Angajatorii cu administratori străini și provocarea Reges-Online. Cum depășim blocajul digital?

• Reges-Online impune autentificare electronică, dar administratorii străini se confruntă cu imposibilitatea înrolării din cauza lipsei semnăturii electronice sau a contului ROeID.
• Soluția oficială este mandatarea prin procură notarială a unui împuternicit român care deține semnătură electronică calificată sau cont ROeID pentru accesul inițial.
• Delegarea accesului prin procură prezintă riscuri semnificative: pierderea controlului, dependența de împuternicit și vulnerabilitatea la erori pentru care răspunde angajatorul.
• Angajatorii cu administratori străini trebuie să aleagă un împuternicit de încredere, să redacteze o procură specifică și să respecte cerințele GDPR pentru protecția datelor.

Problema, semnalată frecvent în ultima perioadă, este una de natură tehnică, dar cu implicații juridice și operaționale profunde: cum poate un administrator străin, care nu deține o semnătură electronică recunoscută în România sau posibilitatea de a se înrola în sistemul ROeID, să îndeplinească obligația legală de a înregistra societatea în Reges-Online?

Blocajul inițial este, în realitate, o problemă de identitate digitală

Platforma Reges-Online este concepută pentru a funcționa pe baza unei infrastructuri securizate, unde accesul inițial este condiționat de o metodă de autentificare electronică robustă. 

Manualul de utilizare al aplicației menționează clar metodele de autentificare: cu e-mail și parolă (după crearea unui cont validat), prin ROeID (sistemul românesc de identitate electronică) sau prin eIDAS (pentru cetățeni din alte state membre UE care dețin un sistem de identitate digitală recunoscut la nivel european).

Aici apare paradoxul, reprezentantul legal al societății, adesea un cetățean străin fără rezidență fiscală sau prezență fizică constantă în România, este cel care are accesul implicit la datele companiei și responsabilitatea primordială de a realiza prima conectare și de a configura accesul. 

Totuși, acestuia îi lipsesc tocmai instrumentele tehnice necesare (semnătură electronică sau ROeID) pentru a trece de „poarta” digitală a sistemului. Chiar dacă eIDAS este o opțiune teoretică, în practică, mulți administratori nu dețin un astfel de sistem compatibil sau procesul de recunoaștere poate fi anevoios.

Soluția oficială: mandatarea prin procură notarială

În cadrul sesiunilor de informare publică, reprezentanții Inspecției Muncii au prezentat o soluție „de avarie”, un mecanism de ocolire a acestui blocaj: delegarea accesului printr-o procură specială.

Concret, procedura presupune următorii pași:

1. Mandatarea: Administratorul cetățean străin se prezintă la un notar public (român sau străin, cu respectarea condițiilor de supralegalizare sau apostilare, după caz) și încheie o procură specială autentică.
2. Desemnarea împuternicitului: Prin această procură, administratorul mandatează o persoană de încredere – de regulă, un cetățean român care deține o semnătură electronică calificată sau un cont ROeID – să efectueze operațiunile necesare în ReGES-Online în numele și pe seama societății.
3. Realizarea accesului: Împuternicitul, folosind propria sa identitate digitală, va solicita accesul la registrul angajatorului, având ca document doveditor procura notarială.
4. Delegarea ulterioară: Odată obținut accesul, este esențial ca împuternicitul să delege mai departe drepturile de operare către persoanele care se vor ocupa efectiv de gestionarea registrului: un salariat propriu (departamentul HR) sau un prestator de servicii extern (o firmă de contabilitate sau consultanță HR).

Dincolo de soluție: riscuri și vulnerabilități ascunse

Deși funcțională, această soluție bazată pe procură nu este lipsită de riscuri și necesită o abordare extrem de prudentă. Delegarea nu înseamnă exonerare de răspundere.

• Pierderea controlului și dependența: Administratorul legal, deși rămâne unicul responsabil în fața legii, cedează practic controlul total asupra unui sistem critic unei terțe persoane. În cazul deteriorării relației cu împuternicitul sau a indisponibilității acestuia, angajatorul se poate trezi în situația absurdă de a fi blocat în afara propriului registru electronic.
• Responsabilitatea finală: Legea este clară: angajatorul poartă responsabilitatea finală pentru corectitudinea, completitudinea și legalitatea datelor înregistrate. Orice eroare, omisiune sau întârziere comisă de împuternicit va atrage sancționarea angajatorului. Ulterior, acesta se poate îndrepta împotriva împuternicitului pe cale contractuală, însă acest proces este anevoios și nu anulează sancțiunea inițială.
• Implicații GDPR: Împuternicitul primește acces la un set vast de date cu caracter personal ale tuturor salariaților. Acest lucru impune clauze contractuale solide privind confidențialitatea și securitatea datelor, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Concluzie

Revenind la întrebarea centrală: „Cum procedăm cu angajatorii străini în Reges-Online, care nu au nici semnătură electronică, nici nu au cum să-și facă ROeID?”

Răspunsul este un plan de acțiune în patru pași, care trebuie urmat cu maximă diligență:

1. Acceptați soluția de avarie: În acest moment, mandatarea prin procură notarială este singura cale viabilă.
2. Alegeți „cu înțelepciune”: Selectați un împuternicit de o integritate și încredere ireproșabile. Relația trebuie să fie una solidă, bazată pe profesionalism.
3. Redactați o procură specifică: Procura trebuie să definească foarte clar și limitativ obiectul mandatului: exclusiv obținerea accesului inițial și delegarea ulterioară a drepturilor de operare în Reges-Online. Se poate stabili și o perioadă de valabilitate limitată.
4. Diversificați accesul imediat: Prima operațiune pe care trebuie să o facă împuternicitul, după obținerea accesului, este să delege drepturile de operare către departamentul intern de HR sau către prestatorul extern de servicii, conform deciziei interne a companiei. Astfel, dependența de o singură persoană este eliminată, iar controlul operațional revine acolo unde îi este locul, în structura angajatorului.

În final, deși există o soluție, aceasta este mai degrabă un compromis care scoate în evidență o limitare a sistemului. Pe termen lung, este de dorit ca platforma ReGES-Online să evolueze pentru a permite o integrare mai flexibilă cu sistemele de identitate digitală recunoscute la nivel internațional (precum o implementare mai largă și mai simplă a mecanismului eIDAS), astfel încât reprezentantul legal, indiferent de cetățenie, să își poată exercita direct și nemijlocit drepturile și obligațiile legale.