Sedii fixe și permanente: Sfaturi de la trei specialiste pentru a reduce riscurile în caz de controale ale ANAF

Sediul fix este un concept ce ține de TVA, iar sediul permanent este un concept ce ține de impozitul pe profit. De principiu, sediul fix este relevant din perspectiva stabilirii locului prestării serviciilor și, automat, a statului în care se datorează TVA, iar sediul permanent - din perspectiva impozitării profiturilor.

Citatele de mai jos sunt extrase dintr-o discuție de la un eveniment organizat recent de avocatnet.ro despre sediile fixe și permanente.

Lavinia Negoiță, Tax & Accounting Manager: „Ca recomandări practice, pe care ne-am gândit să vi le facem, ar fi, în primul rând, analiza modelului de business, pentru a verifica îndeplinirea sau nu a criteriilor de sediu fix și sediu permanent. Trebuie să vedem exact cine ce face, cu ce resurse, de unde și așa mai departe. În ceea ce privește sediul fix, insistăm cu importanța cauzelor de la Curtea de Justiție a UE, prin oferirea de exemple concrete și situații care ne pot ajuta. Acestea pot fi utilizate cu încredere în relația cu ANAF și pot fi aduse ca justificări pentru o anumită interpretare. (...) Trebuie să avem grijă la modul în care resursele umane sunt implicate în relația cu entitatea nerezidentă, la tipologia activităților realizate de anumiți terți pentru societatea nerezidentă (aici vorbim de riscul de agenți dependenți) și la resursele tehnice implicate, apropo de digitalizare și de noile practici globale.”

Cristina Niculcea, Transfer Pricing Manager: „În principal, ca recomandare, dacă remarcați un risc, dacă considerați că vă aflați într-o situație potențial generatoare de sediu permanent, cel mai prudent ar fi să pregătiți o documentație, o analiză, cu ajutorul unui specialist în prețuri de transfer, care să vă ajute fie să susțineți și să vă delimiteze clar că da, s-a întâmplat, fie să invalidați această posibilitate ca ANAF să considere că ceea ce întreprindeți prin activitatea respectivă duce la un sediu permanent. Deci, important este acest demers proactiv în care să întreprindeți dumneavoastră această analiză de funcții, de riscuri, de active, să puneți cap la cap activitățile - poate nici nu aveți, inițial, vizibilitate asupra tuturor.

Deci, tocmai de aceea important este să fie implicată întreaga parte de grup. Astfel încât să identificați clar activitățile, resursele, să înțelegeți cine ia deciziile, cine poate să-și asume consecințele. Și să pregătiți această analiză în avans. Beneficiul pregătirii acestei analize în avans este, pe de o parte, pentru a invalida această potențială încadrare de către ANAF ca sediu permanent. Deci, puteți pregăti și puteți avea gata răspunsurile și dovezile. Sau, dimpotrivă, dacă în urma analizei dumneavoastră considerați clar că se generează un sediu permanent, mai departe întreprindeți demersurile pentru a înregistra acel sediu permanent. (...)

Aș mai adăuga utilizarea acestor resurse care sunt la dispoziția contribuabilului și pe care autoritățile le-au reglementat: și anume aceste oportunități de certitudine fiscală preventivă, adică acordul de preț în avans și soluția fiscală individuală anticipată. Acestea sunt reglementate clar de lege. În ultimii doi ani, să știți că solicitările pentru a obține un acord de preț în avans s-au înmulțit în România și nu numai. Deci, apare această tendință a contribuabililor de a apela la aceste instrumente. Scopul acestor instrumente este de a delimita clar și de a oferi o poziție de certitudine cu privire la o tranzacție pe care o întreprindeți. În momentul în care stabiliți în mod clar și aveți această rezoluție dată de către autoritățile fiscale, timp de cinci ani de zile, pe acel acord și pe acel flux nu se va mai interveni sub nicio formă de către autoritățile fiscale. Și la fel este și pentru soluția fiscală individuală anticipată.”

Diana Tanasă, Tax Consultant: „În contextul actual al digitalizării, este foarte important să formalizăm și să documentăm în mod substanțial toate relațiile de business efectuate între entități ale aceluiași grup, dar și în relație cu subcontractorii. În acest sens, vă recomandăm să încheiați contracte care să prevadă dispoziții explicite cu modul în care se desfășoară efectiv o activitate, care este substanța economică a activității desfășurate, care sunt responsabilitățile fiecărei părți implicate, care sunt rolurile fiecărei părți implicate, limitele și care este gradul de independență (atât al meu, în calitate de prestator sau de livrator, cât și al clientului meu, în calitate de beneficiar).

Mai mult decât atât, avem un context al muncii hibride, care se extinde foarte rapid. Vorbim de telemuncă oriunde, vorbim de companii care dețin angajați care lucrează în diferite state. În acest sens, este important să limităm funcția de decizie a acestor angajați, tocmai pentru a evita să ne trezim în situația că am generat un sediu permanent pentru că, poate, angajatul meu a încheiat un contract în numele și în contul meu pe teritoriul respectivului stat și, deci, ar avea calitatea de agent dependent în relația cu mine.

Mai mult decât atât, trebuie să ne adaptăm la noile instrumente digitale folosite de autorități, pentru a declara operațiunile pe care noi le facem. În acest sens, vă recomandăm să verificați periodic ceea ce declarați în SAF-T, e-Factura, e-Transport și să realizați într-un mod proactiv reconcilieri între datele declarate și datele efective pe care le dețineți. Și, în momentul în care apar anumite neconcordanțe, este foarte important să știm să le explicăm sau să le corectăm, înainte să fim supuși unei inspecții fiscale. Din aceste motive, vă recomandăm să pregătiți și o documentație substanțială și robustă care să demonstreze prezența, respectiv absența de elemente constitutive ale unui sediu fix sau sediu permanent. Vorbim aici de resursele umane și/sau resursele tehnice utilizate.”

Notă: Informații mai multe despre sediile fixe și permanente pot fi găsite într-o campanie informativă derulată în trecut de avocatnet.ro.