Reges-Online aduce o importantă schimbare de paradigmă în ceea ce privește accesul în registrul angajatorului: acum, acesta se bazează pe autentificarea individuală a fiecărei persoane, spre deosebire de sistemul vechi, Revisal, care folosea un user și o parolă per angajator. Autentificarea individuală în sistem (primul pas) înseamnă că fiecare cetățean „se prezintă în fața sistemului” și este recunoscut - fie prin intermediul unui cont preexistent ROeID (identitatea digitală pusă la dispoziție chiar de statul român), fie prin semnătura digitală (calificată), fie, doar temporar, prin prezentarea la ITM pentru a obține un user și o parolă, ce vor fi folosite doar 30 de zile, până când se dobândește accesul prin una dintre metodele menționate mai înainte.
Cum autentificarea individuală în sistem nu oferă automat acces la un registru de angajator, al doilea pas este, practic, solicitarea accesului la un registru (ori mai multe).
Reges-Online permite ca mai mulți angajați (sau delegați) să aibă acces la același registru al angajatorului și să lucreze simultan. Foarte important de reținut e că identitatea fiecărui utilizator este reținută în jurnalul de activitate al angajatorului, chestiune care asigură trasabilitatea operațiunilor - mai exact, angajatorul va ști întotdeauna cine ce a făcut în sistem (în jurnalul de activități se văd data, ora, utilizatorul și acțiunea efectuată).
Categoriile de persoane care pot opera în registrul unui angajator sunt:
1. Reprezentantul legal al angajatorului: Acesta are acces implicit la registrul propriei societăți odată ce și-a obținut dreptul de acces prin verificarea la ONRC sau ITM. El poate opera în registru fără a avea un contract individual de muncă înregistrat (pentru sine), așa cum au lămurit cei de la Inspecția Muncii în cadrul unui eveniment dedicat noului sistem, organizat luna trecută.
Împuternicitul unui angajator poate, de asemenea, opera în Reges, mai ales dacă ne gândim la cazul specific al angajatorilor ai căror reprezentanți legali sunt cetățeni străini. Dacă administratorul sau reprezentantul legal este cetățean străin și nu are semnătură digitală calificată în România sau ROeID, acesta poate face o împuternicire notarială unei persoane fizice sau juridice din România, care apoi va acționa ca împuternicit pentru accesul și operarea în Reges-Online.
2. Angajații proprii ai angajatorului: Reprezentantul legal poate delega dreptul de a completa și transmite date în registru către angajați proprii, ceea ce înseamnă automat că cel/cei cărui/cărora li se dă acces trebuie să aibă CIM-uri active cu societatea la momentul delegării.
Unui angajat îi poate fi acordat și un drept de delegare suplimentar („angajat cu drept de delegare”), rol care permite angajatului să delege, la rândul său, drepturi de acces altor persoane din cadrul firmei sau clienților (în cazul prestatorilor), fără ca reprezentantul legal să mai intervină direct. Această facilitate este utilă în special atunci când cel dintâi este temporar plecat și nu poate opera în registru (concediu de odihnă, medical etc.).
- De reținut:Atunci când contractul de muncă al unui salariat delegat se încheie, dreptul său de acces la registrul angajatorului încetează automat la data încetării CIM-ului său, așa cum au lămurit cei de la Inspecția Muncii. Or, asta înseamnă că nu este necesară o intervenție manuală din partea angajatorului pentru a revoca acest drept. Totuși, s-a atras atenția asupra contractelor pe durată determinată: dacă acestea nu sunt încetate manual, dreptul de acces ar putea să nu înceteze automat.
3. Angajații prestatorilor de servicii: este necesară o împuternicire sau un act adițional la contractul de prestări servicii deja existent care să specifice clar dreptul prestatorului de a crea contul de acces și de a opera în Reges-Online.
Angajatorul (prin reprezentantul său legal) poate delega dreptul de acces la registru unui prestator de servicii (delegarea se face către CIF-ul prestatorului). Delegarea către prestator ajunge la reprezentantul legal al prestatorului, iar pentru a primi această delegare prestatorul trebuie să își acceseze mai întâi propriul registru în Reges-Online, au explicat cei de la Inspecția Muncii.
Reprezentantul legal al prestatorului, odată ce a primit delegarea de la client, poate delega la rândul său drepturile de acces către angajații proprii ai prestatorului (inclusiv angajați cu drept de delegare), ceea ce permite distribuirea sarcinilor către mai multe persoane din cadrul firmei prestatoare.
- Încetarea automată a delegării pentru angajații prestatorilor când contractele lor încetează are loc similar cu angajații proprii ai angajatorului, respectiv dacă un angajat al prestatorului, care a primit delegare pentru registrele clienților, își încheie contractul de muncă cu prestatorul, îi dispare automat dreptul de acces la toți clienții unde fusese delegat.
Deși mai multe persoane pot lucra simultan pe același registru, aplicația oferită de Inspecția Muncii oferă un acces complet la registru, neexistând o funcționalitate de segregare a datelor pe departamente, însă softurile de payroll terțe pot oferi astfel de funcționalități de organizare internă.
avocatnet.ro 
Chrisblinky2024