Cum se derulează, pas cu pas, noua procedură de înregistrare fiscală din oficiu a contribuabililor care nu și-au îndeplinit această obligație

Un prim aspect legal important de reținut este acela că, în conformitate cu dispozițiile art. (1) din Ordinul ANAF nr. 2.430/2025, s-a aprobat noua procedură de înregistrare fiscală din oficiu sau la cererea altei autorităţi care administrează creanţe fiscale a unui subiect de drept fiscal care nu şi-a îndeplinit obligaţia de înregistrare fiscală. Aceasta a înlocuit recent, cu câteva noutăți, procedura veche din Ordinul ANAF nr. 2.921/2016.

Principalele reguli ce trebuie respectate în vederea aplicării procedurii de înregistrare fiscală, din oficiu, a unui contribuabil care nu şi-a îndeplinit obligaţia de înregistrare fiscală sunt următoarele:

1. Structurile din cadrul organului fiscal central, care solicită înregistrarea fiscală, din oficiu, a unui subiect de drept fiscal, transmit compartimentului de specialitate un referat motivat, însoţit de copii ale documentelor care au stat la baza formulării solicitării;

2. Referatul se întocmeşte şi se aprobă de conducătorul compartimentului cu atribuţii de administrare fiscală/conducătorul organului de control fiscal care a formulat solicitarea;

3. Referatul trebuie să conţină, în mod obligatoriu, datele de identificare ale contribuabilului pentru care se solicită înregistrarea fiscală, temeiul de drept şi motivele de fapt care stau la baza solicitării de înregistrare fiscală, obligaţiile declarative care vor fi înscrise în vectorul fiscal, dacă este cazul, precum şi opisul documentelor care au stat la baza formulării solicitării şi întocmirii referatului;

4. Referatul se întocmeşte de către compartimentul de specialitate în cazul în care înregistrarea fiscală din oficiu se realizează pe baza constatărilor proprii ale compartimentului de specialitate sau pe baza sesizărilor transmise de unităţile administrativ-teritoriale, privind sediile secundare care nu au solicitat înregistrarea fiscală potrivit art. 32 alin. (7) din Legea nr. 273/2006, dacă, până la data întocmirii referatului, contribuabilul nu a îndeplinit obligaţia de înregistrare fiscală a sediului secundar;

5. Compartimentul de specialitate iniţiază procedura de înregistrare din oficiu, de câte ori primeşte sau întocmeşte un referat, prin emiterea şi comunicarea formularului „Notificare privind înregistrarea fiscală, din oficiu“; prin excepţie, notificarea nu se emite în cazul solicitărilor formulate de organele de control fiscal pe baza constatărilor cuprinse în acte administrativ-fiscale rămase definitive prin neexercitarea căilor de atac prevăzute de lege sau prin hotărâre judecătorească definitivă sau în cazul în care înregistrarea fiscală a contribuabilului are la bază hotărâri judecătoreşti definitive;

6. Notificarea se întocmeşte în două exemplare, dintre care un exemplar e semnat de conducătorul unităţii fiscale și un exemplar e semnat de către persoanele implicate potrivit competenţelor stabilite prin regulamentul de organizare şi funcţionare şi prin procedură, care se arhivează la dosarul fiscal al contribuabilului; notificarea cuprinde şi termenul în care contribuabilul se poate prezenta în vederea exercitării dreptului de a fi ascultat (cinci zile), potrivit prevederilor art. 9 din Codul de procedură fiscală;

7. Notificarea se comunică contribuabilului;

8. În cazul contribuabililor care, ca urmare a notificării, au refuzat explicit să se prezinte la termenul stabilit de organul fiscal, audierea se consideră îndeplinită potrivit art. 9 alin. (3) lit. a) din Codul de procedură fiscală. Prin refuz explicit, în sensul procedurii, se înţelege renunţarea în scris la dreptul de a fi ascultat în procedura audierii;

9. În termen de 10 zile de la data comunicării notificării, compartimentul de specialitate transmite invitaţia prin care stabileşte al doilea termen privind exercitarea dreptului de a fi ascultat contribuabililor care nu au depus declaraţia de înregistrare fiscală, celor care nu şi-au exercitat dreptul de a fi ascultaţi în procedura audierii, precum și acelora care nu au refuzat explicit să se prezinte la termenul stabilit de organul fiscal pentru desfăşurarea audierii;

10. Compartimentul de specialitate încetează procedura de înregistrare fiscală din oficiu şi întocmeşte referatul, dacă contribuabilul depune declaraţia de înregistrare fiscală sau dacă, cu ocazia audierii, contribuabilul prezintă organului fiscal central competent documente din care rezultă că nu are obligaţia de a solicita înregistrarea fiscală; referatul se aprobă de conducătorul organului fiscal central competent;

11. Încetarea procedurii de înregistrare fiscală din oficiu se aduce de îndată la cunoştinţă contribuabilului. Înştiinţarea se întocmeşte în două exemplare, din care un exemplar se comunică contribuabilului;

12. După expirarea termenului prevăzut de invitaţie, compartimentul de specialitate verifică dacă contribuabilul a depus declaraţia de înregistrare fiscală sau dacă a prezentat organului fiscal central competent documente din care rezultă că nu are obligaţia de a solicita înregistrarea fiscală;

13. Compartimentul de specialitate întocmeşte un referat prin care propune înregistrarea fiscală din oficiu a contribuabilului în următoarele situaţii:

14. În baza unui referat, compartimentul de specialitate atribuie codul de identificare fiscală, emite certificatul de înregistrare fiscală şi întocmeşte Decizia privind înregistrarea fiscală din oficiu; decizia se întocmeşte în două exemplare, dintre care: 

15. Certificatul de înregistrare fiscală şi Decizia privind înregistrarea fiscală din oficiu se comunică de îndată contribuabilului;

16. Odată cu înregistrarea fiscală din oficiu a contribuabilului se aplică şi sancţiunile pentru nedepunerea la termenele prevăzute de lege a declaraţiei de înregistrare fiscală, conform prevederilor legale în vigoare; în Codul de procedură fiscală, pentru această faptă este prevăzută o amendă între 1.000 și 5.000 lei (contribuabili mijlocii și mari) sau între 500 și 1.000 lei (contribuabili mici);

17. În cazul sesizărilor primite de la organele fiscale locale ca urmare a constatărilor acestora că în raza lor teritorială îşi desfăşoară activitatea sediul secundar al unui contribuabil care avea obligaţia de înregistrare fiscală, potrivit legii, fără ca acesta să fie înregistrat fiscal, compartimentul de specialitate comunică organului fiscal local modul de soluţionare a sesizării.

Principalele reguli ce trebuie respectate în vederea aplicării procedurii de înregistrare fiscală la cererea altei autorităţi care administrează creanţe fiscale a unui contribuabil care nu şi-a îndeplinit obligaţia de înregistrare fiscală sunt următoarele:

1. Autorităţile care administrează creanţe fiscale şi care solicită înregistrarea fiscală a unui subiect de drept fiscal transmit organului fiscal central competent o serie de documente:

2. Organul fiscal central competent respinge cererea autorităţii care administrează creanţe fiscale dacă aceasta nu transmite documentele menționate anterior şi comunică acesteia motivul respingerii cererii;

3. Organele fiscale locale care solicită înregistrarea fiscală a unui subiect de drept fiscal transmit organului fiscal central competent documentaţia întocmită prin utilizarea sistemului informatic PatrimVen;

4. Pentru a solicita înregistrarea fiscală a contribuabililor nerezidenţi, organele fiscale locale trebuie să transmită, în mod obligatoriu, informaţiile prevăzute în anexa Ordinului ANAF nr. 2.430/2025;

5. Fiecare solicitare de înregistrare fiscală trebuie să cuprindă datele de identificare ale organului fiscal local;

6. Organul fiscal local poate reveni oricând cu o nouă solicitare corect completată;

7. Compartimentul de specialitate comunică autorităţii solicitante codul de identificare fiscală atribuit contribuabilului, precum şi data atribuirii codului de identificare fiscală, inclusiv în cazul în care înregistrarea fiscală se realizează pe baza declaraţiei de înregistrare fiscală depusă de către contribuabil. În cazul respingerii solicitării autorităţii solicitante, se comunică motivul respingerii;

8. În cazul persoanelor fizice nerezidente înregistrate fiscal la cererea organelor fiscale locale, informaţiile se transmit prin intermediul sistemului informatic PatrimVen;

9. Documentele primite de la contribuabil sau emise de organul fiscal, în format hârtie, în aplicarea procedurii se arhivează la dosarul fiscal al contribuabilului, iar cele primite şi emise în format electronic se arhivează în arhiva de documente electronice.