiți reziliența întreprinderii, pentru a fi flexibili și a vă putea adapta schimbărilor pe măsură ce noile informații vă ajută să vă rafinați abordarea”, scrie în ghidul de reziliență.

Totodată, este necesar să se facă verificări și revizuiri anuale în ceea ce privește activele esențiale ale afacerii și instruirea salariaților.