Ce obligații ai, ca angajator, în cazul unui control al ITM

Legea nr. 108/1999 pentru înfiinţarea şi organizarea Inspecţiei Muncii prevede amenzi cuprinse între 5.000 și 10.000 lei pentru angajatorii care:

• împiedică în orice mod inspectorii de muncă să exercite, total sau parţial, controlul ori să efectueze cercetarea evenimentelor, potrivit prevederilor legale, prin orice acţiune sau inacţiune a conducătorului unităţii, a reprezentantului legal, a unui angajat, prepus ori a altei persoane aflate în locaţiile supuse controlului, inclusiv refuzul persoanei găsite la locul de muncă de a completa fişa de identificare sau de a da informaţii despre evenimentul cercetat;
• neîndeplinirea sau îndeplinirea parţială a măsurilor dispuse de inspectorul de muncă, la termenele stabilite de acesta;
• nerespectarea de către conducătorul unităţii, reprezentantul legal al acestuia, angajaţi, prepuşi sau alte persoane aflate în locaţiile supuse controlului a obligaţiei de a pune la dispoziţia inspectorilor de muncă, în termenul stabilit de aceştia, documentele şi informaţiile solicitate, necesare controlului ori cercetării evenimentelor.

Pentru nerespectarea celor trei obligați de mai sus, Inspecția Muncii a aplicat, în 2021, potrivit unui raport al instituției, 970 de amenzi (în valoare totală de 6 milioane lei) și 524 de avertismente pentru 1.431 de angajatorii pe care i-a controlat. Pentru împiedicarea inspectorilor de muncă să-și exercite atribuțiile de control au fost aplicate 62 de sancțiuni (40 dintre ele au fost amenzi), pentru nerespectarea obligației de a pune la dispoziție, în termenul stabilit, a documentelor necesare controlului au fost aplicate 623 de sancțiuni, dintre care 504 amenzi, iar pentru neaducerea la îndeplinire a măsurilor dispuse prin procesele-verbale de control emise de ITM au fost aplicate 809 de sancțiuni (426 amenzi).

Deși raportul emis de Inspecția Muncii nu explică sau nu oferă exemple despre cum au fost împiedicați inspectorii de muncă să-și exercite atribuțiile de control, trebuie știut că firmele pot împiedica accesul inspectorilor de muncă dacă, în urma triajului epidemiologic pe care acestea trebuie să le facă tuturor celor care le intră în sediu/punct de lucru, există inspectorii prezintă simptome asociate cu coronavirusul. Deoarece nu există nicio excepție de la regulile oficiale privind triajul, ele se aplică inclusiv când vin în control inspectorii de stat. Dacă au simptome specifice coronavirusului, accesul în sediu le poate fi refuzat. 

Dacă vrem să aflăm atribuțiile de control pe care ITM-ul le are, ne putem uita nu doar în Legea 108, dar și în Regulamentul de organizare și funcționare a Inspecției Muncii - adoptat prin HG 488/2017.

Astfel, acest act al Guvernului stabilește că Inspecția muncii are dreptul, printre altele, în materia relațiilor de muncă:

• să controleze aplicarea prevederilor legale referitoare la relațiile de muncă, atât ce decurg din legislația națională, europeană, cât și din convențiile Organizației Internaționale a Muncii;
• să controleze folosirea de angajatori a forței de muncă, pentru identificarea muncii nedeclarate;
• se constate dacă activitatea prestată în baza unui alt tip de contract decât cel de muncă se desfășoară în condițiile unui raport de muncă;
• să controleze acordarea drepturilor cuvenite salariaților ce decurg din lege, contractul colectiv de muncă aplicabil sau contractul individual de muncă (CIM);
• să controleze respectarea prevederilor legale privind registrul general de evidență a salariaților;
• să controleze respectarea prevederilor privind detașările, încadrarea în muncă a cetățenilor străini, activitatea agenților de muncă temporară;
• să controleze aplicarea măsurilor de respectare a egalității de șanse și de tratament între femei și bărbați.

Ce documente trebuie să prezinți inspectorilor

Dan Năstase, consilier juridic specializat pe relații de muncă, atragea atenția, într-un articol de anul trecut, că unui angajator i se poate cere, în cazul unui control din partea Inspecției Muncii  următoarele documente:

• CIM-urile și actele adiționale;
• deciziile emise cu privire la suspendarea CIM-urilor sau cele privind majorarea salariilor ca urmare a modificării salariului minim brut pe țară garantat în plată;
• certificatele de medicina muncii care atestă că salariații sunt apți pentru munca pe care o prestează;
• programarea concediilor de odihnă;
• organigrama sau ștatul de funcții;
• dacă se utilizează frecvent muncă de noapte, dovada informării ITM;
• pontajul/evidența orelor lucrate de către fiecare salariat/foile colective de prezență;
• regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă, după caz;
• statele de plată și dovada achitării salariilor la termenele prevăzute în contractul individual sau colectiv de muncă;
• registrul general de evidență a salariaților;
• împuternicirea persoanei desemnate să transmită în Revisal și/sau contractul de prestări servicii încheiat cu serviciul extern;
• dosarul de personal al fiecărui salariat care cuprinde, după caz și în funcție de forma de proprietate și de organizare a angajatorului:
  • cererea de angajare;
  • documentul de repartizare în muncă eliberat de agenția pentru ocuparea forței de muncă;
  • fișa de aptitudini în termenul de valabilitate, în funcție de specificul activității;
  • CIM și actele adiționale;
  • CV-ul salariatului;
  • actele unilaterale ale angajatorului cu privire la modificarea, suspendarea, încetarea raportului de muncă și, dacă este cazul, deciziile de sancționare însoțite de documentele care au stat la baza emiterii lor;
  • documentele privind verificarea prealabilă a aptitudinilor profesionale, după caz;
  • avizele obligatorii în cazul profesiilor/funcțiilor/ocupațiilor reglementate prin acte normative cu caracter special;
  • certificatul de cazier judiciar în cazurile expres prevăzute de lege.
• documentele privind protecția maternității:
  • actul prin care angajatorul a fost înștiințat de salariata care este gravidă/a născut recent/alăptează;
  • evaluarea riscurilor privind securitatea și sănătatea salariatelor gravide, lăuze sau care alăptează;
  • dovada înștiințării medicului de medicina muncii și ITM;
  • documentele privind:
    • recomandările medicului de medicina muncii;
    • reducerea timpului normal de muncă;
    • modificarea locului muncii;
    • modificarea sau încetarea raporturilor de muncă (dacă este cazul).
• documentele care atestă implementarea dispozițiile legale cu privire la protecția datelor cu caracter personal și a celor privind respectarea principiului egalității de șanse și de tratament;
• în funcție de domeniul de activitate sau de specificul activității, pot fi solicitate și alte documente care să ateste respectarea dispozițiilor legale.

În plus, angajatorul trebuie să prezinte și documentele care îi atestă calitatea: actul constitutiv, certificatul de înregistrare și dovada calității de reprezentant.

ITM poate cere angajatorilor prezentarea de documente chiar și înainte de controlul propriu-zis

Din vara anului trecut, ITM poate cere în avans actele de muncă semnate electronic, atunci când inspectorii plănuiesc să deruleze un control la un angajator.

„La solicitarea acestora (organele de control competente - n. red.), documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului”, potrivit Legii 208/2021, care a modificat prevederile OUG 36/2021.

Aceeași lege prevede că, la verificări, inspectorii de stat sunt obligați să accepte în format electronic actele de muncă semnate electronic. Astfel, nu vor putea cere și formatul tipărit al acelorași documente.