Cazierul judiciar poate fi solicitat la angajare pentru posturile de consilier juridic, gestionar, paznic și gardă de corp, funcționar public, conform actelor normative care stau la baza reglementării acestor domenii sau profesii. De asemenea, medicii, dentiștii și farmaciștii își pot exercita profesiile în baza certificatului de membru al colegiului propriu acordat, printre altele, în baza cazierului judiciar.

Cazierul judiciar este documentul care arată situația judiciară a unei persoane, adică evidența condamnărilor ori a altor măsuri cu caracter penal sau administrativ conform Codului penal, precum și a măsurilor procesual-penale luate față de o persoană.

Certificatul de integritate comportamentală trebuie prezentat obligatoriu angajatorilor de cei care vor să se lucreze în sistemul de învățământ, de sănătate, protecție socială sau în oricare altă entitate, publică sau privată, a cărei activitate presupune contactul direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilități sau alte categorii de persoane vulnerabile.

Certificatul de integritate comportamentală prezintă menționarea sau nu a persoanei respective în Registrul național automatizat cu privire la persoanele care au comis infracțiuni sexuale, de exploatare a unor persoane sau asupra minorilor. În acest registru sunt înscriși cei care, potrivit Legea nr. 118/2019, au fost condamnați pentru trafic de persoane, trafic de minori, exploatarea cerșetoriei, prostituție infantilă, agresiune sexuală, viol, hărțuire sexuală, pornografie infantilă, incest și alte infracțiuni sexuale.

Dacă angajatorul se regăsește prin domeniile de activitate pentru care unul dintre aceste documente este necesar înainte de întocmirea documentelor de angajare există un temei legal pentru solicitarea acestor date, în caz contrar, angajatorul va prelucra ilegal datele referitoare la condamnări penale sau infracțiuni. Această prelucrare ilegală de date poate aduce, de principiu, amenzi din partea Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, “arbitrul” Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) în România.

Un alt exemplu de prelucrare de date fără temei este solicitarea unei copii a permisului auto la angajare adcă viitorul salariat nu va primi o mașină de serviciu.

Nerespectarea regulilor privind protecția datelor poate aduce firmelor amenzi de până la 20 de milioane de euro sau de până la 4% din cifra de afaceri mondială totală anuală aferentă exercițiului financiar anterior, conform GDPR.

Practica din domeniul resurselor umane de a crea un dosar personal stufos unui salariat nu trebuie să mai fie una de actualitate. Mai mulți specialiști au avertizat că angajatorii trebuie să respecte principiul minimizării datelor personale, iar acest lucru se poate obține prin solicitarea la angajare doar a acelor acte de care angajatorul are nevoie, legal, pentru a încheia contractul individual de muncă.