Împuterniciți, prestatori și delegați - clarificări privind operarea în Reges-Online

În totală opoziție cu vechiul registru, operarea Reges-Online se bazează pe autentificarea individuală a fiecărei persoane și permite accesul multiplu la registrele angajatorilor, nemaiexistând idee de „user și parolă” pentru fiecare registru al unui angajator. De asemenea, în Reges-Online pot intra în cadrul aceluiași registrul chiar și zeci de persoane, atâta timp cât au primit drept de acces la registrul respectiv. 

Delegatul, în „universul Reges-Online”, se referă la orice persoană căreia i se acordă dreptul de a accesa un registru de către deținătorul acestuia sau de către o persoană cu drept de delegare (și care are deja dreptul de a accesa acel registru). Un reprezentant legal al societății trebuie mai întâi să ceară acces la registrul societății sale folosind CUI-ul acesteia, iar, odată ce acesta are acces, poate delega drepturi pentru registrul societății sale (reamintim că, înainte de a cere acces la orice registru, persoana trebuie să-și facă cont individual în Reges-Online, adică pe persoană fizică - cu RoeID sau semnătură electronică).

Tipuri de delegați:

• angajat (simplu): un angajat al societății poate primi drept de acces la registrul societății pentru care lucrează, dar nu poate delega mai departe acest drept;
  
  
• angajat cu drept de delegare: un angajat al societății poate primi nu doar acces la registru, ci și posibilitatea de a delega el însuși drepturi mai departe către alte persoane; acest rol este util pentru un director de resurse umane sau o altă persoană însărcinată cu gestionarea accesului în sistem; pe de o parte, angajatul cu drept de delegare are avantajul că poate lăsa acoperită sarcina sa legată de operarea în registru atunci când nu este la serviciu, iar, pe de altă parte, dreptul acesta îi permite să gestioneze și să delege accesul intern, fără a fi nevoie ca reprezentantul legal să facă personal fiecare delegare internă către altcineva, dar păstrând controlul și transparența asupra acțiunilor oricărui alt delegat;
  
  
• prestatorul (delegat): când un angajator deleagă dreptul de acces către un prestator de servicii (o firmă de contabilitate sau un expert care lucrează independent, de pildă - între prestator și angajator existând neapărat un contract de prestări servicii care să specifice operarea în Reges-Online), sistemul Reges-Online alocă automat acest drept reprezentantului legal al prestatorului; deși delegarea se face către CUI-ul firmei prestatoare, în Reges-Online nu se poate lucra cu un cont de firmă - cum spuneam, accesul se face pe persoană fizică; prin urmare, dreptul de acces la registrul angajatorului este primit automat de reprezentantul legal al prestatorului;
  • odată ce reprezentantul legal al prestatorului a primit acces, el se poate conecta la sistem și, la rândul său, poate delega accesul către angajați proprii ai firmei prestatoare.

Atenție! Pentru ca prestatorul să poată accesa registrul angajatorului în Reges-Online, reprezentantul legal al angajatorului trebuie să delege accesul către CUI-ul prestatorului.

Împuternicitul, în „universul Reges-Online”, dobândește practic un rol similar reprezentantului legal în ceea ce privește accesul la registru. Sistemul nou este conceput pentru a permite accesarea și operarea registrului unui angajator prin împuternicit (notarial sau prin contract de prestări servicii), în locul reprezentantului legal, mai ales dacă ne gândim la situațiile în care acesta nu poate avea o identitate digitală în România sau la angajatorii din sistemul public. De altfel, una dintre cele două opțiuni disponibile pentru a cere accesul la un registru de angajator este tocmai cea în care solicitarea e făcută de un împuternicit (cealaltă variantă fiind cea în care solicitarea aparține reprezentantului legal). Împuternicit poate fi o persoană fizică sau o persoană juridică, poate fi un avocat sau un expert în legislația muncii, o firmă de HR sau contabilitate. Atunci când vorbim de societăți private, unde reprezentantul legal are posibilitatea, obiectiv vorbind, de a-și face cont în Reges și de a cere accesul la registrul de angajator, nu e de dorit ca acesta să lase totul în seama împuternicitului, pe termen lung, așa cum s-a explicat, la avocatnet.ro, în mai multe ocazii.

Atenție! Delegarea operațiunilor prin împuternicit nu exonerează angajatorul de răspundere. 

Ce implicații are delegarea de acces pentru securitatea și gestionarea datelor?

Delegarea accesului în Reges-Online are implicații semnificative pentru securitatea și gestionarea datelor, deoarece introduce un mecanism detaliat de control și transparență asupra cine are acces la registrele unei societăți - pentru că, să nu uităm, datele din sistem sunt datele personale ale unor angajați, uneori de natură sensibilă (cele privind sănătatea acestora, de pildă).

„Lanțul delegărilor” și monitorizarea: sistemul Reges-Online permite vizualizarea detaliilor despre cum a fost primit fiecare drept de acces, arătând „lanțul delegărilor”. Angajatorul, prin reprezentant legal/împuternicit poate vedea toate persoanele conectate la registrul său și poate înceta oricând delegarea unui anumit drept de acces.  Această transparență asigură responsabilitate, deoarece se știe exact cine a acordat accesul și cui, facilitând auditul și identificarea sursei oricăror acțiuni neautorizate. Această funcționalitate este crucială pentru securitatea datelor.